Chapitre 13
Le conseil d’administration

Section 13.3

Pouvoirs, devoirs et responsabilité des administrateurs

13.3.1 - Pouvoirs des administrateurs

Un pouvoir qui s’exerce collégialement

Le conseil d’administration n’exerce ses pouvoirs que lorsque les administrateurs sont réunis à l’occasion d’une réunion dûment convoquée et régulièrement tenue. Ce n’est que dans cette circonstance que les administrateurs peuvent collectivement prendre des décisions et agir.

Fiche juridique

Individuellement, les administrateurs – incluant le président – n’ont aucun pouvoir, sauf ceux qui leur sont conférés en vertu de la Loi et des règlements de la coopérative ou à la suite d’une résolution du conseil d’administration. Autrement, ils ne peuvent à titre individuel ni engager ni représenter la coopérative.

Pouvoirs généraux

L’article 89 de la Loi donne au conseil d’administration un pouvoir général d’administration des affaires de la coopérative. Ce pouvoir général inclut, notamment :

• La gestion des immeubles appartenant à la coopérative;
• La gestion de ses finances;
• La conclusion et la gestion des baux;
• L’adoption de politiques;
• En général, la réalisation de l’ensemble des activités de la coopérative.

Pouvoirs spécifiques

En plus du pouvoir général d’administrer la coopérative, la Loi confère au conseil certains pouvoirs spécifiques et dont l’exercice lui est réservé exclusivement, notamment :

• Admettre les nouveaux membres (c., art. 51);
• Accepter la démission d’un membre avant l’expiration du délai prévu par la Loi (c., art. 55);
• Imposer des mesures disciplinaires (suspension et exclusion des membres) (c., art. 57);
• Choisir les dirigeants (L.c., 113 et art. 116);
• Rembourser (c., art. 38.1) ou confisquer les parts de qualification (L.c., art. 43);
• Approuver le transfert des parts sociales (c., art. 39);
• Déterminer les caractéristiques des parts privilégiées (c., art. 46);
• Adopter une résolution pour adhérer à la fédération et la faire ratifier par l’assemblée (c., art. 229);
• Approuver une convention de fusion à titre de coopérative absorbante (c., art. 168).

Restrictions aux pouvoirs du conseil

En vertu de la Loi sur les coopératives

L’article 89 de la Loi sur les coopératives prévoit certaines limitations aux pouvoirs du conseil.  Ainsi, l’assemblée des membres peut, par règlement, soumettre à son autorisation l’exercice de certains pouvoirs du conseil d’administration, sauf dans le cas des pouvoirs réservés exclusivement au conseil par la Loi (ex. : admission des nouveaux membres, imposition de mesures disciplinaires, etc.).

De même, le conseil d’administration ne peut emprunter ni hypothéquer ou autrement donner en garantie les biens de la coopérative sans y être autorisé par un règlement adopté aux deux tiers des voix exprimées par les membres ou représentants présents à une assemblée. Ce règlement est appelé Règlement d’emprunt et d’attribution de garantie Voir la sous-section ''Principaux règlements'' (Sous-section 4.2.3) .

Toujours en vertu de l’article 89, le conseil d’administration ne peut vendre, louer ou échanger la totalité ou la quasi-totalité Selon une interprétation généralement retenue, la « quasi-totalité » des biens référerait à environ 90 % et plus des actifs de l’entreprise. des biens de la coopérative (ex. : les immeubles à logements dans le cas d’une coopérative d’habitation), hors du cours normal de ses affaires, sans y être autorisé par un règlement adopté aux trois quarts des voix exprimées par les membres ou représentants présents à une assemblée générale.

Vente des immeubles sujette à approbation du ministre

En vertu de l’article 221.2.5 de la Loi, une coopérative ne peut vendre ou autrement aliéner un immeuble ayant été construit, acquis, restauré ou rénové dans le cadre d’un programme d’aide à l’habitation, à moins d’avoir obtenu au préalable l’autorisation du ministre .

Mentionnons également que la décision du conseil d’administration d’une coopérative de démissionner de la fédération dont elle est membre doit être ratifiée par l’assemblée générale de la coopérative (L.c., art. 232.1).

