Chapitre 6
Sélection, accueil et intégration des nouveaux membres

Section 6.3

Le comité de gestion de la sélection

6.3.1 - Règles concernant l'éthique et la déontologie

Les membres du comité doivent toujours agir de bonne foi, dans le seul intérêt de la coopérative et en faisant preuve d’équité et de neutralité dans le traitement des demandes. Ils doivent de plus s’engager personnellement, par écrit, à respecter la confidentialité des dossiers qu’ils traitent et à déclarer tout conflit d’intérêts susceptible d’interférer avec leur fonction au sein du comitéVoir la documentation pour un modèle d'engagement relatifs à la confidentialité et aux conflits d'intérêts.

Conflit d’intérêts

Si vous connaissez l’un des candidats postulant pour devenir membres de la coopérative (à cause de lien d’amitié, de liens familiaux ou professionnels), vous êtes en conflit d’intérêts. Vous devez faire part de cette situation au responsable du comité et vous retirer du processus de sélection.

Confidentialité

Votre rôle au sein du comité de sélection vous donne accès à des renseignements personnels concernant les candidats. Vous ne devez en aucun cas divulguer les informations obtenues dans l’exercice de vos fonctions. De même, le contenu et le déroulement des entrevues de sélection demeurent confidentiels.

6.3.2 - Mandat et responsabilités du comité de sélection

Mandat général du comité

Le comité de sélection a pour mandat de faire des recommandations au conseil d’administration concernant l’attribution des logements vacants appartenant à la coopérative et concernant la sélection de nouveaux membres. Les membres du comité ont pour mission de sélectionner, parmi les candidats intéressés, la personne ayant le plus de potentiel pour devenir un membre actif et impliqué, qui contribuera à la réussite de la coopérative.

Le comité a également pour mandat d’accueillir les nouveaux membres et de favoriser leur intégration au sein de la coopérative.

La Politique de gestion de la sélection peut prévoir d’autres mandats pour le comité, par exemple, de gérer le processus de renouvellement des baux.

Principales responsabilités du comité

Le comité est principalement responsable :

• D’appliquer la Politique de gestion de la sélection dans le processus d’attribution des logements vacants;
• De convoquer et de réaliser les entrevues de sélection;
• De faire des recommandations au conseil d’administration concernant l’attribution à l’interne des logements ou l’admission des nouveaux membres;
• De faire signer les baux et les contrats de membres;
• De constituer et de maintenir à jour un registre des demandes de logement et des demandes de transfert reçues tout au long de l’année;
• De faire rapport régulièrement au conseil d’administration du fonctionnement du comité;
• De planifier et de réaliser les activités en lien avec l’accueil et l’intégration des nouveaux membres;
• De voir à la formation et à l’accompagnement des nouveaux membres de la coopérative;
• D’assurer la relève au sein du comité;
• De soumettre au conseil d’administration les cas à résoudre outrepassant ses pouvoirs et responsabilités;
• De projeter une image positive de la coopérative lors des entrevues de sélection et au cours du processus d’intégration des nouveaux membres.

Le comité de sélection devra de plus collaborer avec le conseil d’administration afin d’améliorer continuellement le processus de sélection. Le comité devra à cette fin, notamment :

• Recommander au conseil d’administration toute amélioration à la Politique de gestion de la sélection et aux procédures s’y rattachant;
• Acquérir ou développer, et mettre à jour périodiquement des outils de travail adéquats, validés par le conseil d’administration (ex. : questionnaire d’entrevue, feuille de pointage, etc.);
• S’assurer de développer et de maintenir les compétences de ses membres, notamment en leur fournissant l’information et la formation pertinente (voir le chapitre 7 portant sur l’information et la formation);
• Établir un plan d’action en début de mandat et évaluer son travail à la fin.

Votre fédération régionale peut aider votre coopérative pour l’amélioration continue du processus de sélection des membres, soit par l’information et la formation qu’elle offre, soit par les outils et autres ressources qu’elle met à votre disposition.

6.3.3 - Fonctionnement du comité

Postes au comité

Les membres du comité sont nommés par le conseil d’administration. En plus du responsable du comité de sélection nommé par le conseil d’administration, le comité devrait désigner parmi ses membres une personne qui agira à titre de secrétaire.

Dans le cas des coopératives du Programme sans but lucratif privé (PSBL-P), les membres du comité de gestion de la sélection doivent être nommés par l’assemblée des membres (Règlement sur l’attribution des logements à loyer modique, art. 54).

Rencontres

Le comité tient une rencontre annuelle de planification et une rencontre d’évaluation en fin d’année. Il tient également des rencontres, au besoin, dans le cadre du processus d’attribution des logements et de sélection des nouveaux membres.

Après chaque rencontre, le responsable du comité produit un compte rendu qui sera présenté au conseil d’administration.

Répartition des tâches

En coopérative comme pour toute autre entreprise, le travail ne peut être réalisé efficacement qu’en travaillant en équipe et de façon complémentaire. Les tâches à accomplir doivent être réparties de façon claire et équitable entre les membres du comité. Afin d’assurer un fonctionnement efficace, il importe que chaque membre connaisse bien son rôle. Le comité devrait établir une liste de tâches pour ses membres.

Exemple

---