L’assemblée des membres

Section 12.1

Composition

---

Section 12.2

Rôles de l'assemblée

---

Section 12.3

L'assemblée annuelle

12.3.1. - Préparation de l'assemblée annuelle

Si vous voulez que vos assemblées soient enrichissantes, efficaces et d’une durée raisonnable, préparez-les!

La préparation de l’assemblée annuelle est sous la responsabilité du conseil d’administration. Celui-ci prévoit le contenu et le déroulement de la rencontre, prépare et fait parvenir aux membres tous les documents nécessaires en temps opportun et planifie l’organisation matérielle de l’assemblée. Le conseil peut toutefois désigner un de ses membres ou une autre personne pour en assurer la coordination (il pourrait s’agir, par exemple, de la direction générale s’il y a lieu). Cette personne agira en quelque sorte comme chef d’orchestre.

Aide-mémoire

De leur côté, les membres ont également la responsabilité de bien se préparer pour l’assemblée. Ils doivent d’abord noter la date et l’heure de l’assemblée à leur agenda! Ils doivent également lire les documents qu’on leur a distribués à l’avance, noter leurs questions s’ils en ont, réfléchir à leur intérêt pour siéger au conseil, etc.

QUELQUES TRUCS

Aux prises avec des assemblées interminables?

Déterminez le temps que doit prendre chacun des points à l’ordre du jour. Informez-en les présentateurs et demandez-leur de respecter l’horaire. Rappelez-vous qu’après deux heures de réunion, les participants ne donnent plus le même rendement.

Mettez le plus grand soin à préparer les sujets de discussion. Recueillez à l’avance l’information utile, préparez-la de façon compréhensible et remettez-la aux membres avant la réunion.

Préparez les recommandations en vue des décisions à prendre. Cela permet de mieux situer le débat. Les membres sont libres de modifier les recommandations afin de mieux représenter les volontés du groupe.

Fixez des priorités. Reportez à une autre réunion les points de discussion moins urgents. Au besoin, faites des réunions plus souvent. Vous y gagnerez en efficacité et en satisfaction.

Discutez des points qui relèvent réellement de l’assemblée. Renvoyez au conseil d’administration les sujets qui n’ont pas besoin d’être traités en assemblée de membres. Remettez aux comités les points n’exigeant pas d’être traités au conseil d’administration.

Demandez au président de la réunion d’être plus strict dans l’application des règles de la procédure. Toutefois, agissez avec doigté. Il est quelquefois nécessaire de laisser se dérouler un débat plus longtemps que prévu. Tout est une question de savoir-faire et de circonstances.

Sollicitez la collaboration des participants. Demandez-leur d’être plus disciplinés.

Réservation d’une salle

Une fois que le conseil d’administration a déterminé une date pour la tenue de l’assemblée annuelle, assurez-vous de disposer d’une salle permettant d’accueillir adéquatement tous les membres de la coopérative. Il peut parfois être préférable de louer ou d’emprunter une salle suffisamment spacieuse plutôt que d’entasser vos membres dans la salle communautaire de la coopérative.

Présidence d’assemblée

La Loi n’oblige pas à ce que le président de la coopérative soit la personne qui agisse comme président d’assemblée. Plusieurs coopératives d’habitation choisissent de confier cette fonction à une personne extérieure à la coopérative (ex. : un conseiller de votre fédération). Cette pratique assure une plus grande neutralité dans l’animation des échanges, tout en libérant le président de cette tâche. Celui-ci pourrait ainsi mieux se concentrer sur le travail d’information des membres et sur la réponse aux questions que ces derniers pourront poser. Un président d’assemblée expérimenté évitera la confusion et la perte de temps, souvent des sources de démotivation pour les membres. Il sera également en mesure de mieux gérer les situations tendues qui peuvent parfois survenir. Si la coopérative souhaite confier la présidence de l’assemblée à une ressource externe, vérifiez à l’avance la disponibilité de cette ressource pour la journée prévue.

Préparation du rapport annuel et du rapport d’activités

Rapport annuel

La Loi exige que la coopérative prépare un rapport annuel qui sera présenté lors de l’assemblée annuelle. Le rapport doit contenir, entre autres (L.c., art. 132) :

• Le nom et le domicile (adresse postale) de la coopérative;
• Le nom des administrateurs et des dirigeants;
• Le cas échéant, le fait que les membres ont choisi de fonctionner en convention d’administration par l’assemblée des membres;
• Le nombre total de logements appartenant à la coopérative ainsi que le nombre de logements occupés par des membres;
• Le nombre d’employés;
• Les états financiers annuels, un état du capital social et le rapport de l’auditeur;
• La date de la dernière assemblée annuelle;
• Le cas échéant, le nom de la fédération à laquelle la coopérative est affiliée;
• La date de la dernière inspection des immeubles ainsi que la date de réalisation des travaux d’entretien et de préservation des immeubles.

