Sélection, accueil et intégration des nouveaux membres

Section 6.1

Les conditions de réussite

6.1.1. - Investir dans la sélection

Pour des raisons financières évidentes, une coopérative peut parfois se sentir pressée de louer un logement devenu vacant. On peut alors être tenté par une solution facile : louer à la première personne qui sera en mesure de payer son loyer. Il s’agit d’un piège à éviter; cela pourrait avoir des conséquences négatives importantes pour la coopérative et pour le bien-être de ses membres. La personne à qui vous louerez un logement deviendra – et peut-être pour longtemps! – votre voisin et un collaborateur dans les activités de la coopérative.

Le temps, l’énergie et la rigueur consacrés par la coopérative à la sélection des membres représentent donc un investissement avantageux. Afin de rentabiliser davantage cet investissement, la coopérative devrait s’assurer que les personnes impliquées dans le processus de sélection reçoivent une formation adéquate. Nous vous invitons à lire le chapitre 7 qui porte sur l’information et la formation.

6.1.2. - Identifier les besoins de la coopérative

Pour bien trouver, il faut savoir ce que l’on cherche! Il faut donc d’abord identifier les besoins particuliers de la coopérative ainsi que les principales qualités recherchées chez les futurs membres.

Chaque coopérative est différente et les besoins varient d’une coopérative à l’autre. Il existe cependant des caractéristiques que toutes les coopératives devraient rechercher :

• Des valeurs compatibles avec la coopérative: dans une coopérative d’habitation, le membre doit adhérer ou avoir le potentiel d’adhérer à certaines valeurs, parmi lesquelles figurent les valeurs coopératives;
• Le savoir-être : l’amabilité, l’empathie, la bienveillance, le respect, l’écoute, l’ouverture, etc. sont également des qualités qui contribuent au fonctionnement harmonieux de la coopérative;
• La capacité de travailler en équipe : pour réaliser sa mission et atteindre ses objectifs, une coopérative doit pouvoir compter sur les contributions de plusieurs individus. Chaque personne a un rôle à jouer. La capacité de collaborer et de coopérer avec les autres constitue une qualité essentielle à rechercher;
• La fiabilité : les membres devraient être des personnes sur qui on peut compter et qui se font un devoir de respecter leurs engagements;
• La volonté de s’impliquer : respecter ses obligations envers la coopérative, c’est déjà très bien. Mais vouloir s’impliquer pour la réussite de la coopérative, pour l’amélioration du milieu de vie de ses membres et pour l’engagement de la coopérative envers sa communauté, c’est encore mieux!

S’enrichir de la diversité

Nous avons naturellement tendance à rechercher la proximité d’individus qui ont des profils similaires au nôtre. Il n’y a pas de mal à cela, d’autant plus que dans une coopérative, on doit retrouver une certaine communauté de besoins ou d’intérêts Voir la section ''Un regroupement, une communauté'' . Néanmoins, la diversité et la complémentarité représentent dans toute entreprise un atout important. La coopérative devrait donc rechercher des personnes compatibles avec sa culture et ses valeurs, mais qui possèdent également des compétences complémentaires les unes par rapport aux autres.

Envisager la personne dans son ensemble

La recherche de certaines compétences spécifiques ne doit pas faire perdre de vue l’ensemble de la personnalité d’un candidat. C’est la personne dans son entièreté que vous et les autres membres de la coopérative côtoierez quotidiennement et avec qui vous aurez à collaborer.

6.1.3. - Suivre les règles

Toutes les personnes impliquées dans la démarche de sélection (administrateurs et membres du comité de sélection) doivent travailler en conformité avec les lois (ex. : Charte des droits et libertés de la personne, Loi sur les coopératives, Code civil du Québec, etc.), les règlements de la coopérative et la Politique de gestion de la sélection.

Règles importantes

Ils doivent de plus agir conformément, s’il y a lieu, aux conventions d’exploitation et aux réglementations applicables, notamment en ce qui a trait aux logements à loyer modique.

Ces personnes doivent également suivre les règles usuelles en matière d’éthique et de déontologieVoir la documentation pour un modèle de code d'éthique et de déontologie. L’ensemble du processus de sélection devrait ainsi être exempt de :

• Toute forme de discrimination;
• Tout conflit d’intérêts;
• Tout manquement au respect de la confidentialité et de la vie privée.

