L’assemblée extraordinaire

Contrairement à l’assemblée annuelle, la Loi ne comporte aucune obligation de tenir une assemblée extraordinaire. Une coopérative pourrait cependant prévoir dans son Règlement de régie interne l’obligation de tenir une ou plusieurs assemblées extraordinaires. Une telle assemblée peut aussi être tenue chaque fois que la coopérative sent le besoin de réunir ses membres pour prendre des décisions.

De façon générale, les règles et les pratiques décrites dans la précédente traitant des assemblées annuelles s’appliquent aux assemblées extraordinaires, en y apportant les adaptations nécessaires. La Loi sur les coopératives prévoit cependant certaines règles particulières pour les assemblées extraordinaires.

Qui peut demander la tenue d’une assemblée extraordinaire?

Le président, le conseil d’administration ou le conseil d’administration de la fédération dont la coopérative est membre peuvent convoquer une assemblée extraordinaire lorsqu’ils le jugent utile (L.c., art. 77). Par exemple, le conseil pourrait convoquer les membres en assemblée extraordinaire pour modifier un règlement ou pour révoquer un administrateur.

Le conseil doit également décréter la tenue d’une assemblée sur requête écrite du quart des membres. Cette requête doit faire mention des sujets pour lesquels la tenue d’une assemblée extraordinaire est demandée.

Convocation

Le secrétaire de la coopérative doit, dans chaque cas où une assemblée est décrétée, convoquer une assemblée extraordinaireVoir la documentation pour un modèle d'avis de convocation à une assemblée générale extraordinaire (AGE). Si l’assemblée n’est pas tenue dans les 21 jours de la date de la demande faite par la fédération ou par les membres, la fédération ou deux signataires de la requête déposée par les membres, selon le cas, peuvent convoquer l’assemblée (L.c., art. 78).

Si l’assemblée extraordinaire est tenue à la suite d’une requête, l’avis doit reproduire tous les sujets indiqués dans cette requête et préciser ceux qui sont de la compétence de l’assemblée et qui pourront, par conséquent, faire l’objet de délibérations et de décisions par cette assemblée.

Préparation

Prenez soin de bien préparer vos documents et distribuez-les avec l’avis de convocation. Cela donnera le temps aux membres de réfléchir sur le ou les sujets portés à l’ordre du jour. Si l’assemblée extraordinaire est convoquée pour discuter de questions litigieuses et difficiles, soyez doublement préparés. Vous devez vous appuyer sur des faits et non sur des rumeurs. Évaluez la possibilité de demander l’aide de votre fédération pour la présidence de l’assemblée.

Participation par des moyens de communication

Contrairement à la règle applicable aux assemblées annuelles, une coopérative peut, dans son Règlement de régie interne, autoriser la participation à une assemblée extraordinaire par des moyens de communication permettant à tous les participants de communiquer entre eux (L.c., art. 79.1).

Le règlement détermine les exigences pour la tenue d’une assemblée extraordinaire par des moyens de communication, dont celles relatives au vote (L.c., art. 79.1). Il est cependant essentiel que les membres soient en mesure d’avoir entre eux des échanges en temps réel. De plus, on doit être en mesure d’identifier clairement les participants. L’utilisation de la conférence téléphonique ou de la visioconférence (via des applications telles Skype, Team, Zoom, etc.) satisferait aux exigences de la Loi. La coopérative ne devrait pas procéder par simples échanges de courriel, car une telle pratique ne permettrait pas un échange en temps réel et n’offre pas suffisamment de garantie quant à l’identité des intervenants. Une telle pratique pourrait donc être considérée comme non conforme à la Loi.

Ces règles s’appliquent également aux réunions du conseil d’administration Voir la sous-section ''Participation aux réunions'' (Sous-section 13.7.4) .

Ordre du jour

Une assemblée extraordinaire peut porter sur un ou plusieurs sujets. Cependant, seuls les sujets mentionnés dans l’avis de convocation peuvent être l’objet de délibérations et de décisions à une assemblée extraordinaire. Aucun autre sujet ne peut être ajouté durant l’assemblée, c’est pourquoi vous devez redoubler de vigilance dans la préparation de l’ordre du jour d’une assemblée extraordinaireVoir la documentation pour un modèle d'ordre du jour d'une assemblée générale extraordinaire (AGE). Si, par exemple, l’assemblée a pour but de révoquer un administrateur, l’ordre du jour devrait aussi prévoir l’élection d’un administrateur advenant que la résolution de révocation soit adoptée. Si le deuxième sujet n’est pas mentionné dans l’ordre du jour, l’assemblée ne pourra procéder sur place au remplacement de l’administrateur révoqué.