En vertu des conventions d’exploitation

Les conventions d’exploitation conclues par la majorité des coopératives d’habitation comportent des limitations aux pouvoirs du conseil d’administration. Ces limitations diffèrent d’un programme à l’autre, mais la plupart d’entre eux contiennent des restrictions en ce qui a trait à l’affectation des immeubles de la coopérative – c’est-à-dire les fins pour lesquelles ils sont utilisés–, à leur vente, à la conclusion d’ententes de gestion, à l’approbation du budget et des états financiers, à l’utilisation de la réserve de remplacement, à l’attribution des logements à loyer modique, à l’adhésion à une fédération, à la modification des logements (nombre et typologie), etc.

En vertu de la Loi sur la Société d’habitation

La Loi sur la Société d’habitation prévoit que la Société d’habitation (SHQ) peut, dans certaines circonstances, imposer un régime d’administration provisoire aux coopératives d’habitation qui reçoivent une aide financière de la SHQ (L.S.H.Q., art 85.2). Dans le cadre de ce régime, les pouvoirs du conseil d’administration de la coopérative sont suspendus pour une période d’au plus 120 jours (pouvant être prolongée pour des périodes additionnelles maximales de 90 jours – L.S.H.Q., art. 85.2) et la SHQ nomme un ou des administrateurs provisoires pour exercer leurs pouvoirs durant cette suspension.

L’imposition du régime d’administration provisoire peut survenir dans les cas suivants :

• Les administrateurs ont manqué aux obligations que le Code civil impose aux administrateurs d’une personne morale ou à celles que leur impose la Loi sur la Société d’habitation ou un règlement pris pour son application ou qui découle d’un programme d’habitation ou d’un accord aux termes duquel l’organisme reçoit de l’aide financière;
• Il y a eu faute grave, notamment malversation ou abus de confiance d’un ou de plusieurs administrateurs ou autres dirigeants de la coopérative;
• Un ou plusieurs administrateurs ou autres dirigeants de la coopérative ont posé un geste incompatible avec les règles de saine gestion applicables à un organisme qui reçoit de l’aide financière accordée sur les fonds publics;
• Des pratiques incompatibles avec les objectifs ou les normes du programme d’habitation en vertu duquel l’aide financière est octroyée à la coopérative ont eu cours au sein de celui-ci;
• Un ou plusieurs administrateurs ou autres dirigeants de la coopérative ont intimidé, harcelé ou maltraité tout occupant d’un logement situé dans un immeuble d’habitation appartenant la coopérative ou n’ont posé aucun acte pour mettre fin à la maltraitance, au harcèlement ou à l’intimidation qui leur est dénoncé.

13.3.2 - Devoirs des administrateurs

Devoirs généraux prévus au Code civil

Le Code civil du Québec édicte certains devoirs qui s’imposent aux administrateurs de toutes personnes morales, dont les coopératives.

Fiche juridique

Tant collectivement qu’individuellement, les administrateurs de la coopérative sont considérés comme des mandataires de cette dernière (L.c., art. 91). À ce titre, ils doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter les obligations que la Loi, l’acte constitutif et les règlements leur imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés (C.c.Q., art. 321).

Les administrateurs doivent agir avec prudence et diligence. Le devoir de prudence et de diligence impose, entre autres, aux administrateurs :

• De se préparer adéquatement pour les réunions, par exemple en lisant attentivement la documentation transmise au préalable et en notant les interrogations qu’ils ont en lien avec les différents sujets à l’ordre du jour;
• D’assister aux réunions et d’être attentifs afin de demeurer pleinement informés de tous les aspects liés à l’exploitation de la coopérative;
• De demander des éclaircissements dans le cas où ils ne comprennent pas bien un sujet discuté;
• De demander de reporter une décision lorsque l’information fournie et les discussions ne permettent pas de se faire clairement une idée sur le sujet;
• De comprendre et de respecter les limites de leurs compétences, en ayant recours au besoin à des ressources externes détenant l’expertise nécessaire;
• Si la coopérative a des employés, d’exiger à chaque réunion la preuve du paiement aux autorités gouvernementales des différentes retenues à la source (impôt sur le revenu, assurance chômage, Régime des rentes, cotisation CNESST, etc.).