6.1.4. - Structurer le processus de sélection

Il est essentiel que la sélection des membres de la coopérative repose sur une démarche structurée et rigoureuse. Les principaux piliers de cette démarche sont :

• La Politique de gestion de la sélection;
• Le comité de sélection;
• Un processus de sélection rigoureux;
• Des critères de sélection objectifs et neutres.

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Section 6.2

La Politique de gestion de sélection

6.2.1. - Objectifs de la Politique

L’adoption d’une politique portant sur la sélection des membres a principalement pour objectif de définir des règles concernant :

• L’organisation du travail pour la sélection des membres;
• La conduite des intervenants impliqués dans la sélection des membres;
• Le processus de sélection des membres et d’attribution des logements.

6.2.2. - Contenu de la Politique

La Politique de gestion de la sélection devrait traiter des sujets suivants :

• Comité de sélection (constitution, mandat et responsabilités, fonctionnement, formation des membres);
• Règles de conduite pour les membres du comité, touchant les conflits d’intérêts, la confidentialité et la protection des renseignements personnels des candidats, ainsi que la discrimination;
• Gestion des demandes de logement (formulaire de demande de logement, classement des demandes de transfert, registre des demandes de logement);
• Procédure d’attribution des logements vacants et de sélection des nouveaux membres;
• Normes d’occupation (nombre de chambres à coucher en fonction de la composition du ménage);
• Règles concernant la participation préalable obligatoire des candidats à une activité d’information sur la formule de coopérative d’habitation.

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Section 6.3

Le comité de gestion de la sélection

6.3.1. - Règles concernant l'éthique et la déontologie

Les membres du comité doivent toujours agir de bonne foi, dans le seul intérêt de la coopérative et en faisant preuve d’équité et de neutralité dans le traitement des demandes. Ils doivent de plus s’engager personnellement, par écrit, à respecter la confidentialité des dossiers qu’ils traitent et à déclarer tout conflit d’intérêts susceptible d’interférer avec leur fonction au sein du comitéVoir la documentation pour un modèle d'engagement relatifs à la confidentialité et aux conflits d'intérêts.

Conflit d’intérêts

Si vous connaissez l’un des candidats postulant pour devenir membres de la coopérative (à cause de lien d’amitié, de liens familiaux ou professionnels), vous êtes en conflit d’intérêts. Vous devez faire part de cette situation au responsable du comité et vous retirer du processus de sélection.

Confidentialité

Votre rôle au sein du comité de sélection vous donne accès à des renseignements personnels concernant les candidats. Vous ne devez en aucun cas divulguer les informations obtenues dans l’exercice de vos fonctions. De même, le contenu et le déroulement des entrevues de sélection demeurent confidentiels.

6.3.2. - Mandat et responsabilités du comité de sélection

Mandat général du comité

Le comité de sélection a pour mandat de faire des recommandations au conseil d’administration concernant l’attribution des logements vacants appartenant à la coopérative et concernant la sélection de nouveaux membres. Les membres du comité ont pour mission de sélectionner, parmi les candidats intéressés, la personne ayant le plus de potentiel pour devenir un membre actif et impliqué, qui contribuera à la réussite de la coopérative.

Le comité a également pour mandat d’accueillir les nouveaux membres et de favoriser leur intégration au sein de la coopérative.

La Politique de gestion de la sélection peut prévoir d’autres mandats pour le comité, par exemple, de gérer le processus de renouvellement des baux.

Principales responsabilités du comité

Le comité est principalement responsable :

• D’appliquer la Politique de gestion de la sélection dans le processus d’attribution des logements vacants;
• De convoquer et de réaliser les entrevues de sélection;
• De faire des recommandations au conseil d’administration concernant l’attribution à l’interne des logements ou l’admission des nouveaux membres;
• De faire signer les baux et les contrats de membres;
• De constituer et de maintenir à jour un registre des demandes de logement et des demandes de transfert reçues tout au long de l’année;
• De faire rapport régulièrement au conseil d’administration du fonctionnement du comité;
• De planifier et de réaliser les activités en lien avec l’accueil et l’intégration des nouveaux membres;
• De voir à la formation et à l’accompagnement des nouveaux membres de la coopérative;
• D’assurer la relève au sein du comité;
• De soumettre au conseil d’administration les cas à résoudre outrepassant ses pouvoirs et responsabilités;
• De projeter une image positive de la coopérative lors des entrevues de sélection et au cours du processus d’intégration des nouveaux membres.

