Chapitre 8
Participation des membres
La participation des membres figure parmi les enjeux les plus souvent discutés au sein des coopératives d’habitation, et même à l’échelle du Mouvement de l’habitation coopérative tant au Québec qu’ailleurs. Elle représente aussi, malheureusement, l’une des principales causes de différends et de crises. Le sujet mérite donc largement qu’on s’y attarde.
Section 8.1
La participation: une condition de réussite essentielle
La participation des membres est une condition essentielle à la réussite de toute coopérative. Les notions de coopération et de participation sont, en effet, intimement liées. Il ne peut y avoir de coopération sans participation des membres. Le 1er principe coopératif nous rappelle d’ailleurs que l’adhésion à une coopérative est ouverte à toutes les personnes aptes à utiliser leurs services et désireuses d’accepter les responsabilités inhérentes à leur qualité de membres. De même, le 2e principe coopératif indique que les coopératives sont des organisations démocratiques dirigées par leurs membres qui participent activement à l’élaboration des politiques et à la prise de décisions.
Il n’existe pas de définition universelle de ce que devrait être la participation dans une coopérative d’habitation. Chaque coopérative est différente. L’important est que les membres, collectivement, décident de la nature, de la forme et de l’intensité de la participation recherchée. La participation doit être au bénéfice mutuel de la coopérative et du membre.
Dans la plupart des coopératives d’habitation, les obligations relatives à la participation sont inscrites dans le contrat de membre.
Capsule vidéo: La participation des membresSection 8.2
Participation ou implication
On utilise souvent sans distinction les termes participation et implication. Ces deux mots désignent-ils vraiment une seule et même réalité? Nous suggérons que non.
8.2.1. - Participation
Participer signifie « prendre part » ou « faire sa part », par exemple dans un travail ou dans un projet. En participant, le membre se conforme aux engagements ou obligations qu’il a acceptés au moment de son adhésion à la coopérative. La participation peut également être motivée par le désir de se conformer, de plaire (ou ne pas déplaire) aux autres membres, parce que c’est nécessaire, ou en considération d’un avantage associé à la participation. En participant, le membre assume les conséquences de son adhésion à la coopérative.
8.2.2. - Implication
L’implication suppose, quant à elle, un engagement plus profond. Une personne ne s’implique pas par obligation, mais parce que la réussite du projet coopératif ainsi que ses impacts positifs sur les individus et sur la communauté lui tiennent à cœur. Pour la personne qui choisit de s’impliquer, être membre suppose l’adhésion aux valeurs de la coopérative et au bien-fondé de sa mission.
La coopérative peut exiger des membres qu’ils participent. Mais elle ne peut imposer aux membres qu’ils s’impliquent. Elle doit susciter cette implication.
L’approche que nous proposons dans le présent chapitre privilégie d’abord le développement de la participation, avant la gestion de la non-participation, avec pour objectif de susciter l’implication du plus grand nombre possible de membres de la coopérative.
Section 8.3
De quoi est faite la participation
Plusieurs membres, anciens ou nouveaux, associent naturellement la participation dans une coopérative d’habitation à la réalisation de tâches visant à réduire les coûts de gestion (ex. : tenue de livres) et d’entretien (ex. : tâches ménagères, tonte de la pelouse, etc.). La notion de participation ne devrait pas se limiter à ces seuls aspects. Une coopérative d’habitation est une coopérative d’abord et avant tout parce que les membres prennent ensemble les décisions et non uniquement parce qu’ils font tout par eux-mêmes!
