L’environnement juridique interne

Section 4.1

Les statuts constitutifs

4.1.1. - Contenu des statuts

Les statuts de la coopérative indiquent au minimum (L.c., art. 9) :

• Son nom;
• L’objet pour lequel elle est constituée;
• Les nom et domicile des fondateurs.

Il est cependant possible d’ajouter dans les statuts toute autre disposition que la Loi permet d’adopter par règlement (L.c., art. 10). Par exemple, l’article 148 de la Loi permet d’y ajouter une disposition par laquelle la coopérative s’interdit d’attribuer à ses membres une ristourne et de verser un intérêt sur les parts privilégiées. Dans les faits, la plupart des coopératives d’habitation se prévalent de ce pouvoir soit pour être considérées comme organismes sans but lucratif, notamment à des fins fiscales, soit pour se conformer aux exigences contenues dans les conventions d’exploitation.

4.1.2. - Objet de la coopérative

La notion d’objet réfère aux buts ou objectifs poursuivis par la coopérative. L’objet définit en quelque sorte les limites de la capacité d’agir de la coopérative (L.c., art. 26).

Les objets de la coopérative apparaissant dans les statuts constitutifs sont habituellement rédigés en termes très généraux et uniformisés, ce qui laisse une certaine marge de manœuvre. Toutefois, advenant qu’une coopérative souhaite modifier ou élargir de façon significative son champ d’activité, donc sortir des limites qu’elle s’est imposées, elle serait dans l’obligation de modifier ses statuts constitutifs. Pour vérifier si l’ajout d’un service ou d’une activité complémentaire à l’habitation requiert de modifier les statuts de la coopérative, vous pouvez communiquer avec la Direction de l’entrepreneuriat collectif du MEI ou avec votre fédération.

4.1.3. - Modification des statuts

La modification des statuts peut s’avérer nécessaire lorsque, par exemple, la coopérative souhaite changer son nom ou son objet.

Nom de la coopérative

Le nom d’une coopérative doit être conforme aux exigences générales en matière de nom d’entreprise, prévues à l’article 17 de la Loi sur la publicité légale des entreprises. De plus, l’article 16 de la Loi sur les coopératives indique que le nom d’une coopérative doit comporter l’un des termes suivants : « coopérative », « coopératif », « coopération » ou « coop ». Enfin, le nom d’une coopérative de solidarité en habitation doit comporter l’expression « coopérative de solidarité » ou « coop de solidarité » (L.c., art. 226.2).

La Loi décrit la procédure à suivre pour modifier les statuts : (L.c., art. 118 à 121) :

• Les membres, lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée extraordinaire, adoptent un règlementVoir la documentation pour trouver le modèle de règlement de modification des statuts autorisant la coopérative à modifier ses statuts. Ce règlement doit être adopté aux 2/3 des membres présents à l’assemblée.
• Le règlement doit de plus autoriser un des administrateurs à signer une requête de modification des statuts adressée au ministre.
• Les statuts de modification sont par le fait même transmis au ministre. Ils doivent être accompagnés :
  • De la requête demandant la modification des statuts, signée par l’administrateur désigné par règlement;
  • D’une attestation du secrétaire voulant que la coopérative ait satisfait aux exigences relatives à l’adoption du règlement de modification du règlement (vote aux 2/3 des membres présents);
  • S’il y a lieu, des documents ou renseignements supplémentaires que le ministre peut demander pour l’étude de la demande.

Les formulaires prescrits pour modifier les statuts sont disponibles sur le site Internet du MEI.

Après étude du dossier et acceptation par le ministre, une copie des statuts modifiés est transmise à la coopérative ainsi qu’au Registraire des entreprises.

La modification prend effet à la date d’approbation des statuts de modification par le ministre ou à toute date ultérieure indiquée dans les statuts.

Il est recommandé de faire appel à votre fédération avant d’entreprendre les démarches pour modifier vos statuts.