Aide-mémoire

Notes

Transmission du rapport annuel avec l’avis de convocation

Une coopérative peut prévoir, par règlement, la transmission d’un exemplaire du rapport annuel avec l’avis de convocation de son assemblée annuelle ou prévoir de le rendre disponible dans un endroit désigné à l’avis de convocation (art. 76.1).

Coopérative de solidarité

Dans le cas d’une coopérative de solidarité, le rapport annuel de la coopérative doit indiquer le nombre de membres que compte la coopérative dans les catégories de membres utilisateurs, membres travailleurs et membres de soutien (L.c., art. 226.7).

Rapport d’activités

En plus du rapport annuel, il est recommandé de préparer et de présenter aux membres un rapport des activités de la coopérative. Cette pratique, qui contribue à la transparence de la gestion, permet d’informer vos membres sur le travail accompli au cours de la dernière année. Le rapport d’activités devrait faire état :

• Du nombre de réunions du conseil d’administration;
• Des principaux dossiers traités au cours de l’année (la consultation des procès-verbaux du conseil facilitera cette tâche);
• Des activités réalisées par les différents comités de la coopérative. Pour ce faire, contactez les responsables des comités et demandez-leur de produire un rapport qui indiquera le nombre de réunions tenues, les noms des membres participants, les objectifs poursuivis, le travail réalisé, les recommandations pour l’année prochaine, etc. Fixez-leur une date d’échéance pour vous remettre leur rapport!

Gardez à l’esprit que votre rapport sera apprécié dans la mesure où il est court, clair et réaliste, et qu’il rend compte des faits et des réalisations.

Commencez tôt

Dès la fin de l’exercice financier, commencez à préparer votre rapport annuel, votre rapport d’activités et vos recommandations pour l’année prochaine. Si votre exercice financier se termine le 31 décembre, ce travail devrait s’amorcer dès le mois de janvier suivant la fin de votre exercice.

Actualisation du plan d’action

Nous avons vu au chapitre 11 la nécessité de bien planifier les actions de la coopérative en fonction des orientations adoptées par les membres. Idéalement, la coopérative devrait se doter d’un plan stratégique et d’un plan d’action. L’assemblée annuelle est l’occasion de faire le point sur l’avancement de la réalisation de la planification et d’actualiser le plan d’action.

Ce travail d’actualisation implique aussi d’intégrer au plan d’action les nouvelles recommandations qui ont émergé des différents comités de la coopérative au cours de la dernière année. Ces recommandations visent les nouveaux projets (ex. : mise sur pied d’un programme de recyclage), les grandes orientations (ex. : implication de la coopérative dans une coalition de quartier) et parfois aussi des sujets d’ordre purement administratif (ex. : développement d’un nouveau système de classement).

Audit des états financiers

Une fois l’exercice financier terminé et les états financiers préparés, la coopérative doit les faire vérifier par l’auditeur indépendant nommé lors de l’assemblée annuelle précédentePour en savoir plus sur les états financiers et le travail de l’auditeur, consulter ''Audit des états financiers'' (Section 20.6. ).

Adoption de résolutions pour les recommandations du conseil d’administration

Parmi les décisions que prend l’assemblée, certaines devraient ou pourraient faire l’objet, au préalable, d’une recommandation du conseil d’administration sous forme de résolutions :

