Chapitre 6
Sélection, accueil et intégration des nouveaux membres

Section 6.4

Le processus de sélection et d’attribution des logements

6.4.1 - Registre des demandes

Les personnes souhaitant vivre en coopérative doivent en faire la demande en remplissant un formulaire de demande de logement utilisé par la coopérativeVoir la documentation pour un modèle de formulaire de demande de logements.

Par ailleurs, plusieurs coopératives d’habitation offrent la possibilité à leurs membres de demander de se faire attribuer un logement devenu vacant (transfert). Les membres qui désirent faire une telle demande de transfert en avisent par écrit le responsable du comité de gestion de la sélection.

La coopérative devrait créer et tenir à jour un registre des demandes. Celui-ci contient les demandes de logement provenant de l’extérieur ainsi que les demandes de transfert. La Politique de gestion de la sélection prévoit les règles touchant la gestion du registre des demandes.

6.4.2 - Un logement devient vacant

Un logement peut devenir vacant à la suite, par exemple, de la non-reconduction du bail par le locataire ou par sa résiliation par le locataire ou la coopérative. Les règles concernant la non-reconduction ou la résiliation du bail sont traitées à la section  »Maintien de la vocation sociale et communautaire »

Le conseil d’administration avise formellement le responsable du comité qu’un logement est ou deviendra vacant. C’est le point de départ du processus d’attribution d’un logement et, éventuellement, de la sélection d’un nouveau membre.

6.4.3 - Attribution à l'interne (transfert)

Lorsque la coopérative permet le transfert, le logement vacant est d’abord offert aux membres qui souhaiteraient faire un tel transfert. À cette fin, le comité avise les membres de la coopérative afin de vérifier s’il y a des personnes intéressées. Cet avis peut être donné par voie d’affichage ou par un autre moyen (ex. : dépôt dans la boîte aux lettre, courriel, etc.)Voir la documentation pour un modèle d'annonce à l'interne d'un logement disponible..

À la suite de cette vérification, le comité transmet au conseil d’administration les demandes des membres intéressés. Il appartient alors au conseil de statuer sur l’attribution du logement, en conformité avec les critères prévus à cet effet dans la Politique de gestion de la sélectionVoir la documentation pour un modèle de politique de gestion de la sélection..

Conditions du transfert

Le transfert de logement doit se faire conformément aux conditions et modalités prévues à la Politique de gestion de la sélection. Ainsi, le transfert de logement ne doit entraîner ni perte de loyer ni dépenses supplémentaires à la coopérative. De même, si le transfert s’effectue en cours de bail, le membre ne pourra prendre possession du nouveau logement qu’au moment où son propre logement sera reloué.

Lorsqu’un logement n’est pas attribué à l’interne, le comité de sélection engage alors le processus d’attribution à l’externe, ce qui implique la sélection d’un nouveau membre.

6.4.4 - Attribution à l'externe

Identifier les candidats potentiels

À partir du registre des demandes, le comité de sélection étudie les demandes de logements provenant de l’extérieur. À ce stade, il est souhaitable d’avoir en main un nombre suffisant de demandes afin d’accroître les possibilités de trouver un membre qui satisfait aux attentes de la coopérative.

Si votre coopérative ne dispose pas d’un nombre suffisant de demandes de logement provenant de l’extérieur, les démarches suivantes pourront être entreprises :

• Communiquer avec votre fédération. Celle-ci a peut-être elle-même une liste de personnes souhaitant habiter un logement coopératif dans votre secteur;
• Offrir le logement au public par l’entremise de plateformes Internet spécialisées dans les annonces classées (ex. : Kijiji, LesPAC, Marketplace (Facebook), etc.);
• Placer une annonce dans un journal distribué localement ou dans les locaux d’organismes ou de commerces situés dans votre quartier;
• Placer une annonce ou une affiche sur le bâtiment ou le terrain de la coopérative.

Les candidats intéressés devront remplir un formulaire de demande de logementVoir la documentation pour un modèle de formulaire de demande de logements.

Présélection des candidats

Cette étape a pour objectif d’identifier les candidats qui seront rencontrés ultérieurement en entrevue. Une fois la présélection complétée, le comité devrait conserver au moins trois et au plus cinq candidats qui seront convoqués en entrevue.

Dans un premier temps, le comité écarte les demandes qui ne seraient pas recevables, soit lorsque le candidat :

• Ne satisfait pas aux normes d’occupation du logement;
• Ne dispose pas des ressources financières suffisantes pour payer le loyer;
• N’a pas participé à une rencontre d’information si votre fédération offre ce service;
• N’a pas rempli le formulaire de demande de logement de façon satisfaisante.