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Section 4.2

Les règlements de la coopérative

4.2.1. - Nature et portée des règlements

Le pouvoir de la coopérative d’adopter des règlements est reconnu et encadré par la Loi sur les coopératives (L.c., art. 122). Dans certains cas, ce pouvoir réglementaire est explicitement prévu dans la Loi. Des dispositions législatives comprenant des expressions telles « sauf disposition contraire des règlements… » ou « … en la manière prescrite par règlement… » ou encore « la coopérative peut, par règlement… » indiquent la volonté du législateur de laisser une discrétion à la coopérative quant à la règle à définir.

Fiche juridique

Les règlements peuvent également contenir des dispositions touchant des sujets auxquels la Loi ne réfère pas explicitement. Ces dispositions réglementaires ne peuvent cependant en aucune façon aller à l’encontre des dispositions impératives de la Loi sur les coopératives, ni d’ailleurs des autres lois (ex. : Code civil du Québec, Charte des droits et libertés de la personne, etc.).

Exemples

Concernant le quorum de l’assemblée générale, l’article 64 de la Loi sur les coopératives prévoit que « sauf disposition contraire des règlements, les membres et représentants présents à une assemblée générale en constituent le quorum ». La coopérative pourrait ici prévoir une règle différente, par exemple que le quorum est constitué de la majorité des membres de la coopérative.

Concernant cette fois les réunions du conseil d’administration, la Loi édicte à son article 93 que « le quorum du conseil d’administration est la majorité du nombre d’administrateurs ». Cette disposition est impérative et les règlements de la coopérative ne pourraient prévoir une norme différente.

4.2.2. - Adoption et modification des règlements

Seuls les membres, réunis lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée extraordinaire, ont le pouvoir d’adopter ou de modifier les règlements de la coopérative. Normalement, le conseil d’administration élabore, dans un premier temps, un projet de règlement, sur la base duquel les membres délibéreront et prendront leurs décisions.

Modifier vos règlements

L’avis de convocation d’une assemblée générale doit obligatoirement faire mention de tout règlement qui peut y être adopté ou modifié (L.c., art. 123). L’avis doit de plus être accompagné d’une copie ou d’un résumé du projet de règlement à l’ordre du jour.

Votre coopérative devrait réviser périodiquement ses règlements, particulièrement le Règlement de régie interne Cette pratique permet, entre autres, de s’assurer que les dispositions réglementaires correspondent à l’évolution des pratiques en vigueur dans la coopérative. De plus, les règlements devront être modifiés à la suite d’amendements législatifs, apportés, par exemple, à la Loi sur les coopératives. Votre fédération peut vous accompagner dans cet exercice. Des modèles des principaux règlements sont également disponibles.

Une bonne pratique consiste à présenter les modifications aux règlements à l’aide d’un tableau où apparaissent le texte des articles en vigueur, les modifications proposées et, s’il y a lieu, des commentaires ou notes explicatives.

4.2.3. - Principaux règlements

Règlement de régie interne 

Le Règlement de régie interne (parfois appelé Règlements généraux ou Règlement n^o 1Voir la documentation pour un modèle de règlements de régie interne contient les règles régissant le fonctionnement associatif de la coopérative. Il comporte généralement les sections suivantes :

• Extraits des statuts de constitution de la coopérative;
• Définitions;
• Capital social;
• Membres;
• Assemblée générale;
• Conseil d’administration;
• Dirigeants de la coopérative;
• Comités;
• Autres dispositions (ex. : exercice financier, contenu et transmission du rapport annuel, obligation d’entretien et de préservation des immeubles, etc.).

Règlement d’immeuble

Le Règlement d’immeubleVoir la documentation pour un modèle de règlements d'immeubleétablit les règles relatives à la jouissance, à l’usage et à l’entretien des logements et des espaces communs. Parmi les principaux sujets abordés par ce règlement figurent : les animaux domestiques, les assurances des locataires, la disposition des déchets et matières recyclables, les produits dangereux, l’usage du tabac et du cannabis, etc.