• Répartition des trop-perçus ou excédents (obligatoire) : La majorité des coopératives d’habitation s’interdisent dans leurs statuts constitutifs de verser des ristournes à leurs membres. Par conséquent, les trop-perçus ou excédents seront généralement versés à la réserve générale;
• Choix de l’auditeur (anciennement vérificateur) (obligatoire) : Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge utile, demander des soumissions à quelques firmes comptables. Cette pratique permet de vérifier si les honoraires exigés par votre auditeur sont comparables à ceux du marché et d’en discuter avec lui, s’il y a lieu. Si le conseil d’administration recommande de changer d’auditeur, il faudra prévoir des frais d’ouverture de dossier qui s’ajouteront à la facture de la première année. L’appel d’offres doit être fait un à deux mois avant la date de l’assemblée générale afin que vous ayez le temps de recevoir et d’analyser les soumissions;
• Budget et augmentations de loyer (facultatif) : L’adoption du budget de la coopérative, incluant s’il y a lieu les prévisions d’augmentation de loyer, relève du pouvoir d’administration conféré au conseil par la Loi (c., art. 89). Le budget est par la suite présenté aux membres lors de l’assemblée annuelle. Certaines coopératives ont cependant inclus dans leur Règlement de régie interne une disposition qui réserve le pouvoir d’adopter le budget et les augmentations de loyer à l’assemblée des membres. Si tel est le cas, une recommandation du conseil concernant le budget et d’éventuelles augmentations de loyer devrait néanmoins être présentée aux membres;
• Projets de nouveaux règlements ou de modifications aux règlements existants (au besoin) : Bien que seuls les membres réunis en assemblée aient le pouvoir d’adopter les règlements de la coopérative, le conseil d’administration devrait préparer le terrain en proposant, s’il y a lieu, de nouveaux règlements ou des modifications aux règlements existants. Afin d’impliquer davantage les membres dans le processus, le conseil devrait adopter la bonne pratique d’inviter les membres, quelques semaines avant la tenue de l’assemblée annuelle, à lui faire part de suggestions de nouveaux règlements ou de modifications aux règlements déjà en vigueur.

En plus de ces recommandations, le conseil d’administration doit approuver les états financiers annuels de la coopérative (L.c., art. 133). Ils seront présentés aux membres lors de l’assemblée annuelle.

Préparation de l’élection des administrateurs

Le pouvoir démocratique des membres s’exprime notamment lors de l’élection des administrateurs. C’est à ce moment que les membres choisissent les personnes qui administreront en leur nom la coopérative.

Au moins six semaines avant l’assemblée générale, commencez à parler à vos membres de la prochaine élection. Distribuez des avis, informez‑les sur les postes à pourvoir et sur les responsabilités des administrateurs et administratrices. Soyez inspirants. Invitez les candidats intéressés à une rencontre d’information.

Préparez les bulletins de vote, la boîte et la feuille permettant le décompte des votes. Assurez-vous d’avoir en main la procédure d’élection. Prenez connaissance de ce que disent vos règlements et la loi au sujet des élections.

Une élection est réussie lorsque :

• Bon nombre de personnes acceptent d’être mises en nomination;
• Les candidats disposent d’un temps suffisant pour se présenter et faire part aux membres de leurs motivations à siéger au conseil;
• Beaucoup de membres votent;
• Tous les postes sont pourvus;
• Les membres connaissent les candidats et les enjeux;
• Le processus d’élection est fait selon les règles de l’art et il n’y a pas de contestation possible quant à la procédure.

Ajout ou modification de règlementsVoir la documentation pour un modèle de tableau de modifications aux règlements de régie interne

S’il y a lieu, préparez le ou les projets de nouveaux règlements ou de modification aux règlements existants Nous vous invitons à consulter la sous-section ''Adoption et modification des règlements'' (Sous-section 4.2.2) pour en connaître davantage sur la manière de procéder..

Si des modifications sont prévues aux règlements, l’avis de convocation doit obligatoirement mentionner les articles des règlements touchés par les modifications. Il est aussi fortement

recommandé de transmettre avec l’avis de convocation un document (ex. : sous forme de tableau) où apparaissent le texte des articles en vigueur, les modifications proposées et, s’il y a lieu, des commentaires ou notes explicatives.

Cette pratique permet à tous les membres de prendre connaissance des recommandations du conseil d’administration et d’arriver mieux préparés.

Rédaction d’un projet d’ordre du jour

Le secrétaire de la coopérative doit voir à la rédaction d’un projet d’ordre du jourVoir la documentation pour un modèle de projet d'ordre du jour. On peut considérer trois catégories de sujets à porter à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle :

• Les points préliminaires(ex. : ouverture de l’assemblée, nomination de la présidence et du secrétariat de l’assemblée, lecture et adoption de l’ordre du jour, lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée). Un rappel de la nécessité de vérifier que le quorum est atteint pourrait également être ajouté au projet d’ordre du jour;
• Les points prévus spécifiquement par la Loi(ex. : présentation du rapport annuel, des états financiers et du rapport de l’auditeur, affectation des trop-perçus ou des excédents, nomination de l’auditeur, élection des administrateurs, le cas échéant, présentation du rapport d’inspection des immeubles, état de la réalisation des travaux d’entretien et de préservation des immeubles ainsi que des budgets liés à la planification quinquennale, période de questions des membres);
• Les autres sujets qui relèvent de la compétence de l’assemblée (ex. : adoption et modification des règlements, participation aux comités, autres points d’information).

