Chapitre 6
Sélection, accueil et intégration des nouveaux membres
Section 6.5
L’accueil et l’intégration des nouveaux membres
L’accueil et l’intégration des nouveaux membres représentent un complément essentiel au processus de sélection. Inutile d’investir pour la recherche du membre idéal si on le laisse à l’écart par la suite!
Cette importante démarche fait normalement partie des responsabilités du comité de sélection. En effet, les membres du comité de sélection deviennent assez naturellement les principales personnes-ressources ou répondants pour le nouveau membre. Sans se montrer trop envahissantes, les personnes chargées d’accueillir le nouveau membre devraient adopter une attitude empreinte de bienveillance. Concrètement, vous devrez vous assurer que le nouveau membre :
- Reçoive au moment d’aménager tout ce que la coopérative s’est engagée à lui fournir;
- Dispose de l’information nécessaire concernant le logement et la coopérative;
- Se sente à l’aise dès le départ dans son nouveau milieu de vie.
La réussite de la phase d’accueil et d’intégration peut avoir d’importants impacts pour la suite des choses, notamment en ce qui a trait à la participation et à l’implication du membre.
Le parrainage ou marrainage des nouveaux membres
Des coopératives d’habitation ont instauré une pratique suivant laquelle un membre ayant une certaine ancienneté accompagne le nouveau membre afin de faciliter son intégration dans la coopérative. Cette pratique peut comporter plusieurs avantages. Il faut cependant bien définir les limites de cet accompagnement. Le parrainage ne doit pas être trop envahissant pour le nouveau membre. Il ne doit pas non plus entraîner une charge excessive pour le parrain.
6.5.1 - Formalités d'accueil
À l’arrivée du nouveau membre ou dans les jours qui suivent, certaines formalités d’accueil s’imposent. En voici quelques exemples.
Remise du bail
La coopérative a l’obligation de remettre au locataire un exemplaire signé du bail accompagné du Règlement d’immeuble, au plus tard dans les 10 jours de la conclusion du bailPour en savoir plus sur le bail et sur la façon de le remplir, consultez ''Bail de logement'' (C.c.Q., art. 1995).
La remise d’un document contenant diverses consignes et informations constitue une excellente pratiqueVoir la documentation pour un modèle d'information utiles pour les nouveaux membres
. Voici quelques-unes des consignes et informations que l’on pourrait trouver dans ce document :
- Modalités de paiement du loyer;
- Information sur les espaces de rangement;
- Consignes de sécurité et plan d’urgence;
- Endroit où sont situées les valves d’entrée d’eau;
- Instructions concernant la cueillette des ordures, la récupération, le compostage, le ramassage des « monstres » ou objets encombrants, etc.;
- Avantages d’être membre (ex. : rabais de membre, rabais offerts sur l’achat de certains biens et services, etc.).
Remise des clés
Vous devez remettre au moins un jeu de toutes les clés donnant accès au logement et à ses accessoires (clés de l’immeuble, de la remise ou de l’espace de rangement, de la boîte aux lettres, etc.). La pratique suivant laquelle la coopérative laisse l’ancien et le nouveau locataire « s’arranger ensemble » pour la remise des clés est déconseillée. D’abord, la remise des clés fait en quelque sorte partie de l’obligation de délivrance du bien loué (le logement) par le locateur (la coopérative) Voir ''Obligation de délivrer le logement'' . Il peut être imprudent de déléguer l’exécution de cette obligation à l’ancien locataire. Ensuite, cette façon de faire est peu compatible avec l’attitude de bienveillance qui doit caractériser l’accueil et l’intégration d’un nouveau membre.
Remise d’autres biens
La coopérative a pu s’engager à fournir au nouveau membre certains biens, par exemple de la peinture. S’il y a lieu, assurez-vous que ces biens soient remis au membre le plus rapidement possible lors de son arrivée ou à un autre moment convenu avec lui.