Le comité de sélection devra de plus collaborer avec le conseil d’administration afin d’améliorer continuellement le processus de sélection. Le comité devra à cette fin, notamment :

• Recommander au conseil d’administration toute amélioration à la Politique de gestion de la sélection et aux procédures s’y rattachant;
• Acquérir ou développer, et mettre à jour périodiquement des outils de travail adéquats, validés par le conseil d’administration (ex. : questionnaire d’entrevue, feuille de pointage, etc.);
• S’assurer de développer et de maintenir les compétences de ses membres, notamment en leur fournissant l’information et la formation pertinente (voir le chapitre 7 portant sur l’information et la formation);
• Établir un plan d’action en début de mandat et évaluer son travail à la fin.

Votre fédération régionale peut aider votre coopérative pour l’amélioration continue du processus de sélection des membres, soit par l’information et la formation qu’elle offre, soit par les outils et autres ressources qu’elle met à votre disposition.

6.3.3. - Fonctionnement du comité

Postes au comité

Les membres du comité sont nommés par le conseil d’administration. En plus du responsable du comité de sélection nommé par le conseil d’administration, le comité devrait désigner parmi ses membres une personne qui agira à titre de secrétaire.

Dans le cas des coopératives du Programme sans but lucratif privé (PSBL-P), les membres du comité de gestion de la sélection doivent être nommés par l’assemblée des membres (Règlement sur l’attribution des logements à loyer modique, art. 54).

Rencontres

Le comité tient une rencontre annuelle de planification et une rencontre d’évaluation en fin d’année. Il tient également des rencontres, au besoin, dans le cadre du processus d’attribution des logements et de sélection des nouveaux membres.

Après chaque rencontre, le responsable du comité produit un compte rendu qui sera présenté au conseil d’administration.

Répartition des tâches

En coopérative comme pour toute autre entreprise, le travail ne peut être réalisé efficacement qu’en travaillant en équipe et de façon complémentaire. Les tâches à accomplir doivent être réparties de façon claire et équitable entre les membres du comité. Afin d’assurer un fonctionnement efficace, il importe que chaque membre connaisse bien son rôle. Le comité devrait établir une liste de tâches pour ses membres.

Exemple

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Section 6.4

Le processus de sélection et d'attribution des logements

6.4.1. - Registre des demandes

Les personnes souhaitant vivre en coopérative doivent en faire la demande en remplissant un formulaire de demande de logement utilisé par la coopérativeVoir la documentation pour un modèle de formulaire de demande de logements.

Par ailleurs, plusieurs coopératives d’habitation offrent la possibilité à leurs membres de demander de se faire attribuer un logement devenu vacant (transfert). Les membres qui désirent faire une telle demande de transfert en avisent par écrit le responsable du comité de gestion de la sélection.

La coopérative devrait créer et tenir à jour un registre des demandes. Celui-ci contient les demandes de logement provenant de l’extérieur ainsi que les demandes de transfert. La Politique de gestion de la sélection prévoit les règles touchant la gestion du registre des demandes.

6.4.2. - Un logement devient vacant

Un logement peut devenir vacant à la suite, par exemple, de la non-reconduction du bail par le locataire ou par sa résiliation par le locataire ou la coopérative. Les règles concernant la non-reconduction ou la résiliation du bail sont traitées à la section  »Maintien de la vocation sociale et communautaire »

Le conseil d’administration avise formellement le responsable du comité qu’un logement est ou deviendra vacant. C’est le point de départ du processus d’attribution d’un logement et, éventuellement, de la sélection d’un nouveau membre.

6.4.3. - Attribution à l'interne (transfert)

Lorsque la coopérative permet le transfert, le logement vacant est d’abord offert aux membres qui souhaiteraient faire un tel transfert. À cette fin, le comité avise les membres de la coopérative afin de vérifier s’il y a des personnes intéressées. Cet avis peut être donné par voie d’affichage ou par un autre moyen (ex. : dépôt dans la boîte aux lettre, courriel, etc.)Voir la documentation pour un modèle d'annonce à l'interne d'un logement disponible..