Préparation des procès-verbaux non adoptés

Le secrétaire de la coopérative doit voir à la rédaction du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle et, le cas échéant, de ceux des assemblées extraordinaires tenues au cours de la dernière année et qui n’ont pas encore été adoptés.

Convocation et invitations

Qui convoque l’assemblée annuelle?

C’est le conseil d’administration qui est responsable de la convocation des membres à l’assemblée annuelle. Il décide de la date et détermine l’ordre du jour. Le secrétaire prépare l’avis de convocationVoir la documentation pour un modèle d'avis de convocation à l'assemblée générale, le signe et voit à ce qu’il soit transmis aux membres dans la forme et le délai prévus aux règlements.

Défaut de convoquer l’assemblée

Si la coopérative manque à son devoir de tenir l’assemblée annuelle de ses membres dans le délai imparti, le conseil d’administration de la fédération dont la coopérative est membre peut convoquer cette assemblée. La coopérative rembourse à la fédération les frais utiles qu’elle a engagés pour tenir l’assemblée (L.c., art. 76).

Qui doit être convoqué?

Tous les membres de la coopérative doivent être convoqués à l’assemblée annuelle. Si votre coopérative est membre d’une fédération de coopératives d’habitation ou est membre auxiliaire de la CQCH, elle doit également convoquer celle-ci. Un représentant de la fédération ou de la CQCH, selon le cas, peut assister à l’assemblée et y prendre la parole (L.c., art. 65).

Quand convoque-t-on l’assemblée annuelle?

Le délai à respecter pour l’envoi de l’avis de convocation est normalement prévu dans le Règlement de régie interne de la coopérative. Sinon, la Loi prévoit un délai d’au moins cinq jours avant la date fixée pour l’assemblée (L.c., art. 65).

Comment convoque-t-on l’assemblée annuelle?

L’avis de convocation est donné en la manière prescrite par le Règlement de régie interne (L.c., art. 65). Le mode de convocation des assemblées doit être choisi soigneusement. La coopérative doit, en effet, s’assurer d’être en mesure, au besoin, de prouver que le membre a reçu l’avis de convocation. Sauf disposition contraire du Règlement, l’avis de convocation à une assemblée doit être donné par écrit. Parmi les moyens pouvant être utilisés figurent :

• La remise de la convocation en personne, avec signature du membre pour attester la réception de l’avis;
• L’affichage public (ex. : sur un babillard situé dans l’entrée principale);
• L’envoi par courrier recommandé.

De plus, la convocation à une assemblée peut légalement être faite par courriel, à moins d’une disposition à l’effet contraire dans le Règlement de régie interne. L’article 28 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information dispose en effet qu’un document peut être transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support, à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique de transmission. En vertu de l’article 31 de la Loi, un document technologique est présumé transmis, envoyé ou expédié lorsque le geste qui marque le début de son parcours vers l’adresse active du destinataire est accompli par l’expéditeur ou sur son ordre et que ce parcours ne peut être contremandé ou, s’il peut l’être, n’a pas été contremandé par lui ou sur son ordre.

Afin de faire la preuve de l’envoi du courriel, la coopérative devrait conserver le bordereau d’envoi. Il est également recommandé d’utiliser la fonction du logiciel de messagerie demandant au destinataire un accusé réception.

Que doit contenir l’avis de convocation?

L’avis de convocation doit indiquer (L.c., art. 65) :

• Le lieu de l’assemblée (adresse exacte);
• La date et l’heure de l’assemblée;
• Les questions à y être débattues (l’ordre du jour).

Rappelons que l’avis de convocation de l’assemblée doit également faire mention de tout règlement qui peut y être adopté ou modifié. Il est accompagné, le cas échéant, d’une copie ou d’un résumé du projet de règlement à l’ordre du jour.

Renonciation à l’avis de convocationVoir la documentation pour un modèle de renonciation à l'avis de convocation

Un membre peut renoncer à l’avis de convocation à une assemblée (L.c., art. 66). Rappelez-vous toutefois que rien ne l’y oblige. Voici deux exemples de situations où la renonciation à l’avis de convocation pourrait sortir la coopérative d’un mauvais pas involontaire :

• À la suite d’une erreur de bonne foi, la coopérative a omis de convoquer un ou plusieurs membres dans les délais et dans la forme requis. La coopérative pourrait demander aux membres concernés de renoncer à l’avis de convocation. Cette renonciation devrait être consignée dans un document signé. Tous les membres qui n’ont pas été valablement convoqués doivent renoncer à l’avis de convocation, à défaut de quoi l’assemblée ne pourra être légalement tenue;
• Confrontée à une situation d’urgence, la coopérative souhaiterait tenir une assemblée dans un délai plus court que celui prévu au Règlement de régie interne. Dans ce cas, tous les membres devraient signer une renonciation à l’avis de convocation.