Une fois ce premier tri effectué, si le nombre de demandes de logement demeure trop élevé par rapport au nombre de candidats que la coopérative souhaite rencontrer, le comité devra compléter la présélection en tenant compte des compétences et des expériences pertinentes des candidats, en lien avec les besoins de la coopérative.

Critères de sélection

Travailler avec des critères de sélection permet de faire des choix sans préjugé et discrimination et qui tiennent compte des besoins de la coopérative. Les critères de sélection devraient être :

• Conformes aux lois (ex. : Charte des droits et libertés de la personne) et aux règlements de la coopérative;
• Orientés en fonction des intérêts de la coopérative et non pas en fonction de préférences personnelles;
• Les plus objectifs possible, c’est-à-dire qu’ils doivent être basés sur des éléments qui varient peu en fonction des valeurs, des perceptions et des croyances de chaque personne appelée à évaluer les candidatures;
• Accompagnés par des indicateurs précis et autant que possible mesurables.

Exemples de critères de sélection

 

1. Intérêt pour la coopérative d’habitation

Indicateurs

1. Motifs d’adhésion
2. Volonté d’apprendre
3. Connaissance de la formule coopérative

 

2. Esprit coopératif

Indicateurs

1. Capacité de vivre en groupe
2. Vie démocratique
3. Sens des responsabilités

 

3. Apport à la coopérative

Indicateurs

1. Disponibilité
2. Compétences et expérience transférables
3. Expérience pertinente au sein de comités ou d’organismes

Questionnaire d’entrevue

Avant l’entrevue, tous les membres du comité devraient recevoir un questionnaire d’entrevue pour chaque candidat rencontréVoir la documentation pour un modèle de questionnaire d'entrevue. Ce questionnaire contient des informations pertinentes sur le candidat. Il servira aussi à consigner les observations faites par les membres du comité et à évaluer les candidats. Le questionnaire d’entrevue devrait être développé en se basant, entre autres, sur les critères de sélection déterminés par la coopérative.

Assurez-vous de revoir au besoin le contenu du questionnaire d’entrevue afin qu’il demeure adapté à la réalité actuelle de votre coopérative.

Afin de rendre plus efficace le travail du comité, les sections des questionnaires d’entrevue relatives aux informations déjà fournies par les candidats dans le formulaire de demande de logement devraient avoir été remplies au préalable.

À la suite des entrevues, chaque questionnaire rempli est classé et conservé dans les dossiers du comité de sélection et doit demeurer confidentielVoir la sous-section''En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé'' concernant la gestion des documents contenant des renseignements personnels.

Entrevue de sélection

L’entrevue de sélection permet à la coopérative de mieux connaître les candidats et de s’assurer qu’ils sont en mesure de participer à la vie de la coopérative. De leur côté, les candidats auront un meilleur aperçu de ce qu’est la vie au sein de la coopérative et pourront ainsi mieux évaluer leur intérêt à y vivre et à s’y engager.

Déroulement entrevue

Qui participe à l’entrevue?

En général, trois membres du comité participent aux entrevues de sélection. À l’aide du questionnaire d’entrevue, chacun d’eux note les réponses des candidats et détermine un pointage pour chaque réponse.

Il est possible d’inviter un autre membre de la coopérative (par exemple, un membre substitut du comité) comme observateur, s’il souhaite s’impliquer au sein du comité de sélection. C’est une bonne façon de préparer la relève.

N’oubliez pas de faire remplir et signer par chaque candidat un formulaire de consentement autorisant la coopérative à vérifier certaines informations le concernant (ex. : enquête de crédit).

Évaluation des candidats et recommandation au conseil d’administration

Une fois les entrevues de sélection terminées, il est temps d’évaluer les candidats en vue de formuler des recommandations au conseil d’administration. Les membres du comité mettent en commun leurs observations sur les candidats. Au cours de leurs délibérations, les membres du comité doivent :

• Comparer les pointages obtenus par les différents candidats;
• Discuter à partir de la comparaison des résultats;
• En cas d’égalité de pointage ou de différence minime, les membres du comité étudient plus à fond les points alloués par chacun et font un choix en fonction des intérêts de la coopérative;
• Déterminer le candidat qui sera recommandé au conseil d’administration.

Le comité prépare par la suite un rapport des entrevues à l’intention du conseil d’administration, incluant le déroulement du suivi, le nombre de candidats rencontrés, le pointage de chaque candidat, la recommandation et les motifs la justifiant.

Enquête prélocation

Il reste une dernière tâche à accomplir avant de communiquer au conseil d’administration la recommandation du comité concernant le choix d’un candidat. Il s’agit de l’enquête de prélocation. Vous avez identifié un candidat possédant les qualités nécessaires pour devenir un excellent membre. Encore faut-il s’assurer qu’il soit aussi un bon locataire et un bon voisin. La coopérative devrait toujours, avant de procéder à la signature du bail, vérifier les antécédents de la personne sélectionnée.