Présence aux réunions

L’article 97 de la Loi prévoit qu’un administrateur présent à une réunion du conseil est réputé avoir acquiescé à toute résolution adoptée ou toute mesure prise alors qu’il est présent à cette réunion, sauf dans les cas suivants :

• S’il demande lors de la réunion que sa dissidence soit consignée au procès-verbal;
• S’il avise par écrit le secrétaire de la réunion de sa dissidence avant l’ajournement ou la levée de la réunion.

L’article 98 indique, pour sa part, qu’un administrateur absent à une réunion du conseil est présumé n’avoir approuvé aucune résolution ni participé à aucune mesure prise en son absence.

Les administrateurs doivent également agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la coopérative (C.c.Q., art. 322). Cela implique, entre autres :

• D’agir de bonne foi avec pour seul objectif le bien de la coopérative, sans tenir compte des intérêts particuliers d’autres personnes, groupes ou organisations (ex. : un administrateur ne doit pas défendre les intérêts particuliers des personnes qui l’ont élu);
• De ne pas commettre d’abus de pouvoir dans le but de procurer des avantages à eux-mêmes (ou à d’autres);
• De demeurer indépendants de toute pression ou influence. Cela signifie notamment qu’ils ne doivent pas se lier d’avance dans la manière dont ils prendront leurs décisions et qu’ils doivent éviter de donner préséance à des intérêts autres que ceux de la coopérative et de l’ensemble de ses membres (ex. : un administrateur ne peut s’engager envers un membre ou un tiers à voter dans un sens ou dans un autre sur un sujet donné, en échange d’avantages ou d’autres considérations).

Autres règles de conduite

Les administrateurs d’une coopérative doivent agir en fonction des valeurs de la coopérative et avoir un comportement exemplaire. Ils doivent, notamment :

• Agir en conformité avec les valeurs et principes coopératifs;
• Agir dans l’exercice de leurs fonctions avec bonne foi, honnêteté, loyauté, assiduité et équité;
• Entretenir à l’égard des administrateurs, des dirigeants et des membres de la coopérative des relations fondées sur le respect, l’équité et la coopération;
• Éviter les situations mettant en conflit leurs intérêts et ceux de la coopérative. En cas de conflit d’intérêts ou d’apparence d’un tel conflit, il convient de le dénoncer au conseil et de s’abstenir de participer aux discussions et à la prise de décision ou d’influencer le vote des autres administrateurs (c., art. 106);
• Respecter la vie privée et la confidentialité des informations qui sont portées à leur connaissance dans l’exercice de leur fonction;
• Avoir une attitude et des gestes exempts de toute forme de discrimination;
• S’abstenir de toute forme de harcèlement, d’intimidation, d’abus ou de maltraitance à l’égard des membres, administrateurs, employés, fournisseurs et autres collaborateurs ou partenaires de la coopérative et dénoncer de tels comportements.

Fiche juridique

La coopérative devrait adopter un Code d’éthique et de déontologie qui s’applique aux administrateurs, aux dirigeants, ainsi qu’aux membres de comités.

Devoirs spécifiques prévus dans la Loi sur les coopératives

L’article 90 de la Loi sur les coopératives impose au conseil une série de devoirs plus spécifiques :

• Engager un directeur général ou gérant, à moins d’une disposition d’un règlement à l’effet contraire;
• Assurer la coopérative contre les risques qu’il détermine, sous réserve des exigences et restrictions prévues par règlement;
• Désigner les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative tout contrat ou autre document;
• Lors de l’assemblée annuelle, rendre compte de son mandat et présenter le rapport annuel;
• Faire une recommandation à l’assemblée annuelle concernant l’affectation des trop-perçus ou excédents;
• S’il y a lieu, faire une recommandation à l’assemblée concernant l’élection des administrateurs non membres;
• Faciliter le travail du vérificateur (auditeur indépendant);
• Encourager la formation en matière de coopération des membres, des administrateurs, des dirigeants et des employés de la coopérative, puis favoriser l’information du public sur la nature et les avantages de la coopération;
• Promouvoir la coopération entre les membres, entre les membres et la coopérative et entre celle-ci et d’autres organismes coopératifs;
• Favoriser le soutien au développement du milieu où la coopérative exerce ses activités;
• Fournir au ministre, si ce dernier en fait la demande, une copie des règlements ainsi que les renseignements et documents qu’il pourrait requérir.