Dans tous les cas, le président devrait, dès l’ouverture de l’assemblée, faire mention du fait qu’un ou plusieurs membres ont renoncé à l’avis de convocation. Le secrétaire note au procès-verbal « Les membres renoncent à l’avis de convocation » et y joint les renonciations écrites.

Mentionnons également que la seule présence d’un membre à l’assemblée équivaut à une renonciation, sauf s’il y assiste spécialement pour s’opposer à sa tenue en invoquant l’irrégularité de sa convocation (L.c., art. 66). Lorsque le membre est présent à l’assemblée, la renonciation écrite à l’avis de convocation n’est donc pas requise.

Invitations à assister à l’assemblée

Vous pouvez également inviter des personnes autres que les membres à assister à l’assemblée. Ces invités ont un rôle d’observateur et, à ce titre, n’ont pas le droit de parole (à moins d’y être autorisés par l’assemblée) et en aucun cas le droit de vote. Il pourrait s’agir, par exemple, d’un représentant de la fédération de coopératives d’habitation si votre coopérative n’en est pas déjà membre, d’un représentant d’une agence gouvernementales (SCHL ou SHQ), d’un représentant de l’institution financière avec laquelle la coopérative fait affaire, des conjoints ou enfants des membres – en âge d’assister à une réunion, l’assemblée ne devant pas se transformer en garderie – ou, pourquoi pas, de représentants d’une coopérative située dans votre quartier.

Le fait d’inviter des personnes extérieures à la coopérative donne une image de transparence et est susceptible de rassurer vos partenaires. Il s’agit également d’une façon de manifester votre ouverture sur la communauté. Dans certains cas, les personnes invitées pourront même faire une présentation ou fournir de l’information pertinente aux membres.

Préparation du déroulement et de la logistique de l’assemblée

Planifiez et visualisez à l’avance le déroulement de l’assemblée. Voici quelques éléments à considérer :

• Préparez les débats. Pour certains sujets importants, préparez avant l’assemblée la formulation de propositions à discuter sur une décision à prendre. Cela permettra d’entreprendre les échanges sur la base d’une proposition claire et précise pour éviter la perte de temps;
• Pensez aux questions que les membres peuvent poser et prévoyez des réponses. Par exemple : quels sont les choix possibles sur un sujet donné, quel en est le coût, quels sont les changements à faire, quels sont les avantages anticipés, quel est l’impact de ce choix, qui s’en occupera, quand et comment? Préparez des recommandations afin de bien situer les débats;
• Prévoyez quels administrateurs et, le cas échéant, quels responsables de comités présenteront le rapport du conseil, répondront aux questions sur les recommandations à l’étude et réagiront aux points d’information qui seront soulevés;
• Assurez-vous que le président d’assemblée a en main la procédure d’assemblée;
• Vérifiez ce que prévoit le Règlement de régie interne à propos du quorum et assurez-vous de l’obtenir afin de ne pas faire déplacer les membres inutilement. Si le quorum n’y est pas précisé, il sera alors constitué des membres présents (ou représentés). Mettez en place un processus de rappel par téléphone ou courriel. Affectez quelqu’un à cette tâche;
• En vue de l’élection des administrateurs, assurez-vous de bien identifier les postes dont le mandat se termine et pour lesquels une élection doit se tenir. Si le Règlement de régie interne prévoit des causes d’inéligibilité conformément à l’article 82 de la Loi sur les coopératives (ex. : si un membre n’a pas acquitté les versements échus sur ses parts ou a des loyers impayés), le secrétaire devrait avoir en main le registre des loyers et le registre des parts pour s’assurer de la validité des candidatures;
• Assurez-vous que quelqu’un soit responsable de l’organisation des détails logistiques;
• On interdit évidemment la consommation de boissons alcoolisées durant la réunion.

Activités sociales

Afin de favoriser les échanges informels entre les membres, prévoyez un goûter, des boissons non alcoolisées ou des rafraîchissements pendant ou après l’assemblée et, pourquoi pas, un brunch ou un barbecue, selon la saison!

