Chapitre 13
Le conseil d’administration
Section 13.8
Première réunion d’un nouveau conseil d’administration
À la suite de l’élection des administrateurs lors de l’assemblée annuelle, le conseil d’administration tient une première réunion. Celle-ci est importante, particulièrement lorsque plusieurs nouveaux administrateurs ont été élus. Au cours de cette réunion, le conseil :
- Nomme des dirigeants;
- Désigne les signataires;
- Mandate le secrétaire pour l’envoi de documents et pour la mise à jour du dossier de la coopérative auprès d’autorités publiques ou coopératives (ex. : direction de l’entrepreneuriat collectif du MEI , fédération, SCHL, SHQ et Registraire des entreprises);
- Mandate le secrétaire de procéder à la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation et de faire des recommandations au conseil concernant la destruction des documents dont la durée de vie utile est écoulée;
- Transfert, s’il y a lieu, certains dossiers aux nouveaux responsables;
- Demande aux administrateurs de signer des engagements touchant la confidentialité et les conflits d’intérêts.
Cette première réunion représente une occasion intéressante de présenter brièvement le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et dirigeants. Cela constitue un rappel utile pour les administrateurs plus expérimentés et un avant-goût d’une formation à venir sur les devoirs des administrateurs pour les nouveaux venus.
13.8.1 - Nomination des dirigeants
Le conseil nomme les dirigeants de la coopérative, soit un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.
Le nouveau conseil répartit les postes en fonction des intérêts et des capacités de chacun. Par exemple, le secrétaire doit être capable de prendre des notes et de rédiger des procès-verbaux. Il doit de plus être une personne ordonnée, responsable et capable de respecter les échéances fixées.
Si plus d’une personne est intéressée par un poste et capable de l’occuper, le conseil procède au vote pour l’attribution du poste. La répartition des postes est notée au procès-verbal et communiquée aux membres dès que possible.
Pour en savoir plus concernant les dirigeants et leur rôle, nous vous invitons à consulter le chapitre 14.
13.8.2 - Désignation des signataires
Le conseil nomme en début de mandat trois de ses membres pour signer, au nom de la coopérative, les documents bancaires (chèques, dépôts à terme, transferts de comptes, etc.), les contrats (ex. : réparations, contrat de membre, baux, etc.), les conventions d’exploitation avec les organismes gouvernementaux (SCHL et SHQ), etc. Habituellement, les signataires sont le président, le secrétaire et le trésorier. Lorsque la coopérative a engagé une direction générale, celle-ci sera normalement aussi désignée comme signataireVoir la documentation pour un modèle de résolution de désignation des signataires.
Comme les institutions financières peuvent avoir des exigences particulières quant aux documents à remplir ou à fournir pour autoriser de nouveaux signataires, il est prudent de se procurer leurs formulaires et de prendre connaissance de leurs exigences afin de s’assurer que les résolutions formulées par le conseil seront acceptées. Les résolutions sont notées au procès-verbal de la réunion.
13.8.3 - Préparation et envoi de documents à des tiers
Rappelons qu’à la suite de la tenue de l’assemblée annuelle, le conseil d’administration de la coopérative doit préparer et transmettre certains documents et informations à différents organismes, notamment :
- Direction de l’entrepreneuriat collectif du MEI : rapport annuel incluant les états financiers audités et signés et formulaire Renseignements supplémentaires obligatoires;
- Fédération dont la coopérative est membre : rapport annuel incluant les états financiers audités et signés;
- Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec : déclaration de revenus (incluant les états financiers audités et signés);
- SCHL ou SHQ : états financiers audités et signés et tous autres documents exigés en vertu de la convention d’exploitation;
- Registraire des entreprises : s’il y a lieu, pour la mise à jour des informations concernant la coopérative (ex. : administrateurs, dirigeants, adresse) auprès du registraire des entreprises.
Pour en savoir plus, consulter le chapitre 12.
13.8.4 - Transfert des dossiers
Il est très important d’effectuer un bon transfert des dossiers en cours. Les administrateurs sortants ont beaucoup d’informations. Les connaissances acquises et l’expertise développée en cours de mandat sont précieuses. Elles doivent être transférées aux nouveaux administrateurs.
Trousse pour les nouveaux administrateurs
Chaque nouvel administrateur devrait recevoir – en format cartable ou numérique – une trousse incluant, par exemple, les documents ou informations suivantes :
- Règlements et politiques de la coopérative;
- Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et dirigeants;
- Procès-verbaux des réunions du conseil de l’année précédente;
- Document résumant les devoirs des administrateurs et les attentes de la coopérative à leur égard;
- Résumé des règles et procédures en usage au conseil (ex. : droits de parole, processus de délibération et de vote, etc.);
- Informations générales concernant la coopérative (ex. : historique, mission, valeurs, code de vie, liste des immeubles, nombre de logements, etc.) et sur le Mouvement (ex. : votre fédération et la CQCH);
- Liste des noms et coordonnées (téléphone et adresse électronique) des administrateurs.
La façon la plus simple de procéder consiste à prévoir une rencontre entre les administrateurs sortants et les nouveaux venus. Cette rencontre, si possible, devrait constituer la deuxième partie de la première réunion du nouveau conseil d’administration (la première partie étant le règlement des questions d’ordre technique).
Certaines coopératives procèdent par poste : rencontre entre l’ancien trésorier et le nouveau, etc. Cette façon de faire, quoique valable et très efficace pour des responsabilités spécifiques, ne donne pas la possibilité au nouveau conseil d’avoir une vue d’ensemble des affaires et des enjeux au sein de la coopérative.
Passez en revue les éléments suivants :
- L’information reçue sur les dossiers traités par l’ancien conseil, mais non fermés;
- Les résolutions adoptées par l’assemblée;
- Le calendrier de gestion;
- La convention et les contrats en cours;
- Les bilans et plans d’action des comités et du conseil d’administration.
Un échange d’information devrait avoir lieu concernant le fonctionnement des comités, sur la gestion en général et les possibilités d’amélioration.
Organisation du travail
La coopérative ne doit pas repartir à zéro chaque année. Il y a des pratiques et des méthodes déjà établies. On ne doit pas tout bousculer sous prétexte qu’on a un nouveau conseil d’administration. Il y a sûrement des choses à changer, mais le changement doit se faire en douceur et permettre une amélioration.
Enfin, assurez-vous, s’il y a lieu, de récupérer tous les documents et outils de travail (ex. : guide en format cartable, ordinateur appartenant à la coopérative, clé USB, codes et mots de passe permettant l’accès aux différents dossiers en ligne de la coopérative [ex. : institutions financières, Registraire des entreprises, Hydro-Québec, assureur, etc.]) encore détenus par les administrateurs sortants.