À la suite de cette vérification, le comité transmet au conseil d’administration les demandes des membres intéressés. Il appartient alors au conseil de statuer sur l’attribution du logement, en conformité avec les critères prévus à cet effet dans la Politique de gestion de la sélectionVoir la documentation pour un modèle de politique de gestion de la sélection..

Conditions du transfert

Le transfert de logement doit se faire conformément aux conditions et modalités prévues à la Politique de gestion de la sélection. Ainsi, le transfert de logement ne doit entraîner ni perte de loyer ni dépenses supplémentaires à la coopérative. De même, si le transfert s’effectue en cours de bail, le membre ne pourra prendre possession du nouveau logement qu’au moment où son propre logement sera reloué.

Lorsqu’un logement n’est pas attribué à l’interne, le comité de sélection engage alors le processus d’attribution à l’externe, ce qui implique la sélection d’un nouveau membre.

6.4.4. - Attribution à l'externe

Identifier les candidats potentiels

À partir du registre des demandes, le comité de sélection étudie les demandes de logements provenant de l’extérieur. À ce stade, il est souhaitable d’avoir en main un nombre suffisant de demandes afin d’accroître les possibilités de trouver un membre qui satisfait aux attentes de la coopérative.

Si votre coopérative ne dispose pas d’un nombre suffisant de demandes de logement provenant de l’extérieur, les démarches suivantes pourront être entreprises :

• Communiquer avec votre fédération. Celle-ci a peut-être elle-même une liste de personnes souhaitant habiter un logement coopératif dans votre secteur;
• Offrir le logement au public par l’entremise de plateformes Internet spécialisées dans les annonces classées (ex. : Kijiji, LesPAC, Marketplace (Facebook), etc.);
• Placer une annonce dans un journal distribué localement ou dans les locaux d’organismes ou de commerces situés dans votre quartier;
• Placer une annonce ou une affiche sur le bâtiment ou le terrain de la coopérative.

Les candidats intéressés devront remplir un formulaire de demande de logementVoir la documentation pour un modèle de formulaire de demande de logements.

Présélection des candidats

Cette étape a pour objectif d’identifier les candidats qui seront rencontrés ultérieurement en entrevue. Une fois la présélection complétée, le comité devrait conserver au moins trois et au plus cinq candidats qui seront convoqués en entrevue.

Dans un premier temps, le comité écarte les demandes qui ne seraient pas recevables, soit lorsque le candidat :

• Ne satisfait pas aux normes d’occupation du logement;
• Ne dispose pas des ressources financières suffisantes pour payer le loyer;
• N’a pas participé à une rencontre d’information si votre fédération offre ce service;
• N’a pas rempli le formulaire de demande de logement de façon satisfaisante.

Une fois ce premier tri effectué, si le nombre de demandes de logement demeure trop élevé par rapport au nombre de candidats que la coopérative souhaite rencontrer, le comité devra compléter la présélection en tenant compte des compétences et des expériences pertinentes des candidats, en lien avec les besoins de la coopérative.

Critères de sélection

Travailler avec des critères de sélection permet de faire des choix sans préjugé et discrimination et qui tiennent compte des besoins de la coopérative. Les critères de sélection devraient être :

• Conformes aux lois (ex. : Charte des droits et libertés de la personne) et aux règlements de la coopérative;
• Orientés en fonction des intérêts de la coopérative et non pas en fonction de préférences personnelles;
• Les plus objectifs possible, c’est-à-dire qu’ils doivent être basés sur des éléments qui varient peu en fonction des valeurs, des perceptions et des croyances de chaque personne appelée à évaluer les candidatures;
• Accompagnés par des indicateurs précis et autant que possible mesurables.