12.3.2. - Déroulement de l'assemblée générale annuelle

Pour vous assurer d’une assemblée réussie, il faut :

• Des documents bien préparés et distribués en temps opportun;
• Des participants qui comprennent leur rôle respectif;
• Des procédures d’assemblée claires;
• Une planification de la durée de l’assemblée;
• Une animation structurée.

Déroulement

Les responsables de la réunion doivent également avoir à leur disposition certains documents :

• L’avis de convocation et l’ordre du jour;
• Le procès-verbal de l’assemblée précédente;
• Tout rapport utile à l’assemblée.

Le secrétaire devrait être en mesure de fournir sur demande tout autre document requis. Il est important de tout avoir sous la main durant les réunions pour s’y référer. Une bonne pratique consisterait à préparer au préalable un cahier du secrétaire contenant les documents importants et pertinents pour l’assembléeVoir la documentation pour un modèle de table des matières du cahier du secrétaire.

Quorum

Le quorum est le nombre minimal de membres présents pour que l’assemblée puisse valablement délibérer et prendre des décisions. La coopérative peut prévoir le quorum requis dans le Règlement de régie interne (ex. : 50 % + 1 des membres). À défaut d’une telle disposition, la Loi prévoit que les membres et représentants présents à une assemblée générale en constituent le quorum (L.c., art. 64).

Advenant que le quorum ne soit pas atteint, vous pouvez convoquer l’assemblée à nouveau et, si elle porte sur les mêmes questions que celles indiquées dans le premier avis de convocation de cette nouvelle assemblée, elle pourra être valablement tenue même si elle n’atteignait pas le quorum.

Présence, représentation et participation

Présence physique requise

Dans le cas d’une assemblée annuelle, les membres doivent être physiquement présents à l’assemblée pour que l’on considère légalement leur participation. Une coopérative ne peut, en effet, autoriser la participation à une assemblée annuelle par des moyens de communication tels que la conférence téléphonique ou la visioconférence. Soulignons toutefois que, dans le cas d’une assemblée extraordinaire, le Règlement de régie interne peut prévoir la participation par des moyens de communication

.

Représentation

Un membre peut cependant autoriser son conjoint ou son enfant majeur à participer à sa place à l’assemblée (L.c., art. 69), dans la mesure où ces personnes ne sont pas membres elles-mêmes. On entend ici par conjoint les personnes liées par un mariage ou une union civile qui cohabitent et les personnes, de sexe différent ou de même sexe, qui depuis au moins un an vivent maritalement. Cette autorisation doit être donnée par écrit. Elle est remise au président d’assemblée. Le représentant dûment autorisé peut alors participer aux délibérations et voter à la place du membre.

Mentionnons toutefois que la coopérative pourrait inclure dans son Règlement de régie interne une disposition interdisant la représentation des membres lors des assemblées.

Coopérative ayant plus de 100 membres

L’article 73 de la Loi sur les coopératives prévoit qu’une coopérative qui a plus de 100 membres ou qui a des membres dans plus d’un district judiciaire peut, par règlement, permettre à ses membres de se faire représenter par un ou plusieurs d’entre eux. Le règlement doit prévoir la division des membres en groupes, le nombre de représentants à élire et le mode de désignation des représentants et de leurs substituts.

Présence obligatoire et participation active

Une fois la réunion débutée, le secrétaire de l’assemblée devrait faire circuler une feuille de présence afin de comptabiliser la présence des membres. Rappelons que plusieurs coopératives d’habitation font de la participation aux assemblées une obligation formelle en vertu du contrat de membre. Mais il s’agit d’abord d’un privilège et d’une responsabilité pour chaque membre d’une coopérative d’habitation.

Il ne faut cependant pas confondre la présence à une assemblée avec le fait d’y participer. Pour que l’assemblée soit réussie et joue son rôle au sein de la coopérative, les membres doivent y prendre une part active. Ils doivent d’abord se préparer pour l’assemblée, en prenant connaissance des documents qu’on leur a transmis au préalable et en réfléchissant aux enjeux qui seront discutés. Durant la réunion, ils doivent exprimer ouvertement leurs opinions et écouter ce que les autres ont à dire.

Votre participation aux assemblées

Vous participez à une assemblée générale.  Savez-vous ce qu’on attend de vous?

Voici vos responsabilités.

Avant la réunion

• Prenez connaissance des documents distribués, réfléchissez sur les enjeux et prenez le temps d’en discuter.
• Prenez les arrangements nécessaires pour être disponible pour la réunion.
• Si vous n’êtes pas disponible, et à condition que le règlement de régie interne vous le permette, faites-vous représenter.
• Avisez le secrétaire si vous ne pouvez pas participer ou si vous prévoyez être en retard.