Le Code civil du Québec (art. 1894) édicte que la coopérative est tenue, avant la conclusion du bail, de remettre au locataire, le cas échéant, un exemplaire du règlement d’immeuble. Celui-ci est, en effet, considéré comme faisant partie du bail.

Règlement d’emprunt et d’attribution de garanties

L’article 89 de la Loi sur les coopératives prévoit que le conseil d’administration ne peut emprunter ni hypothéquer ou autrement donner en garantie les biens de la coopérative sans y être autorisé par un règlement adopté aux 2/3 des voix exprimées par les membres ou représentants présents à une assemblée générale.

Le Règlement d’emprunt et d’attribution de garantiesVoir la documentation pour un modèle de règlements d'emprunt d'attribution de garanties est adopté afin de répondre à cette exigence et de permettre à la coopérative, par exemple, de financer ses opérations ou d’acquérir un immeuble.

Les membres peuvent choisir de donner au conseil une autorisation générale d’emprunter et de donner les biens de la coopérative en garantie, en y incluant, s’ils le souhaitent, certaines limitations et conditions. Cela permettra au conseil de procéder rapidement à certaines transactions, sans avoir à convoquer une assemblée extraordinaire.

Les membres peuvent aussi décider de n’autoriser que des emprunts et des attributions de garanties spécifiques, rattachés à une transaction déterminée. Une nouvelle résolution – et donc une nouvelle assemblée – sera alors requise pour chaque emprunt. Ce type d’autorisation pourrait être exigé par votre institution financière.

Règlement sur les modalités de recours à la médiation

Afin de favoriser le règlement de différends pouvant intervenir entre la coopérative et un membre, la Loi oblige celle-ci à adopter un règlement qui détermine des modalités de recours à la médiation (L.c., art. 54.1 et L.c., art. 221.2.1)Voir la documentation pour un modèle de règlements sur les modalités de recours à la médiation.

Procédure d’élection des administrateurs

La coopérative devrait se doter d’une procédure pour l’élection de ses administrateurs. Puisque ces derniers sont élus par l’assemblée générale, il est recommandé d’adopter par règlement la procédure d’élection. La procédure peut faire l’objet d’un règlement distinct ou être intégrée au Règlement de régie interne.

Procédure

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Section 4.3

Les politiques

4.3.1. - Objectifs des politiques

Les politiques ont pour objectifs de :

• Faciliter la prise de décisions et de rendre celles-ci plus équitables et objectives. En adoptant des politiques, on donne aux membres des comités et au conseil d’administration une référence sur laquelle ils peuvent s’appuyer pour faire leur travail; la prise de décision est alors basée sur des règles établies, claires et connues de tous.
• Simplifier la gestion. Les membres du conseil et des comités se rapportent aux politiques pour savoir quoi faire et comment le faire. Les règles étant déterminées dans les politiques, ils n’ont pas à se demander comment agir et n’ont pas à reprendre la discussion à tout moment.
• Aider à prévenir les conflits. Les coopératives établissent des politiques sur des sujets potentiellement litigieux. Les politiques déterminent à l’avance la façon de procéder, ce qui minimise les risques de mécontentement.

4.3.2. - Distinction avec les règlements

Les politiques diffèrent des règlements sous plusieurs aspects :

• Contrairement aux règlements, les politiques n’ont généralement pas de lien direct avec la Loi sur les coopératives.
• Les politiques traitent de sujets rattachés aux opérations de la coopérative, alors que les règlements concernent surtout le fonctionnement associatif, les rapports entre la coopérative et ses membres et locataires ainsi que les rapports entre les individus.
• L’adoption des politiques relève en principe du conseil d’administration, alors que seuls les membres réunis en assemblée générale peuvent adopter et modifier les règlements.

En plus d’être conformes aux lois et aux règlements émanant des autorités publiques, les dispositions incluses dans les politiques ne doivent pas entrer en conflit avec les règlements de la coopérative.