Un membre participe à la réussite de sa coopérative de différentes manières, sur le plan tant économique que de la vie associative. Voici quelques-unes des formes que peut prendre cette participation :
Contribuer au capital social de la coopérative : au moment de devenir membre d’une coopérative d’habitation, une personne s’engage à souscrire et à payer un nombre minimal de parts sociales et, plus rarement, de parts privilégiées;
Être un bon locataire : nul ne peut prétendre être un bon membre s’il ne se comporte pas en bon locataire. Cela implique de :
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- Payer à temps le loyer : évidemment, certaines circonstances (ex. : pertes d’emploi, dépenses essentielles imprévues) justifient exceptionnellement qu’un membre ne puisse de façon temporaire acquitter son loyer. Le membre doit alors en informer la coopérative et prendre entente avec celle-ci;
- Prendre soin de son logement : le membre qui n’entretient pas convenablement son logement ou qui le détériore va pénaliser l’ensemble des membres qui devront payer collectivement pour les dommages causés;
- Respecter les autres locataires : par exemple en évitant de faire du bruit de façon excessive et, de manière générale, en respectant le Règlement d’immeuble.
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Être un bon voisin : se montrer aimable, conciliant et tolérant, rendre service à l’occasion et, de façon générale, faire preuve de bienveillance à l’égard de ses voisins contribue aux mieux-vivre et à la sécurité au sein de la coopérative. Il s’agit d’un apport qui, bien que difficile à comptabiliser, s’avère tout aussi important que de consacrer du temps à un comité ou à une tâche;
Suivre les formations que la coopérative juge pertinentes : la participation à une séance d’information devrait être une condition préalable pour présenter une demande de logement dans une coopérative. Chaque membre devrait par la suite profiter des occasions qui lui sont offertes d’accroître ses connaissances et ses compétences;
Participer aux assemblées: à moins de circonstances exceptionnelles, chaque membre se fait un devoir de participer activement aux assemblées annuelles et aux assemblées extraordinaires de la coopérative;
Contribuer à l’administration et à la gestion de la coopérative: cette contribution peut se concrétiser par le fait de siéger au conseil d’administration, d’être membre d’un comité ou, s’il y a lieu, de réaliser certaines tâches;
Accepter les augmentations de loyer : en devenant membre d’une coopérative d’habitation, une personne assume une responsabilité et une solidarité financière particulière envers sa coopérative. Contrairement à un simple locataire, un membre ne peut, en effet, contester les augmentations de loyer et les autres modifications au bail décidées par les membres;
Participer aux activités sociales ou communautaires organisées par la coopérative: de telles activités jouent un rôle essentiel pour renforcer l’appartenance à la communauté, pour créer des liens et pour consolider le sentiment de sécurité au sein de la coopérative.
Section 8.4
Développer la participation
Il n’est pas rare d’entendre des responsables de coopératives d’habitation se plaindre de la faible participation des membres. Mais la responsabilité d’assurer la participation au sein de la coopérative repose-t-elle exclusivement sur les membres individuellement? Nous suggérons que tel n’est pas le cas. La coopérative, particulièrement le conseil d’administration, a un rôle de premier plan à jouer dans le développement de la participation.
Remettez en question vos façons de voir et de faire : votre coopérative rencontre des difficultés en lien avec la participation? Vous souhaitez que les choses changent? Alors, il faudra sans doute « re-voir » vos façons d’envisager la participation. En effet, il n’est pas réaliste d’espérer un résultat différent en répétant sans cesse les mêmes façons de faire. Faites en sorte qu’une réelle discussion ait lieu au sujet de la participation au sein de la coopérative. Non pas pour critiquer la participation des individus ou formuler des reproches, mais plutôt pour comprendre et définir la vision et les pratiques de la coopérative en matière de participation.
Participation en questionBien sélectionner et intégrer les membres : le développement de la participation débute dès le processus de sélection. Nous vous référons au chapitre 6 pour en apprendre davantage sur ce sujet. Rappelons seulement qu’il est important de choisir des personnes qui, en plus d’être de bons locataires, sont aussi des individus qui partagent les valeurs de la coopérative et qui souhaitent contribuer à son développement. Rappelons aussi la nécessité de bien accompagner les nouveaux membres afin qu’ils s’intègrent et se sentent à leur place dans la coopérative.