Exemples de critères de sélection

 

1. Intérêt pour la coopérative d’habitation

Indicateurs

1. Motifs d’adhésion
2. Volonté d’apprendre
3. Connaissance de la formule coopérative

 

2. Esprit coopératif

Indicateurs

1. Capacité de vivre en groupe
2. Vie démocratique
3. Sens des responsabilités

 

3. Apport à la coopérative

Indicateurs

1. Disponibilité
2. Compétences et expérience transférables
3. Expérience pertinente au sein de comités ou d’organismes

Questionnaire d’entrevue

Avant l’entrevue, tous les membres du comité devraient recevoir un questionnaire d’entrevue pour chaque candidat rencontréVoir la documentation pour un modèle de questionnaire d'entrevue. Ce questionnaire contient des informations pertinentes sur le candidat. Il servira aussi à consigner les observations faites par les membres du comité et à évaluer les candidats. Le questionnaire d’entrevue devrait être développé en se basant, entre autres, sur les critères de sélection déterminés par la coopérative.

Assurez-vous de revoir au besoin le contenu du questionnaire d’entrevue afin qu’il demeure adapté à la réalité actuelle de votre coopérative.

Afin de rendre plus efficace le travail du comité, les sections des questionnaires d’entrevue relatives aux informations déjà fournies par les candidats dans le formulaire de demande de logement devraient avoir été remplies au préalable.

À la suite des entrevues, chaque questionnaire rempli est classé et conservé dans les dossiers du comité de sélection et doit demeurer confidentielVoir la sous-section''En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé'' concernant la gestion des documents contenant des renseignements personnels.

Entrevue de sélection

L’entrevue de sélection permet à la coopérative de mieux connaître les candidats et de s’assurer qu’ils sont en mesure de participer à la vie de la coopérative. De leur côté, les candidats auront un meilleur aperçu de ce qu’est la vie au sein de la coopérative et pourront ainsi mieux évaluer leur intérêt à y vivre et à s’y engager.

Déroulement entrevue

Qui participe à l’entrevue?

En général, trois membres du comité participent aux entrevues de sélection. À l’aide du questionnaire d’entrevue, chacun d’eux note les réponses des candidats et détermine un pointage pour chaque réponse.

Il est possible d’inviter un autre membre de la coopérative (par exemple, un membre substitut du comité) comme observateur, s’il souhaite s’impliquer au sein du comité de sélection. C’est une bonne façon de préparer la relève.

N’oubliez pas de faire remplir et signer par chaque candidat un formulaire de consentement autorisant la coopérative à vérifier certaines informations le concernant (ex. : enquête de crédit).

Évaluation des candidats et recommandation au conseil d’administration

Une fois les entrevues de sélection terminées, il est temps d’évaluer les candidats en vue de formuler des recommandations au conseil d’administration. Les membres du comité mettent en commun leurs observations sur les candidats. Au cours de leurs délibérations, les membres du comité doivent :

• Comparer les pointages obtenus par les différents candidats;
• Discuter à partir de la comparaison des résultats;
• En cas d’égalité de pointage ou de différence minime, les membres du comité étudient plus à fond les points alloués par chacun et font un choix en fonction des intérêts de la coopérative;
• Déterminer le candidat qui sera recommandé au conseil d’administration.

Le comité prépare par la suite un rapport des entrevues à l’intention du conseil d’administration, incluant le déroulement du suivi, le nombre de candidats rencontrés, le pointage de chaque candidat, la recommandation et les motifs la justifiant.

Enquête prélocation

Il reste une dernière tâche à accomplir avant de communiquer au conseil d’administration la recommandation du comité concernant le choix d’un candidat. Il s’agit de l’enquête de prélocation. Vous avez identifié un candidat possédant les qualités nécessaires pour devenir un excellent membre. Encore faut-il s’assurer qu’il soit aussi un bon locataire et un bon voisin. La coopérative devrait toujours, avant de procéder à la signature du bail, vérifier les antécédents de la personne sélectionnée.

Vérifier auprès de votre fédération si elle offre un service de vérification des antécédents des candidats.

Voici les principales vérifications à effectuer :

• Enquête de crédit : elle permet de vérifier la solvabilité du candidat, ses habitudes de paiement et sa capacité de payer le loyer;
• Vérification auprès des anciens propriétaires (locateurs) : cette vérification permet de valider que le candidat paie son loyer à temps, qu’il prend soin de son logement et qu’il est un bon voisin;
• Confirmation d’emploi : en communiquant avec l’employeur du candidat, vous aurez la garantie que la personne est bien à l’emploi de cette entreprise ou organisation et qu’elle touche une rémunération stable;
• Autres vérifications : la coopérative peut, en outre, entreprendre des recherches plus approfondies, parmi lesquelles figurent la vérification du dossier du candidat au Tribunal administratif du logement, etc.

