Chapitre 4
L’environnement juridique interne

Section 4.3

Les politiques

4.3.1 - Objectifs des politiques

Les politiques ont pour objectifs de :

• Faciliter la prise de décisions et de rendre celles-ci plus équitables et objectives. En adoptant des politiques, on donne aux membres des comités et au conseil d’administration une référence sur laquelle ils peuvent s’appuyer pour faire leur travail; la prise de décision est alors basée sur des règles établies, claires et connues de tous.
• Simplifier la gestion. Les membres du conseil et des comités se rapportent aux politiques pour savoir quoi faire et comment le faire. Les règles étant déterminées dans les politiques, ils n’ont pas à se demander comment agir et n’ont pas à reprendre la discussion à tout moment.
• Aider à prévenir les conflits. Les coopératives établissent des politiques sur des sujets potentiellement litigieux. Les politiques déterminent à l’avance la façon de procéder, ce qui minimise les risques de mécontentement.

4.3.2 - Distinction avec les règlements

Les politiques diffèrent des règlements sous plusieurs aspects :

• Contrairement aux règlements, les politiques n’ont généralement pas de lien direct avec la Loi sur les coopératives.
• Les politiques traitent de sujets rattachés aux opérations de la coopérative, alors que les règlements concernent surtout le fonctionnement associatif, les rapports entre la coopérative et ses membres et locataires ainsi que les rapports entre les individus.
• L’adoption des politiques relève en principe du conseil d’administration, alors que seuls les membres réunis en assemblée générale peuvent adopter et modifier les règlements.

En plus d’être conformes aux lois et aux règlements émanant des autorités publiques, les dispositions incluses dans les politiques ne doivent pas entrer en conflit avec les règlements de la coopérative.

4.3.3 - Adoption et modification des politiques

En général, les politiques devraient, en principe, être adoptées par le conseil d’administration. En effet, les sujets traités par les politiques concernent le plus souvent l’administration des affaires de la coopérative, laquelle relève du conseil. Celui-ci est donc l’instance la mieux placée pour élaborer et adopter les politiques.

Le conseil d’administration confie habituellement à un comité (ou parfois à la direction générale lorsque la coopérative embauche une telle ressource) la responsabilité de rédiger un projet initial de politique ou un projet de modification. Le comité chargé de cette tâche est généralement celui qui est responsable ou qui a la connaissance du domaine de gestion touché par la politique. Ainsi, le comité des finances serait tout désigné pour élaborer un premier projet de politique portant sur la gestion financière de la coopérative. Dans certains cas, la coopérative pourrait confier la rédaction d’un tel projet de politique à un comité ad hoc, c’est-à-dire un comité « temporaire », créé uniquement dans le but de préparer la proposition de politique.

Élaborer une politique

Le comité présente un premier projet au conseil d’administration. Le conseil peut alors :

• Demander au comité d’apporter des modifications au projet de politique, afin de tenir compte des commentaires formulés. Le conseil pourra également demander au comité d’obtenir des avis et conseils auprès de ressources compétentes (ex. : votre fédération);
• Adopter la politique, en y apportant lui-même sur-le-champ des modifications;
• Adopter la politique telle que présentée par le comité.

Une fois adoptées par le conseil, les politiques entrent en vigueur et peuvent être appliquées. Il importe cependant que tous les membres soient informés des politiques de la coopérative qui les concernent. Cette information peut se faire de différentes manières : envoi aux membres par courriel, affichage, bulletin de liaison, etc. Présenter les nouvelles politiques aux membres lors de l’assemblée générale annuelle constitue une autre manière d’informer les membres sur les politiques en vigueur. Enfin, celles-ci devraient être incluses dans le cahier de membre.

4.3.4 - Principales politiques

La coopérative ne doit pas nécessairement se doter de politiques pour tous les domaines de gestion. Le nombre de politiques adoptées, ainsi que les sujets traités peuvent différer d’une coopérative à l’autre, en fonction, par exemple, de la taille de la coopérative, du mode de gestion qu’elle adopte et du programme d’aide financière ayant contribué à son financement. Voici quelques-unes des politiquesVoir la documentation pour les modèles de politique.

les plus fréquemment rencontrées :

• Politique de gestion de la sélection ;
• Politique de développement de la participation ;
• Politique de gestion du comité de bon voisinage;
• Politique de gestion financière ;
• Politique de gestion de l’entretien ;
• Politique de gestion du contrat de membre;
• Politique de sous-location, de cession et de résiliation de bail de consentement mutuel ;

Il n’est pas nécessaire d’élaborer des politiques dans les domaines déjà couverts par la loi (ex. : Loi sur les coopératives ou Code civil du Québec), les règlements de la coopérative ou le bail.

Le Guide fournit plusieurs modèles de politiques. La coopérative peut adapter, modifier ou bonifier ces modèles. Elle doit toutefois s’assurer que les politiques qu’elle adopte soient conformes aux dispositions des lois applicables (ex. : Charte des droits et libertés de la personne, Loi sur les coopératives, Code civil du Québec, etc.) et aux règlements adoptés par la coopérative (ex. : Règlement de régie interne). Elle doit également veiller à ce que les politiques soient en accord avec les meilleures pratiques, notamment celles contenues dans le présent guide et celles recommandées lors des ateliers de formation offerts par votre fédération. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec cette dernière.

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