On retrouve, ailleurs dans la Loi, d’autres devoirs imposés aux administrateurs. Par exemple, le conseil doit, dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice financier, préparer le rapport annuel (L.c., art. 132). Le conseil doit également transmettre une copie du rapport annuel au ministre et à la fédération dont la coopérative est membre dans les 30 jours qui suivent l’assemblée annuelle (L.c., art. 134).

13.3.3 - Responsabilités légale des administrateurs

En vertu du Code civil du Québec

Comme c’est le cas pour toutes personnes physiques ou morales, les administrateurs d’une coopérative d’habitation sont susceptibles, en principe, de faire l’objet d’une réclamation pour les dommages causés à autrui par leur faute, notamment dans le cas de manquements aux devoirs de prudence, de diligence, d’honnêteté et de loyauté (C.c.Q., art. 1457). Un tel recours en responsabilité civile pourrait être entrepris par :

• La coopérative;
• D’autres administrateurs;
• Des membres;
• Des tiers.

Toutefois, dans le cas d’administrateurs bénévoles d’organismes sans but lucratif ou de coopératives, les poursuites s’avèrent rares dans les faits et les condamnations encore plus rares, sauf en cas de fraude, de négligence grossière ou de faute grave.

En vertu d’autres lois

En plus des recours en dommages-intérêts en lien avec les devoirs généraux des administrateurs (prudence, diligence, loyauté, etc.), les administrateurs d’une coopérative d’habitation sont susceptibles d’être poursuivis en vertu de nombreuses lois, tant provinciales que fédérales. Parmi celles-ci, nous retrouvons les obligations qui découlent des lois en matière fiscale, en matière de faillite et d’insolvabilité, mais aussi celles relatives à l’environnement, à la santé et sécurité au travail, etc.

Certaines de ces lois comportent également des dispositions de nature pénale, en vertu desquelles un ou des administrateurs d’une coopérative pourraient être poursuivis et éventuellement être condamnés à payer des pénalités ou des amendes. Par exemple, en vertu de la Loi sur les coopératives, les administrateurs d’une coopérative d’habitation qui procéderaient à un partage illicite des biens de la coopérative ou décideraient de vendre un immeuble ayant été construit, acquis, restauré ou rénové dans le cadre d’un programme d’aide à l’habitation sans l’autorisation du ministre pourraient se voir imposer des amendes pouvant atteindre plusieurs dizaines de milliers de dollars (L.c., art. 147, art. 221.2.5, art. 246.1 et art. 248.1 Voir également à ce sujet la sous-section '' En vertu de la Loi sur les coopératives'' (Sous-section 16.3.3) .

13.3.4 - Se prémunir et se défendre contre les poursuites

Agir avec prudence et diligence

La meilleure façon pour les administrateurs d’éviter les problèmes et d’éventuelles réclamations consiste à être vigilants et prudents. Soyez conscients de vos responsabilités et assurez-vous d’accomplir votre mandat en vous conformant aux devoirs et obligations qui vous incombent.

COMMENT DIMINUER LES RISQUES DE RESPONSABILITÉ?

Voici quelques mesures de prudence qui permettent d’atténuer les risques de responsabilité des administrateurs. Ainsi, pour limiter les risques, l’administrateur devrait :

1. Connaître et respecter :
   • La Loi sur les coopératives et les autres lois qui constituent l’environnement juridique immédiat de la coopérative et qui s’appliquent à elle compte tenu de sa nature et des activités qu’elle exerce;
   • Les statuts, règlements et politiques internes de la coopérative;
   • Les limites des pouvoirs qui lui sont conférés et agir à l’intérieur de celles-ci.
2. Assister à toutes les réunions du conseil d’administration.
3. Structurer et documenter les processus décisionnels :
   • Avoir en main toute l’information requise disponible avant de prendre une décision;
   • Lire les documents remis;
   • Intervenir dans les délibérations, demander des explications, donner son opinion et voter en toute liberté;
   • Demander l’avis de professionnels ou d’experts lorsque la situation dépasse ses connaissances et ses compétences;
   • Reporter les décisions sur des matières sur lesquelles il semble manquer d’information ou si une réflexion reste à faire;
   • Valider toute l’information contenue dans les procès-verbaux avant de les adopter.