Communiquer, informer et former : pour que les membres participent, il est essentiel que la coopérative se dote d’une stratégie favorisant la communication avec ses membres et entre les membres. La coopérative doit notamment communiquer clairement ses attentes envers le membre concernant la participation de ce dernier. Elle devrait de plus fournir à tous ses membres l’information et la formation pertinente. Un membre doit se sentir capable de réaliser ce qu’on attend de lui. On évite ainsi de le placer en situation d’échec. Nous vous référons au chapitre 7 qui traite ces sujets plus en détail.
Un sondage réalisé en 2017 auprès de membres de coopératives d’habitation fait ressortir l’importance des connaissances et des compétences dans le développement de la participation Enquête sur le profil socioéconomique des résidents de coopératives d’habitation (2017). À la question « Quels éléments, selon vous, pourrait bonifier/améliorer votre participation dans la coopérative ? », 38 % des répondants ont identifié une meilleure connaissance des lois et règlements, 32 % ont identifié un transfert d’expertise et de connaissances entre résidents (mentorat, parrainage, etc.) et 26 %, des formations adaptées.
8.4.1. - Identifier les intérêts et les compétences des membres
Assumer une responsabilité ou réaliser une tâche sera d’autant plus facile et agréable si elle correspond à nos intérêts et à nos compétences. La coopérative devrait s’assurer, dans la mesure du possible, de proposer aux membres des façons de participer qui correspondent à leurs intérêts et à leurs habiletés. Un registre des compétences et intérêts constitue un excellent moyen d’atteindre cet objectif. Il s’agit simplement, à partir des informations recueillies lors du processus de sélection et après, de maintenir à jour une liste des compétences et des intérêts pour chacun des membres. Vous vous en servirez pour répartir les membres dans les comités, et les responsables s’en serviront à leur tour pour distribuer les tâches au sein de leur comité.
8.4.2. - Avoir une structure pertinente et un fonctionnement efficace.
Pour être motivé à participer et avoir envie de s’impliquer davantage, un membre doit être convaincu que le temps et l’énergie qu’il consacre à la coopérative sont utiles, que son travail a un impact positif pour la coopérative, les autres membres ou la communauté. Il ne doit surtout pas avoir l’impression de perdre son temps, de tourner en rond ou encore de sentir que personne dans la coopérative ne sait vraiment quoi faire. La partie 4 du Guide traite des structures décisionnelles et du fonctionnement de la coopérative. Mentionnons seulement ici quelques règles à respecter :
- Éviter la bureaucratie : la structure doit être adaptée à la réalité de la coopérative. Il n’est sans doute pas nécessaire d’avoir 8 comités dans une coopérative comptant seulement 12 logements;
- Éliminer les réunions interminables : les membres ont une vie (famille, travail, loisirs) en dehors de la coopérative et personne n’aime perdre son temps;
- Revoir périodiquement la structure et les façons de faire : si vos règlements et vos politiques n’ont pas été révisés depuis 15 ans, il y a fort à parier qu’ils ne sont plus adaptés.
8.4.3. - Cultiver un climat coopératif sain
Le conseil d’administration doit faire preuve de leadership afin d’instaurer un climat positif qui favorise la participation et l’implication des membres.
À entretenir : l’honnêteté, la transparence, la démocratie, la responsabilité sociale, l’équité, la solidarité, la tolérance, la bienveillance, l’altruisme, etc.
À combattre : les préjugés de toute sorte (raciaux, culturels, fondés sur l’âgisme, etc.), l’intimidation, le harcèlement, l’abus de pouvoir, la violence physique et verbale, la recherche d’avantages personnels au détriment du groupe, etc.
