Chapitre 4
L’environnement juridique interne

Section 4.2

Les règlements de la coopérative

4.2.1 - Nature et portée des règlements

Le pouvoir de la coopérative d’adopter des règlements est reconnu et encadré par la Loi sur les coopératives (L.c., art. 122). Dans certains cas, ce pouvoir réglementaire est explicitement prévu dans la Loi. Des dispositions législatives comprenant des expressions telles « sauf disposition contraire des règlements… » ou « … en la manière prescrite par règlement… » ou encore « la coopérative peut, par règlement… » indiquent la volonté du législateur de laisser une discrétion à la coopérative quant à la règle à définir.

Fiche juridique

Les règlements peuvent également contenir des dispositions touchant des sujets auxquels la Loi ne réfère pas explicitement. Ces dispositions réglementaires ne peuvent cependant en aucune façon aller à l’encontre des dispositions impératives de la Loi sur les coopératives, ni d’ailleurs des autres lois (ex. : Code civil du Québec, Charte des droits et libertés de la personne, etc.).

Exemples

Concernant le quorum de l’assemblée générale, l’article 64 de la Loi sur les coopératives prévoit que « sauf disposition contraire des règlements, les membres et représentants présents à une assemblée générale en constituent le quorum ». La coopérative pourrait ici prévoir une règle différente, par exemple que le quorum est constitué de la majorité des membres de la coopérative.

Concernant cette fois les réunions du conseil d’administration, la Loi édicte à son article 93 que « le quorum du conseil d’administration est la majorité du nombre d’administrateurs ». Cette disposition est impérative et les règlements de la coopérative ne pourraient prévoir une norme différente.

4.2.2 - Adoption et modification des règlements

Seuls les membres, réunis lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée extraordinaire, ont le pouvoir d’adopter ou de modifier les règlements de la coopérative. Normalement, le conseil d’administration élabore, dans un premier temps, un projet de règlement, sur la base duquel les membres délibéreront et prendront leurs décisions.

Modifier vos règlements

L’avis de convocation d’une assemblée générale doit obligatoirement faire mention de tout règlement qui peut y être adopté ou modifié (L.c., art. 123). L’avis doit de plus être accompagné d’une copie ou d’un résumé du projet de règlement à l’ordre du jour.

Votre coopérative devrait réviser périodiquement ses règlements, particulièrement le Règlement de régie interne Cette pratique permet, entre autres, de s’assurer que les dispositions réglementaires correspondent à l’évolution des pratiques en vigueur dans la coopérative. De plus, les règlements devront être modifiés à la suite d’amendements législatifs, apportés, par exemple, à la Loi sur les coopératives. Votre fédération peut vous accompagner dans cet exercice. Des modèles des principaux règlements sont également disponibles.

Une bonne pratique consiste à présenter les modifications aux règlements à l’aide d’un tableau où apparaissent le texte des articles en vigueur, les modifications proposées et, s’il y a lieu, des commentaires ou notes explicatives.

4.2.3 - Principaux règlements

Règlement de régie interne 

Le Règlement de régie interne (parfois appelé Règlements généraux ou Règlement n^o 1Voir la documentation pour un modèle de règlements de régie interne contient les règles régissant le fonctionnement associatif de la coopérative. Il comporte généralement les sections suivantes :

• Extraits des statuts de constitution de la coopérative;
• Définitions;
• Capital social;
• Membres;
• Assemblée générale;
• Conseil d’administration;
• Dirigeants de la coopérative;
• Comités;
• Autres dispositions (ex. : exercice financier, contenu et transmission du rapport annuel, obligation d’entretien et de préservation des immeubles, etc.).

Règlement d’immeuble

Le Règlement d’immeubleVoir la documentation pour un modèle de règlements d'immeubleétablit les règles relatives à la jouissance, à l’usage et à l’entretien des logements et des espaces communs. Parmi les principaux sujets abordés par ce règlement figurent : les animaux domestiques, les assurances des locataires, la disposition des déchets et matières recyclables, les produits dangereux, l’usage du tabac et du cannabis, etc.

Le Code civil du Québec (art. 1894) édicte que la coopérative est tenue, avant la conclusion du bail, de remettre au locataire, le cas échéant, un exemplaire du règlement d’immeuble. Celui-ci est, en effet, considéré comme faisant partie du bail.

Règlement d’emprunt et d’attribution de garanties

L’article 89 de la Loi sur les coopératives prévoit que le conseil d’administration ne peut emprunter ni hypothéquer ou autrement donner en garantie les biens de la coopérative sans y être autorisé par un règlement adopté aux 2/3 des voix exprimées par les membres ou représentants présents à une assemblée générale.

Le Règlement d’emprunt et d’attribution de garantiesVoir la documentation pour un modèle de règlements d'emprunt d'attribution de garanties est adopté afin de répondre à cette exigence et de permettre à la coopérative, par exemple, de financer ses opérations ou d’acquérir un immeuble.

Les membres peuvent choisir de donner au conseil une autorisation générale d’emprunter et de donner les biens de la coopérative en garantie, en y incluant, s’ils le souhaitent, certaines limitations et conditions. Cela permettra au conseil de procéder rapidement à certaines transactions, sans avoir à convoquer une assemblée extraordinaire.

Les membres peuvent aussi décider de n’autoriser que des emprunts et des attributions de garanties spécifiques, rattachés à une transaction déterminée. Une nouvelle résolution – et donc une nouvelle assemblée – sera alors requise pour chaque emprunt. Ce type d’autorisation pourrait être exigé par votre institution financière.

Règlement sur les modalités de recours à la médiation

Afin de favoriser le règlement de différends pouvant intervenir entre la coopérative et un membre, la Loi oblige celle-ci à adopter un règlement qui détermine des modalités de recours à la médiation (L.c., art. 54.1 et L.c., art. 221.2.1)Voir la documentation pour un modèle de règlements sur les modalités de recours à la médiation.

Procédure d’élection des administrateurs

La coopérative devrait se doter d’une procédure pour l’élection de ses administrateurs. Puisque ces derniers sont élus par l’assemblée générale, il est recommandé d’adopter par règlement la procédure d’élection. La procédure peut faire l’objet d’un règlement distinct ou être intégrée au Règlement de régie interne.

Procédure

---