4.3.3. - Adoption et modification des politiques

En général, les politiques devraient, en principe, être adoptées par le conseil d’administration. En effet, les sujets traités par les politiques concernent le plus souvent l’administration des affaires de la coopérative, laquelle relève du conseil. Celui-ci est donc l’instance la mieux placée pour élaborer et adopter les politiques.

Le conseil d’administration confie habituellement à un comité (ou parfois à la direction générale lorsque la coopérative embauche une telle ressource) la responsabilité de rédiger un projet initial de politique ou un projet de modification. Le comité chargé de cette tâche est généralement celui qui est responsable ou qui a la connaissance du domaine de gestion touché par la politique. Ainsi, le comité des finances serait tout désigné pour élaborer un premier projet de politique portant sur la gestion financière de la coopérative. Dans certains cas, la coopérative pourrait confier la rédaction d’un tel projet de politique à un comité ad hoc, c’est-à-dire un comité « temporaire », créé uniquement dans le but de préparer la proposition de politique.

Élaborer une politique

Le comité présente un premier projet au conseil d’administration. Le conseil peut alors :

• Demander au comité d’apporter des modifications au projet de politique, afin de tenir compte des commentaires formulés. Le conseil pourra également demander au comité d’obtenir des avis et conseils auprès de ressources compétentes (ex. : votre fédération);
• Adopter la politique, en y apportant lui-même sur-le-champ des modifications;
• Adopter la politique telle que présentée par le comité.

Une fois adoptées par le conseil, les politiques entrent en vigueur et peuvent être appliquées. Il importe cependant que tous les membres soient informés des politiques de la coopérative qui les concernent. Cette information peut se faire de différentes manières : envoi aux membres par courriel, affichage, bulletin de liaison, etc. Présenter les nouvelles politiques aux membres lors de l’assemblée générale annuelle constitue une autre manière d’informer les membres sur les politiques en vigueur. Enfin, celles-ci devraient être incluses dans le cahier de membre.

4.3.4. - Principales politiques

La coopérative ne doit pas nécessairement se doter de politiques pour tous les domaines de gestion. Le nombre de politiques adoptées, ainsi que les sujets traités peuvent différer d’une coopérative à l’autre, en fonction, par exemple, de la taille de la coopérative, du mode de gestion qu’elle adopte et du programme d’aide financière ayant contribué à son financement. Voici quelques-unes des politiquesVoir la documentation pour les modèles de politique.

les plus fréquemment rencontrées :

• Politique de gestion de la sélection ;
• Politique de développement de la participation ;
• Politique de gestion du comité de bon voisinage;
• Politique de gestion financière ;
• Politique de gestion de l’entretien ;
• Politique de gestion du contrat de membre;
• Politique de sous-location, de cession et de résiliation de bail de consentement mutuel ;

Il n’est pas nécessaire d’élaborer des politiques dans les domaines déjà couverts par la loi (ex. : Loi sur les coopératives ou Code civil du Québec), les règlements de la coopérative ou le bail.

Le Guide fournit plusieurs modèles de politiques. La coopérative peut adapter, modifier ou bonifier ces modèles. Elle doit toutefois s’assurer que les politiques qu’elle adopte soient conformes aux dispositions des lois applicables (ex. : Charte des droits et libertés de la personne, Loi sur les coopératives, Code civil du Québec, etc.) et aux règlements adoptés par la coopérative (ex. : Règlement de régie interne). Elle doit également veiller à ce que les politiques soient en accord avec les meilleures pratiques, notamment celles contenues dans le présent guide et celles recommandées lors des ateliers de formation offerts par votre fédération. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec cette dernière.

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Section 4.4

Code d'éthique et de déontologie des administrateurs et des dirigeants

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Section 4.5

Les contrats avec les résidents

4.5.1. - Contrat de membre

Le Contrat de membreVoir la documentation pour un modèle de contrat de membre est un engagement mutuel entre la coopérative et le membre. Il précise leurs droits et leurs obligations réciproques découlant de l’adhésion du membre à la coopérative.