Pendant la réunion

• Arrivez à la réunion à temps, bien préparé et ouvert à coopérer pour le bien du groupe.
• Ne perdez jamais de vue les intérêts collectifs de la coopérative. Recherchez la meilleure décision pour la coopérative. Soyez ouvert au questionnement.
• Soyez attentif et respectueux des autres tant par vos paroles que par vos gestes ou attitudes.
• Exprimez vos idées le plus clairement possible et prenez le temps d’écouter les idées et opinions des autres.
• Levez la main pour demander la parole et intervenez lorsque le président d’assemblée vous la donne.
• Adressez-vous au président d’assemblée lors de vos interventions afin de ne pas personnaliser les débats.
• Prenez des notes et tentez de ne pas faire répéter l’information déjà communiquée.

Procédure lors de l’assemblée

Votre coopérative devrait se doter d’une procédure d’assembléeVoir la documentation pour un modèle de règle de procédure d'assemblée générale. Il s’agit d’un document prévoyant les règles à suivre pour le bon déroulement de l’assemblée. Les procédures d’assemblée traitent notamment des vérifications préliminaires (présidence d’assemblée, quorum, droit de présence, etc.), des droits et devoirs des participants (droit de parole, respect de l’ordre, droits des membres, etc.) et des propositions et du vote (formulation des propositions, façons de disposer d’une proposition, délibérations et vote, etc.).

Ordre du jour

Le président d’assemblée, avec le soutien du secrétaire d’assemblée, doit s’assurer du respect de l’ordre du jour dans l’ordre des débats. Il doit également s’assurer que tous les sujets inscrits à l’ordre du jour sont traités. Enfin, le président de l’assemblée doit s’assurer que celle-ci ne dépasse pas de façon significative la durée prévue.

Toute modification à l’ordre du jour doit faire l’objet d’une résolution.

Après la lecture de l’ordre du jour, il importe de demander aux membres d’annoncer les sujets qu’ils voudront développer au point varia (ou sujets divers) et lors de la période de questions portant sur des sujets qui relèvent de l’assemblée. Rappelons que seuls des sujets d’information peuvent être traités au point varia et qu’en conséquence aucun vote ne peut être pris en lien avec ces sujets. Pour l’assemblée annuelle, on peut intégrer les ajouts à l’ordre du jour à titre de points distincts plutôt qu’à l’intérieur du point varia, particulièrement s’ils doivent faire l’objet de décisions.

La prise de décision

L’assemblée des membres s’exprime au moyen de résolutions. Une résolution est une décision ponctuelle de l’assemblée prise à la suite d’une proposition dûment faite et appuyée, et sur laquelle les membres ont pu délibérer. Après que les membres ont pu s’exprimer sur la proposition, le président s’adresse à l’assemblée afin de savoir si quelqu’un demande le vote. Dans l’affirmative, la proposition est mise aux voix, sinon la proposition est adoptée à l’unanimité.

Rappelons que chaque membre a le droit de faire ou d’appuyer une résolution et que chacun d’eux dispose d’un seul vote (un membre, une voix) (L.c., art. 68). Lorsque la coopérative autorise deux membres par logement, chacun d’eux dispose d’un vote.

Guide

Les résolutions de l’assemblée sont adoptées à la majorité (50 % + 1) des voix exprimées par les membres présents, excepté dans les cas où la Loi mentionne expressément un seuil de majorité différent (L.c., art. 72). Voici quelques exemples de décisions relevant de l’assemblée qui nécessitent un seuil de majorité supérieur à 50 % + 1 :

• Modification des statuts constitutifs (2/3 des voix; c., art. 119);
• Autorisation du conseil à effectuer des emprunts et à donner en garantie les biens de la coopérative (2/3 des voix; c., art 89);
• Autorisation du conseil d’administration à vendre, à louer ou à échanger la totalité ou la quasi-totalité des biens de la coopérative (3/4 des voix; c., art 89);
• Approbation d’une convention de fusion ordinaire (2/3 des voix; c., art. 157);
• Décision de procéder à la liquidation de la coopérative (3/4 des voix; c., art. 181).

Présence nécessaire pour voter

Rappelons que seuls les membres ou leur représentant respectif qui participent à l’assemblée peuvent voter. Un membre ne peut voter par procuration et il ne peut pas non plus voter, uniquement en énonçant verbalement ou par écrit à l’avance son intention de voter en faveur d’une proposition ou contre celle-ci.