N’oubliez pas! La coopérative doit obtenir la permission écrite du candidat pour entreprendre une vérification de crédit.

Le fait que l’enquête prélocation révèle des résultats défavorables, par exemple une mauvaise cote de crédit, n’exclut pas automatiquement un candidat intéressant. Cela vous indique que vous devez éclaircir la situation avec lui et obtenir des précisions. Si ses explications ne sont pas satisfaisantes, oubliez ce candidat et recommencez le processus avec le candidat ayant obtenu le deuxième meilleur résultat en entrevue.

Si les résultats de l’enquête de prélocation sont satisfaisants, le comité communique au conseil d’administration sa recommandation quant au choix de la personne appelée à devenir membre de la coopérative.

La décision d’admettre ou non le membre

La décision d’admettre ou non le candidat recommandé par le comité de sélection appartient maintenant au conseil d’administration (L.c., art. 51). Celui-ci s’assurera d’abord que le processus de sélection respecte la Politique de gestion de la sélection. Le conseil vérifiera aussi que la recommandation du comité est documentée et repose sur des éléments objectifs. Dans sa décision, le conseil ne devrait toutefois pas se substituer aux personnes qu’il a mandatées pour le processus de sélection. Donc, à moins d’un motif sérieux, le conseil entérinera habituellement la recommandation du comité.

Enfin, le conseil d’administration doit s’assurer, en collaboration avec le comité de sélection, que toutes les conditions d’admission requises par la Loi sur les coopératives et les règlements de la coopérative sont respectées (ou sont en voie de l’être). Nous vous référons à la section  »Les conditions d’admission comme membre » concernant les conditions d’admission.

Fiche juridique

La réponse aux candidats

Une fois la décision prise par le conseil, la coopérative devrait entrer en contact avec la personne sélectionnée afin de lui annoncer la bonne nouvelle et de fixer un rendez-vous pour la signature du bail et les autres formalités permettant de compléter le processus d’adhésion.

Il est également recommandé d’envoyer une communication écrite (lettre, courriel, etc.) à chacun des candidats qui n’ont pas été sélectionnés

Voir la documentation pour un modèle d'avis de candidature non retenue

.

6.4.5. - Montants pouvant être exigés du nouveau membre

La Loi sur les coopératives et le Code civil du Québec prévoient des restrictions en ce qui a trait aux montants qui peuvent être exigés d’un nouveau membre.

La coopérative peut exiger du nouveau membre :

• Le paiement des parts de qualification qu’il a souscrites. Les modalités de paiement de ces parts sont prévues au Règlement de régie interne;
• Le paiement d’avance (normalement à la signature du bail) du premier mois de loyer (c.Q., art. 1904).

Il est toutefois interdit à la coopérative d’exiger du nouveau membre :

• Un dépôt pour les clés (c.Q., art. 1904);
• Un dépôt visant à garantir l’exécution des obligations du locataire (communément appelé « dépôt de garantie ») (c.Q., art. 1904);
• Un droit d’entrée ou toute autre forme de frais d’admission dans la coopérative (c., art. 50).

Frais de vérification de crédit

Comme d’autres propriétaires d’immeubles à logement, certaines coopératives exigent que les nouveaux membres acquittent des frais pour l’enquête de prélocation, notamment pour la vérification du dossier de crédit. La légalité d’une telle exigence n’a pas encore été clairement établie. Une telle pratique pourrait éventuellement être déclarée illégale par les tribunaux Mentionnons que dans le cas d’une cession de bail, les frais d’enquête peuvent être considérés comme une dépense raisonnable en vertu de l’article 1872 du Code civil du Québec (F.D.L. Cie c. Morin, (R.D.L., 1996-10-17), SOQUIJ AZ-96061139, (1996) J.L. 366) .

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Section 6.5

L'accueil et l'intégration des nouveaux membres

6.5.1. - Formalités d'accueil

À l’arrivée du nouveau membre ou dans les jours qui suivent, certaines formalités d’accueil s’imposent. En voici quelques exemples.

