Chapitre 15
Les comités

Section 15.2

Conditions de réussite

15.2.1 - Des mandats clairs

Les mandats et les responsabilités des comités sont parfois définis dans des politiques de la coopérative. Ce sera très souvent le cas, par exemple, du comité de gestion de la sélection des membres, dont les principaux éléments constitutifs sont définis dans la Politique de gestion de la sélection. Cependant, les mandats et les responsabilités du comité de secrétariat ne sont habituellement pas consignés dans une politique. Dans un tel cas, le conseil devrait, au moment de constituer le comité, inclure dans la résolution une description de ses mandats et de ses responsabilités. Une liste de tâche devrait également être élaborée et mise à jour, afin de répartir le travail entre les membres.

Pour en savoir plus sur les principaux comités, leur description et les listes de tâches, consulter le chapitre 15.

15.2.2 - Bien choisir les responsables

Les responsables des comités jouent un rôle clé dans leur bon fonctionnement. Ils ont, en effet, certaines responsabilités :

• Animer le travail du comité, c’est-à-dire assurer non seulement son fonctionnement, mais aussi son dynamisme et son efficacité;
• Faire en sorte que les membres du comité travaillent en équipe;
• Assurer la liaison avec le conseil et rendre compte à ce dernier du travail accompli par le comité.

Le conseil doit choisir des responsables de comités ayant :

• Une certaine expérience au sein de la coopérative ou en matière de gestion : Un membre qui vit en coopérative depuis trois mois et qui n’a pas d’expérience pertinente particulière pourrait vite se sentir dépassé et requerrait sans doute une trop grande supervision;
• Un bon sens de l’organisation : Il doit être en mesure de planifier adéquatement le travail et de répartir efficacement les tâches, à défaut de quoi le comité risque de tourner en rond;
• Une capacité à rassembler : Le responsable doit être en mesure de maintenir un climat de travail sain et de faire en sorte que les membres du comité travaillent tous dans un même but;
• Un bon jugement : Le responsable doit, dans certaines circonstances, faire preuve d’initiative, tout en s’assurant que le comité demeure dans les limites des responsabilités qui lui ont été confiées.

Plusieurs coopératives désignent des administrateurs comme responsables des comités. Il n’existe pas de règle stricte dans ce domaine. Une telle pratique peut s’avérer pertinente, voire nécessaire, par exemple dans le cas d’un comité ayant un rôle stratégique dans la coopérative ou encore d’un comité intervenant dans un domaine où des changements majeurs s’imposent. Ainsi, le conseil serait sans doute bien avisé de désigner un administrateur aguerri comme responsable du comité d’entretien si la préservation des immeubles constitue un enjeu critique pour la coopérative et que d’importantes rénovations sont à prévoir. En revanche, nommer un administrateur comme responsable du comité chargé d’organiser les activités sociales s’avérerait sans doute moins pertinent.

Les fonctions du responsable de comité

Le responsable du comité occupe un poste stratégique pour le bon fonctionnement et l’intégration des activités du comité à la gestion générale de la coopérative. Il a les principales responsabilités suivantes :

• Convoquer les réunions et préparer les ordres du jour;
• Animer les réunions;
• Se référer aux règlements et aux politiques de la coopérative pour la conduite des affaires du comité;
• Voir au fonctionnement efficace du comité et au maintien d’une saine collaboration entre ses membres ;
• Transmettre les rapports et les recommandations du comité au conseil;
• Régler les problèmes qui surviennent dans la gestion des affaires du comité;
• Soumettre les problèmes au conseil quand il ne peut pas les régler lui-même;
• Apporter son appui aux membres et aux collaborateurs du comité;
• S’assurer d’une répartition équitable des tâches et des responsabilités entre les membres et collaborateurs de son comité.

15.2.3 - Bien outiller les comités

Pour bien accomplir leur mandat, les comités doivent disposer des ressources et des moyens nécessaires. Ils devront, entre autres :

• Compter sur des outils adéquats, par exemple dans les domaines de la bureautique, de l’informatique et des télécommunications;
• Recevoir la formation nécessaire à l’accomplissement de leur mandat;
• Avoir accès à certains dossiers ou documents appartenant à la coopérative ou encore des documents de référence appropriés;
• Au besoin, recourir aux services de ressources externes spécialisées tels la fédération, des consultants ou autres fournisseurs.

15.2.4 - Une délégation efficace

En créant un comité, le conseil d’administration choisit de déléguer une partie de ses responsabilités et de ses tâches. Le conseil se dégage ainsi de tâches courantes pour consacrer davantage son temps à des enjeux plus stratégiques. Cela lui permet aussi d’avoir une meilleure vue d’ensemble.

Pour déléguer efficacement, il faut :

• Définir les priorités : Au-delà des mandats et des responsabilités du comité apparaissant dans une politique ou dans un autre document, le conseil doit être en mesure de faire connaître les priorités au responsable du comité;
• Responsabiliser : Responsabiliser les comités ne veut pas dire leur faire un chèque en blanc. Mais les membres des comités ne doivent pas avoir l’impression non plus d’être de simples exécutants de tâches décidées par le conseil. Celui-ci doit définir un cadre de travail. Il doit aussi surtout insister sur les résultats à atteindre, tout en laissant une part d’initiative aux comités;
• Soutenir le travail des comités : Déléguer une responsabilité ou une tâche ne veut pas dire non plus abandonner à leur sort les personnes à qui on délègue. Le conseil doit apporter un soutien aux comités, par exemple en répondant avec diligence aux demandes qu’ils formulent, en assurant une bonne communication, en fournissant l’information, la formation et les outils nécessaires à la réalisation des mandats;
• Apprendre à faire confiance : Le conseil a nommé les bonnes personnes sur un comité, il leur a donné un mandat et des objectifs clairs et leur a fourni les outils, l’information et la formation pertinente. Il est temps de lâcher prise et de laisser travailler le comité!
• Assurer un suivi et une rétroaction : Le conseil prend connaissance des rapports produits par les responsables des comités et fait un suivi auprès de ces derniers concernant les éléments du rapport qui soulèvent des questionnements ou des problématiques. En fin d’année, il est important que le conseil d’administration prenne le temps de faire un bilan, conjointement avec les responsables de comités. Cette démarche va permettre de souligner les bons coups, d’identifier les aspects qui doivent être améliorés et les moyens d’y parvenir.

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