En cas d’égalité des voix, la Loi sur les coopératives accorde un vote prépondérant au président de la coopérative – et non pas au président d’assemblée (L.c., art. 72). La voix prépondérante est la voix décisive dont dispose le président et grâce à laquelle il peut imposer son avis après avoir voté librement, comme tous les autres membres. Un vote prépondérant ne constitue pas un deuxième vote, mais ajoute du poids au vote déjà exprimé, ce qui permet de trancher advenant une égalité numérique.

Résolutions écrites et signées par les membres

Il peut survenir des situations où la coopérative a besoin d’une résolution de l’assemblée des membres en cours d’année (ex. : on constate une erreur manifeste dans la rédaction d’un règlement, etc.). Plutôt que de convoquer une assemblée extraordinaire, la Loi permet de procéder par résolutions écrites. Ainsi, les résolutions écrites qui ont été signées par tous les membres ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une assemblée générale. Ces résolutions sont conservées avec les procès-verbaux des assemblées générales (L.c., art. 67).

 

12.3.3. - Après l'assemblée

Rédaction du procès-verbal de l’assemblée

Un procès-verbal est un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une assemblée ou d’une réunion du conseil d’administration. Son objectif est d’être un « témoin » et de servir de référence dans l’avenir. Il permet d’assurer la continuité dans les orientations et les actions de la coopérative. On doit y retrouver un résumé concis et compréhensible des décisions qui ont été prises de même que des principales discussions, qu’elles aient donné lieu ou non à des prises de décision.

Si le procès-verbal doit permettre de vérifier ce qui a été décidé, il ne doit pas contenir une transcription textuelle des échanges lors de l’assemblée ou de la réunion. Il peut y avoir un résumé du contexte, par exemple, les principaux arguments, les principaux points de vue, mais sans personnaliser les débats.

Puisque les procès-verbaux représentent en quelque sorte la mémoire collective de la coopérative, il est essentiel qu’ils soient classés de manière qu’on puisse facilement s’y référer Voir le chapitre 22 .

Le cahier de résolutions

Le cahier de résolutions contient toutes les résolutions prises par l’assemblée des membres ou le conseil d’administration. Le secrétaire devrait toujours l’avoir sous la main lors des réunions, car il permet de retrouver rapidement quelles décisions ont été prises sans avoir à relire tous les procès-verbaux.

L’extrait de procès-verbal

L’extrait de procès-verbalVoir la documentation pour un modèle d'extrait du procès-verbalest une résolution tirée d’un procès-verbal et qui est requise pour confirmer à un tiers une décision officielle de la coopérative. Il doit être daté et signé par le secrétaire de la coopérative.

Voici quelques exemples de situations où un extrait de procès-verbal pourrait être requis :

• Lors de l’ouverture d’un compte bancaire ou pour signifier un changement de signataire pour un compte déjà ouvert;
• Pour confirmer la nomination de représentants à une réunion, à une assemblée (par exemple, lors d’une assemblée générale de votre fédération);
• Pour autoriser ou mandater quelqu’un au nom de la coopérative (par exemple, lorsqu’il s’agit de représenter la coopérative devant le Tribunal administratif du logement).

Transmission du rapport annuel

Dans les 30 jours qui suivent l’assemblée annuelle, le conseil d’administration de la coopérative doit transmettre une copie du rapport annuel à la Direction de l’entrepreneuriat collectif du ministère de l’Économie et de l’Innovation (MEI) et, le cas échéant, à la fédération dont la coopérative est membre (L.c., art. 134). La coopérative doit également remplir et transmettre à la Direction de l’entrepreneuriat collectif le formulaire portant sur les Renseignements supplémentaires obligatoires.

Mise à jour au Registre des entreprises

Votre coopérative a l’obligation de mettre à jour les informations la concernant au Registre des entreprises dans les 30 jours suivant la date où survient un changement (Loi sur la publicité légale des entreprises (L.c., art. chapitre P-44.1, art. 41). Ce délai est toutefois de 15 jours dans le cas d’un changement dans la composition du conseil d’administration (L.c., art. 88). Rappelons également que la coopérative doit produire une déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises entre le 15 mai et le 15 novembre. Pour faire la mise à jour en ligne, rendez-vous sur le site Internet du Registraire des entreprises.

Le rapport du vérificateur, accompagné des états financiers, doit également être envoyé aux organismes gouvernementaux qui versent des subventions à la coopérative (SCHL ou SHQ) dans les 30 jours suivant l’assemblée.

---

Section 12.4

L'assemblée extraordinaire

---

Section 12.5

Convention d'administration par l'assemblée des membres

---