Remise du bail

La coopérative a l’obligation de remettre au locataire un exemplaire signé du bail accompagné du Règlement d’immeuble, au plus tard dans les 10 jours de la conclusion du bailPour en savoir plus sur le bail et sur la façon de le remplir, consultez ''Bail de logement'' (C.c.Q., art. 1995).

La remise d’un document contenant diverses consignes et informations constitue une excellente pratiqueVoir la documentation pour un modèle d'information utiles pour les nouveaux membres

. Voici quelques-unes des consignes et informations que l’on pourrait trouver dans ce document :

• Modalités de paiement du loyer;
• Information sur les espaces de rangement;
• Consignes de sécurité et plan d’urgence;
• Endroit où sont situées les valves d’entrée d’eau;
• Instructions concernant la cueillette des ordures, la récupération, le compostage, le ramassage des « monstres » ou objets encombrants, etc.;
• Avantages d’être membre (ex. : rabais de membre, rabais offerts sur l’achat de certains biens et services, etc.).

Remise des clés

Vous devez remettre au moins un jeu de toutes les clés donnant accès au logement et à ses accessoires (clés de l’immeuble, de la remise ou de l’espace de rangement, de la boîte aux lettres, etc.). La pratique suivant laquelle la coopérative laisse l’ancien et le nouveau locataire « s’arranger ensemble » pour la remise des clés est déconseillée. D’abord, la remise des clés fait en quelque sorte partie de l’obligation de délivrance du bien loué (le logement) par le locateur (la coopérative) Voir ''Obligation de délivrer le logement'' . Il peut être imprudent de déléguer l’exécution de cette obligation à l’ancien locataire. Ensuite, cette façon de faire est peu compatible avec l’attitude de bienveillance qui doit caractériser l’accueil et l’intégration d’un nouveau membre.

Remise d’autres biens

La coopérative a pu s’engager à fournir au nouveau membre certains biens, par exemple de la peinture. S’il y a lieu, assurez-vous que ces biens soient remis au membre le plus rapidement possible lors de son arrivée ou à un autre moment convenu avec lui.

Si votre coopérative est membre d’une fédération affiliée à la CQCH, n’oubliez pas de remettre au nouveau membre sa Carte multiservices ainsi qu’une liste des regroupements d’achats dont il peut bénéficier.

Remettez au nouveau membre le plus récent numéro de la revue Les COOPs d’habitation et invitez-le à consulter le site Internet et la page Facebook de la CQCH et de votre fédération.

Vérification de l’état du logement

Avant l’emménagement, un membre du comité de sélection ou du comité d’entretien devrait accompagner le nouveau membre pour procéder, conjointement, à la vérification de l’état du logement. Celui-ci a, en effet, pu subir des détériorations depuis la première visite du logement par le membre ou depuis la dernière inspection. Certaines réparations pourront être entreprises par la coopérative à la suite de cette inspection conjointe. La prise de photos du logement lors de cette visite pourrait s’avérer utile, tant pour la coopérative que pour le locataire.

Bonne pratique à adopter! 

Un mois avant la fin du bail d’un locataire, la coopérative devrait procéder à une inspection du logement en compagnie du locataire. Après avoir constaté l’état du logement, un rapport écrit est remis au conseil pour :

1. Disposer de l’information nécessaire afin de répondre à la demande de remboursement des parts sociales du locataire;
2. Effectuer les réparations nécessaires avant l’arrivée du nouveau locataire.

6.5.2. - Apprivoiser la coopérative

Lors d’une séance d’information sur la formule coopérative en habitation, au moment de l’entrevue de sélection et à la signature du contrat de membre, le nouveau membre a été informé des engagements et de la participation que suppose l’adhésion à la coopérative. Cependant, les premiers jours suivant l’arrivée d’un nouveau membre ne constituent sans doute pas le moment idéal pour lui présenter une liste de tâches à accomplir. Le membre et sa famille doivent d’abord, en effet, s’adapter à leur nouveau milieu de vie.

Présenter au nouveau membre ses voisins immédiats et lui faire visiter la salle communautaire, le jardin et les autres espaces communs représentent sans aucun doute une meilleure entrée en matière. Si la coopérative tient une activité prochainement (ex. : assemblée générale, barbecue, atelier de formation destiné aux membres offert par leur fédération, etc.), invitez le nouveau membre à y participer.