Il importe de plus que, collectivement et individuellement, les membres se donnent le droit à l’erreur. Ainsi, au lieu de blâmer un membre parce qu’il s’est trompé dans la réalisation d’une tâche, on devrait aborder l’erreur comme une occasion d’apprentissage, pour tous. Des propos constructifs tels que « c’est bien, mais tu pourrais améliorer le résultat en… » vont, par exemple, apporter de meilleurs résultats qu’une réflexion comme « ça ne marche pas, pourquoi t’as fait ça… ».
Valoriser et reconnaître la participation
La coopérative devrait aussi valoriser et reconnaître la participation des membres dans la coopérative et dans la communauté. Cela peut se faire en mentionnant, notamment lors de l’assemblée annuelle, la contribution de certains membres à la réalisation d’un projet. Ou encore, la coopérative peut souligner les anniversaires importants d’arrivée dans la coopérative des membres les plus anciens (25e, 30e ou 40e anniversaire).
Enfin, la participation des membres sera d’autant plus facile et agréable s’ils s’amusent en même temps. Par exemple, pourquoi ne pas organiser une fête, un barbecue ou une autre activité sociale à la fin d’un projet ou de travaux ?
8.4.4. - Créer un sentiment d’appartenance
Dans n’importe quelle organisation, le sentiment d’appartenance constitue un excellent moyen d’amener les individus à participer et même à s’impliquer. La coopérative doit être en mesure de faire réaliser aux membres, d’une part, que la coopérative leur appartient et que, d’autre part, chacun d’entre eux appartient à un groupe, à une communauté. La notion de sentiment d’appartenance a donc une double signification dans le contexte coopératif. Fait à noter : on observe généralement que les considérations économiques n’ont généralement qu’une faible incidence sur le sentiment d’appartenance des individus.
Article8.4.5. - Mobiliser les membres
On devrait faire en sorte de mobiliser les membres pour la réussite du projet coopératif, pour l’implication de la coopérative dans le Mouvement et dans la communauté. Le fait de développer et d’enrichir le projet coopératif favorisera une adhésion et un engagement plus profond chez les membres. Entreprendre la réalisation d’un nouvel ensemble immobilier (une phase 2), engager la coopérative dans une activité caritative dans la communauté ou dans le développement durable, ou encore faire connaître la formule coopérative d’habitation dans sa municipalité constituent quelques façons, parmi bien d’autres, d’enrichir le projet coopératif. Ainsi mobilisés, plusieurs membres vont spontanément vouloir faire plus que leur part, ils vont s’impliquer réellement dans la coopérative. Pour en savoir plus sur le développement du projet coopératif, consultez la partie 6.
Section 8.5
Organiser le développement de la participation
Pour être effectif, le développement de la participation doit se réaliser à l’intérieur d’un cadre structuré. La Politique de développement de la participationVoir la documentation pour un modèle de politique de développement de la participation et le comité de développement de la participation se retrouvent au cœur de ce dispositif.
8.5.1. - Politique de développement de la participation
La section »Les politiques » traite de manière générale des politiques de la coopérative, notamment en ce qui a trait à leur élaboration, à leur adoption et à leur modification.
Objectifs de la politique
La Politique de développement de la participation a pour objectif de structurer le développement de la participation des membres. Elle ne traite pas de la participation individuelle des membres, mais aborde plutôt le développement de la participation à l’échelle de la coopérative. La participation individuelle des membres est traitée dans le cadre de la Politique de gestion du contrat de membre Voir les sections '' Évaluer la participation'' et Gérer la non participation'' (Section 8.6 et 8.7) .
Contenu de la politique
La Politique de développement de la participation devrait aborder les sujets suivants :
- S’il y a lieu, le comité de développement de la participation (constitution, mandat et responsabilités, fonctionnement, formation des membres, règles de conduite, etc.);
- L’élaboration d’un plan d’action pour le développement de la participation;
- L’élaboration et la mise en œuvre des stratégies visant à favoriser la participation des membres et à susciter leur implication au sein de la coopérative;
- La mise à jour des connaissances et des compétences de la coopérative en matière de participation;
- La présentation de rapports au conseil d’administration.