Vérifier auprès de votre fédération si elle offre un service de vérification des antécédents des candidats.

Voici les principales vérifications à effectuer :

• Enquête de crédit : elle permet de vérifier la solvabilité du candidat, ses habitudes de paiement et sa capacité de payer le loyer;
• Vérification auprès des anciens propriétaires (locateurs) : cette vérification permet de valider que le candidat paie son loyer à temps, qu’il prend soin de son logement et qu’il est un bon voisin;
• Confirmation d’emploi : en communiquant avec l’employeur du candidat, vous aurez la garantie que la personne est bien à l’emploi de cette entreprise ou organisation et qu’elle touche une rémunération stable;
• Autres vérifications : la coopérative peut, en outre, entreprendre des recherches plus approfondies, parmi lesquelles figurent la vérification du dossier du candidat au Tribunal administratif du logement, etc.

N’oubliez pas! La coopérative doit obtenir la permission écrite du candidat pour entreprendre une vérification de crédit.

Le fait que l’enquête prélocation révèle des résultats défavorables, par exemple une mauvaise cote de crédit, n’exclut pas automatiquement un candidat intéressant. Cela vous indique que vous devez éclaircir la situation avec lui et obtenir des précisions. Si ses explications ne sont pas satisfaisantes, oubliez ce candidat et recommencez le processus avec le candidat ayant obtenu le deuxième meilleur résultat en entrevue.

Si les résultats de l’enquête de prélocation sont satisfaisants, le comité communique au conseil d’administration sa recommandation quant au choix de la personne appelée à devenir membre de la coopérative.

La décision d’admettre ou non le membre

La décision d’admettre ou non le candidat recommandé par le comité de sélection appartient maintenant au conseil d’administration (L.c., art. 51). Celui-ci s’assurera d’abord que le processus de sélection respecte la Politique de gestion de la sélection. Le conseil vérifiera aussi que la recommandation du comité est documentée et repose sur des éléments objectifs. Dans sa décision, le conseil ne devrait toutefois pas se substituer aux personnes qu’il a mandatées pour le processus de sélection. Donc, à moins d’un motif sérieux, le conseil entérinera habituellement la recommandation du comité.

Enfin, le conseil d’administration doit s’assurer, en collaboration avec le comité de sélection, que toutes les conditions d’admission requises par la Loi sur les coopératives et les règlements de la coopérative sont respectées (ou sont en voie de l’être). Nous vous référons à la section  »Les conditions d’admission comme membre » concernant les conditions d’admission.

Fiche juridique

La réponse aux candidats

Une fois la décision prise par le conseil, la coopérative devrait entrer en contact avec la personne sélectionnée afin de lui annoncer la bonne nouvelle et de fixer un rendez-vous pour la signature du bail et les autres formalités permettant de compléter le processus d’adhésion.

Il est également recommandé d’envoyer une communication écrite (lettre, courriel, etc.) à chacun des candidats qui n’ont pas été sélectionnés

Voir la documentation pour un modèle d'avis de candidature non retenue

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6.4.5 - Montants pouvant être exigés du nouveau membre

La Loi sur les coopératives et le Code civil du Québec prévoient des restrictions en ce qui a trait aux montants qui peuvent être exigés d’un nouveau membre.

La coopérative peut exiger du nouveau membre :

• Le paiement des parts de qualification qu’il a souscrites. Les modalités de paiement de ces parts sont prévues au Règlement de régie interne;
• Le paiement d’avance (normalement à la signature du bail) du premier mois de loyer (c.Q., art. 1904).

Il est toutefois interdit à la coopérative d’exiger du nouveau membre :

• Un dépôt pour les clés (c.Q., art. 1904);
• Un dépôt visant à garantir l’exécution des obligations du locataire (communément appelé « dépôt de garantie ») (c.Q., art. 1904);
• Un droit d’entrée ou toute autre forme de frais d’admission dans la coopérative (c., art. 50).

Frais de vérification de crédit

Comme d’autres propriétaires d’immeubles à logement, certaines coopératives exigent que les nouveaux membres acquittent des frais pour l’enquête de prélocation, notamment pour la vérification du dossier de crédit. La légalité d’une telle exigence n’a pas encore été clairement établie. Une telle pratique pourrait éventuellement être déclarée illégale par les tribunaux Mentionnons que dans le cas d’une cession de bail, les frais d’enquête peuvent être considérés comme une dépense raisonnable en vertu de l’article 1872 du Code civil du Québec (F.D.L. Cie c. Morin, (R.D.L., 1996-10-17), SOQUIJ AZ-96061139, (1996) J.L. 366) .

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