La procédure d’accueil devrait aussi prévoir, quelques semaines après l’arrivée du nouveau membre, une rencontre plus formelle, au cours de laquelle on lui présentera le fonctionnement de la coopérative ainsi que les principaux règlements et politiques.

Attention aux potins! Le nouveau membre n’a pas à être informé de tout ce qui se raconte au sujet de ses voisins ni de la nature des rapports (conflictuels, amicaux, etc.) qu’entretiennent les membres entre eux. De telles « confidences » ne contribueront certainement pas à instaurer une culture coopérative et de respect de la vie privée.

Le comité de sélection devait confirmer par écrit au conseil d’administration que cette rencontre d’information a eu lieu, ainsi que la date de la rencontre.

Par la suite, une ou plusieurs tâches pourront être attribuées au nouveau membre.

6.5.3. - Cahier de membre

Votre coopérative devrait préparer un cahier de membre qui sera remis au nouveau venu. Le cahier de membre contient :

• Le contrat de membre;
• L’organigramme de la coopérative;
• Les procès-verbaux de l’assemblée annuelle et, le cas échéant des assemblées extraordinaires de la dernière année;
• Le calendrier annuel des activités;
• La liste des administrateurs et de leurs fonctions;
• La liste des comités incluant pour chacun :
  • Leur mandat et leurs responsabilités,
  • Le nom et les coordonnées du responsable;
• Les règlements et les politiques de la coopérative;
• Le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et dirigeants;
• Le budget de l’exercice;
• Le nom et les coordonnées de la ou des personnes à contacter en cas d’urgence;
• La planification stratégique(s’il y a lieu);
• L’historique de la coopérative.

Le cahier de membre doit être mis à jour chaque année par la coopérative.

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Section 6.6

Le recrutement des membres de soutien et des membres travailleurs

6.6.1. - Recrutement des membres de soutien

Les membres de soutien sont parfois des proches des résidents. Mais, le plus souvent, il s’agit d’organisations ou des entreprises intéressées par la vitalité sociale, économique ou communautaire du milieu dans lequel elles exercent leurs activités (ex. : une caisse Desjardins). La coopérative de solidarité en habitation résulte donc, en quelque sorte, d’un partenariat entre la coopérative et la communauté. Celle-ci bénéficie de la présence de la coopérative, par exemple en permettant aux personnes aînées de demeurer dans leur milieu et de bénéficier de services adaptés à leur condition. En retour, la communauté contribue au développement de la coopérative, notamment en apportant une expertise par l’entremise de la présence d’un ou de plusieurs membres de soutien.

S’il arrive fréquemment que les membres de soutien soient impliqués très tôt dans le développement du projet de coopérative de solidarité en habitation ou qu’ils agissent même à titre de fondateursL’article 226.1.2 de la Loi sur les coopératives précise toutefois que les membres de soutien ne peuvent constituer une majorité parmi les fondateurs. , une coopérative de solidarité en habitation pourrait, à un moment ou à un autre, avoir à recruter un ou des membres de soutien.

Puisque l’adhésion du membre de soutien à la coopérative de solidarité en habitation n’est généralement pas rattachée à la réponse à un besoin en matière de logement, la nature de son implication dans la coopérative sera différente de celle des membres résidents. Très souvent, la coopérative attend du membre de soutien une contribution qui fait davantage appel à ses compétences (professionnelles, scolaires, entrepreneuriales, etc.) ainsi qu’à sa connaissance du milieu, du secteur de l’habitation, de la coopération ou de la clientèle desservie par la coopérative. La coopérative devrait tenir compte de cette réalité dans le recrutement des membres de soutien.

 

6.6.2. - Recrutement des membres travailleurs

Les coopératives de solidarité en habitation peuvent également prévoir dans le Règlement de régie interne une catégorie de membres travailleurs, c’est-à-dire des salariés à l’emploi de la coopérative. Les règles concernant le recrutement des membres travailleurs relèvent davantage de la gestion des ressources humaines, laquelle fait normalement partie des responsabilités de la direction générale Voir Directeur général ou gérant.

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