8.5.2. - Comité de développement de la participation
Le fonctionnement général des comités de la coopérative est abordé au chapitre 15.
Pertinence d’un comité
Le développement de la participation des membres relève fondamentalement du conseil d’administration. Toutefois, selon la taille de la coopérative et le mode de gestion que celle-ci a adopté, le conseil pourrait déléguer certaines responsabilités et tâches à un comité de développement de la participation. La question à laquelle on doit répondre avant de décider ou non de mettre sur pied un tel comité est la suivante : la présence du comité va-t-elle réellement soutenir le travail du conseil ou contribuera-t-elle simplement à alourdir la structure de la coopérative sans ajout de valeur ou d’économies de temps? Ainsi, il ne serait sans doute pas utile de mettre sur pied un comité de développement de la participation dans une coopérative comptant seulement 12 logements.
Mandat général du comité
Le comité de développement de la participation a pour mandat principal de soutenir le conseil d’administration dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies visant à développer la participation et l’implication des membres au sein de la coopérative.
Principales responsabilités du comité
Le comité est principalement responsable :
- D’appliquer, en collaboration avec le conseil, la Politique de développement de la participation;
- D’élaborer et de mettre à jour un plan d’action en matière de participation;
- D’entreprendre des actions afin de maintenir à jour les compétences de la coopérative en matière de participation;
- De faire des propositions et des recommandations au conseil concernant les améliorations à apporter aux stratégies visant le développement de la participation des membres;
- D’assurer la relève au sein du comité;
- De faire rapport régulièrement au conseil d’administration du fonctionnement du comité;
- De recommander au conseil d’administration toute amélioration à la Politique de développement de la participation.
Le conseil d’administration peut également déléguer au comité de développement de la participation l’application de la Politique concernant la formationVoir section ''Former les membres'' (Section 7.4) . À ce titre, le comité assume alors les responsabilités suivantes :
- Élaborer et mettre à jour des parcours adaptés de formation;
- Préparer un plan annuel de formation;
- Évaluer les activités de formation auprès des participants;
- Préparer et présenter au conseil d’administration un rapport portant sur les activités de formation et sur l’évaluation de celles-ci;
- Proposer un projet de budget annuel pour la formation des membres.
Tâches du comité
Les tâches à accomplir doivent être réparties de façon claire et équitable entre les membres du comité. Afin que chaque membre du comité sache ce qu’il a à faire, une liste de tâches devrait être élaborée.
Exemple de tâches8.5.3. - Plan d'action
Une des principales responsabilités du comité de développement de la participation est de proposer au conseil d’administration un plan d’action. Le comité, en collaboration avec le conseil, a également pour responsabilité de mettre en œuvre ce plan d’action.
Le plan d’action contient différentes activités et projets à réaliser en lien avec le développement de la participation dans votre coopérative. Pour chaque activité, on retrouve dans le plan d’action :
- Une brève description de l’activité ou du projet;
- Le nom de la personne responsable de l’activité ou du projet;
- L’échéancier de réalisation;
- Les coûts prévus ou réels;
- Les résultats obtenus ou l’état d’avancement du projet.
Nous vous proposons dans la documentation un exemple de plan d’action en matière de développement de la participation, dont la coopérative peut s’inspirer. Le plan d’action devrait être mis à jour régulièrement et être annexé au rapport du comité présenté au conseil.
Section 8.6
Évaluer la participation
Le processus d’évaluation de la participation des membresVoir la documentation pour un modèle de fiche de participationaux activités et à la gestion de la coopérative est encadré par la Politique de gestion du contrat de membre, et le comité de gestion du contrat de membre est chargé d’en faire l’application.
Il est important d’évaluer la participation au sein de la coopérative, que ce soit sur une base individuelle ou collective. Plusieurs approches ou méthodes d’évaluation peuvent convenir, en fonction des caractéristiques de votre coopérative et des choix faits par les membres. La méthode choisie devrait reposer sur des critères d’évaluation les plus objectifs possibles. Le processus doit également être le plus simple possible.