Dans le cas d’un membre bénéficiant d’une aide au loyer en vertu du programme Sans but lucratif-privé (PSBL-P), le contrat de membre doit contenir des dispositions spécifiques en lien avec la perte du statut de membre (voir le  ). Dans le cas d’une coopérative de solidarité, vous pouvez également, selon le cas, utiliser le modèle de contrat de membre – membre de soutien et le modèle de contrat de membre – membre travailleurs se trouvant dans la section document de ce site.

Ainsi, le membre s’engage à souscrire et à payer des parts de qualification, à respecter ses obligations en tant que locataire, à effectuer les tâches qui lui sont attribuées, à respecter les règlements et les politiques de la coopérative, etc.

En contrepartie, la coopérative s’engage à lui accorder différents avantages et privilèges tels le droit de participer aux décisions et à la gestion, un rabais de membre, l’accès à la formation, etc.

Seuls les membres peuvent bénéficier des avantages que leur accorde la coopérative. Si un membre démissionne ou perd autrement son statut de membre, il perd aussi tous les avantages qui y étaient attachés.

Suivant sa taille et le fonctionnement qu’elle a choisi, votre coopérative peut adopter une politique de gestion du contrat de membre et mettre sur pied un comité de gestion du contrat de membre.

Les droits et obligations des membres sont abordés plus en détail à la section  »La politique de gestion du contrat de membre ».

Le contenu standard (modèle de contrat de membre) peut être approuvé par l’assemblée. Le contrat de membre n’a cependant aucun effet, tant qu’il n’est pas signé par le membre et, dans le cas de la coopérative, par un représentant autorisé par le conseil d’administration.

4.5.2. - Bail de logement

Le bail est un contrat par lequel une personne, le locateur (en l’occurrence la coopérative), s’engage envers une autre personne, le locataire, à lui procurer, moyennant un loyer, la jouissance d’un bien pendant un certain temps (C.c.Q., art. 1851).

Puisqu’il s’agit d’un contrat, le bail est assujetti aux règles relatives à la conclusion des contrats prévues au Code civil du Québec, notamment en ce qui a trait à la capacité et au consentement. Mentionnons à cet égard qu’un mineur peut, compte tenu de son âge et de son discernement, contracter seul pour satisfaire ses besoins ordinaires et usuels (C.c.Q., art. 157).

Recommandation

Dans le cas d’un cas d’un candidat locataire d’âge mineur, il est recommandé soit de conclure le bail avec un adulte (ex. : la mère ou le père) ou encore d’obtenir un cautionnement d’une personne solvable.

Le bail de logement constitue une forme particulière de bail ayant pour objet la jouissance d’un logement.

Le Code civil du Québec prévoit des règles s’appliquant au contrat de louage en général (C.c.Q, arts. 1851 à 1891) et au bail de logement en particulier (C.c.Q., arts. 1892 à 2000).

L’utilisation des formulaires publiés par le Tribunal administratif du logement est obligatoire (C.c.Q., art. 1895). Il existe un formulaire spécifique pour les logements appartenant à une coopérative d’habitation. Toutefois, dans le cas de logements subventionnés en vertu du  Programme sans but lucratif-privé (PSBL-P) et du programme Supplément au loyer (PSL), les coopératives devraient plutôt utiliser le formulaire de bail conçu pour les logements à loyer modique (Règlement sur les formulaires de bail obligatoires et sur les mentions de l’avis au nouveau locataire, article 1).

Les formulaires de bail sont en vente auprès de votre fédération, dans les bureaux du Tribunal administratif du logement, dans les librairies et aux Publications du Québec (1 800 463-2100). Il est également possible d’acheter en ligne le formulaire de bail sur le site Web des Publications du Québec.

La personne mandatée par le conseil d’administration pour remplir et faire signer le bail doit agir consciencieusement et avec rigueur, et porter une attention aux différentes sections du bail. Elle doit remettre le règlement d’immeuble avant la conclusion du bail. En effet, ce règlement est considéré comme faisant partie du bail.

Les droits et obligations du locateur et du locataire en vertu du bail de logement sont décrits au chapitre 18.

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