Si votre coopérative est membre d’une fédération affiliée à la CQCH, n’oubliez pas de remettre au nouveau membre sa Carte multiservices ainsi qu’une liste des regroupements d’achats dont il peut bénéficier.
Remettez au nouveau membre le plus récent numéro de la revue Les COOPs d’habitation et invitez-le à consulter le site Internet et la page Facebook de la CQCH et de votre fédération.
Vérification de l’état du logement
Avant l’emménagement, un membre du comité de sélection ou du comité d’entretien devrait accompagner le nouveau membre pour procéder, conjointement, à la vérification de l’état du logement. Celui-ci a, en effet, pu subir des détériorations depuis la première visite du logement par le membre ou depuis la dernière inspection. Certaines réparations pourront être entreprises par la coopérative à la suite de cette inspection conjointe. La prise de photos du logement lors de cette visite pourrait s’avérer utile, tant pour la coopérative que pour le locataire.
Bonne pratique à adopter!
Un mois avant la fin du bail d’un locataire, la coopérative devrait procéder à une inspection du logement en compagnie du locataire. Après avoir constaté l’état du logement, un rapport écrit est remis au conseil pour :
- Disposer de l’information nécessaire afin de répondre à la demande de remboursement des parts sociales du locataire;
- Effectuer les réparations nécessaires avant l’arrivée du nouveau locataire.
6.5.2 - Apprivoiser la coopérative
Lors d’une séance d’information sur la formule coopérative en habitation, au moment de l’entrevue de sélection et à la signature du contrat de membre, le nouveau membre a été informé des engagements et de la participation que suppose l’adhésion à la coopérative. Cependant, les premiers jours suivant l’arrivée d’un nouveau membre ne constituent sans doute pas le moment idéal pour lui présenter une liste de tâches à accomplir. Le membre et sa famille doivent d’abord, en effet, s’adapter à leur nouveau milieu de vie.
Présenter au nouveau membre ses voisins immédiats et lui faire visiter la salle communautaire, le jardin et les autres espaces communs représentent sans aucun doute une meilleure entrée en matière. Si la coopérative tient une activité prochainement (ex. : assemblée générale, barbecue, atelier de formation destiné aux membres offert par leur fédération, etc.), invitez le nouveau membre à y participer.
La procédure d’accueil devrait aussi prévoir, quelques semaines après l’arrivée du nouveau membre, une rencontre plus formelle, au cours de laquelle on lui présentera le fonctionnement de la coopérative ainsi que les principaux règlements et politiques.
Attention aux potins! Le nouveau membre n’a pas à être informé de tout ce qui se raconte au sujet de ses voisins ni de la nature des rapports (conflictuels, amicaux, etc.) qu’entretiennent les membres entre eux. De telles « confidences » ne contribueront certainement pas à instaurer une culture coopérative et de respect de la vie privée.
Le comité de sélection devait confirmer par écrit au conseil d’administration que cette rencontre d’information a eu lieu, ainsi que la date de la rencontre.
Par la suite, une ou plusieurs tâches pourront être attribuées au nouveau membre.
6.5.3 - Cahier de membre
Votre coopérative devrait préparer un cahier de membre qui sera remis au nouveau venu. Le cahier de membre contient :
- Le contrat de membre;
- L’organigramme de la coopérative;
- Les procès-verbaux de l’assemblée annuelle et, le cas échéant des assemblées extraordinaires de la dernière année;
- Le calendrier annuel des activités;
- La liste des administrateurs et de leurs fonctions;
- La liste des comités incluant pour chacun :
- Leur mandat et leurs responsabilités,
- Le nom et les coordonnées du responsable;
- Les règlements et les politiques de la coopérative;
- Le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et dirigeants;
- Le budget de l’exercice;
- Le nom et les coordonnées de la ou des personnes à contacter en cas d’urgence;
- La planification stratégique(s’il y a lieu);
- L’historique de la coopérative.
Le cahier de membre doit être mis à jour chaque année par la coopérative.