3. Se doter d’un code d’éthique et de déontologie.
4. Éviter les situations de conflits d’intérêts en les dénonçant lorsqu’elles surviennent et en se retirant de l’ensemble du processus décisionnel.

5. Gérer la protection des renseignements personnels que la coopérative recueille, détient, utilise ou communique dans le cadre de l’exploitation de son entreprise.

6. Assurer la coopérative d’habitation pour toutes les couvertures d’assurance adéquates couvrant les risques usuels et ceux liés à la nature de ses activités :
   • assurance responsabilité civile;
   • assurance responsabilité des administrateurs;
   • assurance accident;
   • assurance de biens (feu, vol, vandalisme).

7. Avoir la rigueur de parfaire ses connaissances et ses habiletés d’administrateur en suivant de la formation.

Enregistrer sa dissidence

Si une résolution proposée vous paraît comporter trop de risque ou si une décision ne respecte pas, selon vous, la Loi ou les règles de l’art, alors n’hésitez pas à faire valoir votre point de vue, même si tous les autres administrateurs sont d’accord avec la résolution proposée. S’il y a lieu, vous devrez éventuellement, au moment du vote, enregistrer votre dissidence et demander que celle-ci soit portée au procès-verbal de la réunion. Évidemment, n’oubliez pas de lire le procès-verbal avant la prochaine réunion afin de vérifier que le secrétaire de la réunion a bien acquiescé à vos demandes!

Obligation de la coopérative de défendre ses administrateurs

En vertu de l’article 103 de la Loi, une coopérative doit assumer la défense de ses administrateurs (incluant les honoraires d’avocat) qui sont poursuivis par un tiers pour l’accomplissement d’un acte ou pour son omission dans l’exercice de leurs fonctions ou dans l’exécution d’un mandat au nom de la coopérative. La coopérative paie, le cas échéant, les dommages-intérêts résultant de cet acte ou de cette omission, sauf si l’administrateur ou le mandataire a commis une faute lourde ou une faute intentionnelle.

fiche juridique

Lorsqu’un administrateur fait l’objet d’une poursuite pénale ou criminelle, la coopérative n’assumera le paiement des dépenses de ses administrateurs que dans les cas suivants :

• L’administrateur était justifié de croire que sa conduite était conforme à la Loi;
• L’administrateur a été libéré ou acquitté des accusations ou encore la poursuite a été retirée ou rejetée.

Une coopérative peut même être obligée d’assumer, en tout ou en partie, les dépenses de ses administrateurs qu’elle a elle-même poursuivis si, ultimement, elle n’obtient pas gain de cause et si le tribunal en décide ainsi. Si la coopérative n’obtient gain de cause qu’en partie, le tribunal peut déterminer le montant des dépenses qu’elle assume (L.c., art. 104).

Assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants

Afin d’assurer la tranquillité d’esprit des administrateurs et de protéger les intérêts de la coopérative, celle-ci doit souscrire une assurance Responsabilité des administrateurs et dirigeants. Ainsi, en cas de poursuite, c’est l’assureur qui prendra en charge le dossier Voir la sous-section''Assurances responsabilité de la coopérative'' (Sous-section 21.2.5) . N’oubliez pas que même si, en fin de compte, la poursuite ne conduit pas à une condamnation, les frais d’avocat représentent souvent à eux seuls une dépense considérable.

Dès votre arrivée en tant que nouvel administrateur, vous devriez demander si la coopérative a souscrit une telle assurance. La coopérative devrait fournir annuellement à ses administrateurs une preuve de renouvellement et de paiement de cette assurance.

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