Il convient enfin de garder à l’esprit les considérations suivantes :
- La participation ne constitue pas un objectif en soi, mais un moyen pour faire en sorte que la coopérative soit sainement gérée et qu’elle réponde aux besoins et aux aspirations des résidents;
- L’évaluation, qu’elle se fasse sur une base individuelle ou collective, doit d’abord être perçue par les membres et par la coopérative comme une occasion de faire le bilan et de s’améliorer, plutôt que comme un examen de passage;
- L’approche recherchée devrait être constructive, en ce sens qu’elle devrait faire ressortir les éléments positifs et les points à améliorer;
- L’évaluation peut déterminer des objectifs à atteindre, mais doit aussi permettre d’identifier des moyens de favoriser une participation accrue des membres (ex. : formation, outils, horaires, etc.).
Section 8.7
Gérer la non-participation
Le contrat de membre prévoit des obligations pour le membre en lien avec la participation aux activités et à la gestion de la coopérative.
La coopérative doit adopter des pratiques visant à favoriser la participation des membres et à susciter leur implication dans la coopérativeVoir la section ''Développer la participation (Section 8.4) . Lors d’une évaluation de la participation, la coopérative mentionne au membre les améliorations ou correctifs que celui-ci devait apporter à sa participation. Par la même occasion, la coopérative identifie des moyens ou des accommodements susceptibles de permettre au membre d’atteindre un niveau de participation acceptable.
Si, malgré ces démarches, le membre n’est toujours pas en mesure ou ne montre pas d’intérêt à participer, la coopérative doit alors envisager d’entreprendre un processus plus formel pouvant mener à l’imposition de mesures disciplinaires allant jusqu’à l’exclusion du membre. Ce processus devrait être encadré par une Politique de gestion du contrat de membre Pour en savoir plus sur la suspension et l’exclusion d’un membre, consulter la section ''L'imposition de mesures disciplinaires (suspension et exclusion) ''(Section 10.2) .
Rappelez-vous cependant que :
- Bien que l’exclusion d’un membre s’avère parfois nécessaire, l’imposition d’une telle sanction ne devrait pas être considérée comme une victoire. Il s’agit au contraire, dans une certaine mesure, d’un échec de la coopérative à sélectionner des membres souhaitant participer ainsi qu’un échec à développer la participation chez les membres concernés;
- La gestion de la non-participation, particulièrement l’imposition de mesures disciplinaires, ne devrait jamais monopoliser une part importante du temps et des ressources de la coopérative;
- Investir en amont du processus dans une stratégie plus positive, par exemple en développant et en valorisant la participation, peut être perçue comme une démarche moins accessible à court terme, mais elle augmente à moyen et à long terme les chances d’obtenir une réelle amélioration de la participation;
- Seul le conseil d’administration a le pouvoir de suspendre ou d’exclure un membre;
- La Loi encadre rigoureusement le processus d’imposition d’une suspension ou d’une exclusion, et la coopérative doit se conformer strictement à ces exigences. Vous devriez communiquer avec votre fédération avant de procéder à l’imposition de ces mesures disciplinaires.
POUR EN SAVOIR UN PEU PLUS …
Confédération québécoise des coopératives d’habitation, 2018, La participation en coopérative d’habitation, Partager l’expérience et mettre à profit les connaissances, 32 pages.
Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC), 2010, Au-delà de la participation – Jeter les bases d’un véritable engagement des membres, 24 pages.
Marie Bouchard, Marc Gagnon, 2000, L’habilitation (empowerment) dans les organisations coopératives – Cinq cas de gestion de coopératives d’habitation, Chaire de coopération Guy-Bernier, 54 pages.
Romain Thibaud, « Les résolutions d’un membre », article publié dans la revue Les COOPs d’habitation, numéro de février 2019.
