Chapitre 13
Le conseil d’administration

Section 13.5

Organisation efficace du travail

13.5.1 - Planifier

Afin d’être efficace, le conseil d’administration devrait s’appuyer sur une planification de son travail. Nous avons vu au chapitre 11 l’importance pour la coopérative de faire une réflexion stratégique débouchant sur des orientations et un plan d’action. Le plan d’action constitue un excellent point de départ afin de permettre au conseil de structurer les actions à entreprendre et de s’assurer que celles-ci seront conformes aux orientations définies par les membres.

Le conseil d’administration devrait de plus concevoir un calendrier annuel de gestionregroupant l’ensemble des activités de gestion importantes au cours de l’année. Ce calendrier permet une meilleure supervision des tâches à effectuer et donne à tous les administrateurs une vue d’ensemble de leurs responsabilités. Les activités inscrites ne sont pas nécessairement exécutées par le conseil d’administration. Leur réalisation peut être confiée à des comités ou, s’il y a lieu, à la direction générale. Le conseil d’administration devrait consulter son calendrier à chacune de ses réunions pour ne pas perdre de vue les activités ou tâches à venir.

13.5.2 - Déléguer, superviser et coordonner

Apprendre à déléguer

Idéalement, le conseil d’administration devrait consacrer le plus de temps possible à planifier, à prendre des décisions, à assumer un leadership au sein de la coopérative, plutôt qu’à réaliser des tâches. Évidemment, dans une coopérative d’habitation de très petite taille (ex. : 12 logements ou moins), il est probable qu’une portion importante des tâches soient effectuées par les membres du conseil.

Le conseil d’administration devrait agir le plus possible comme chef d’orchestre. C’est pourquoi le conseil devrait mandater des instances ou différents intervenants pour réaliser le travail. Selon le mode de gestion adopté par la coopérative et la nature des mandats, il s’agira :

• De comités;
• D’un administrateur ou d’un membre;
• De la direction générale;
• De ressources externes (ex. : la fédération, un gestionnaire immobilier, un comptable, etc.).

L’art de superviser 

Superviser est un art que le conseil doit apprendre à maîtriser, au risque sinon de paralyser les activités de gestion de la coopérative et de créer un climat tendu au sein de l’organisation. Afin d’obtenir une supervision efficace, il faut trouver le bon équilibre entre, d’une part, la confiance qu’il faut accorder aux collaborateurs (ex. : comités, directeur général, gestionnaire, etc.) et, d’autre part, la vigilance nécessaire pour s’assurer que les objectifs seront atteints. Ainsi, lorsque le conseil confie une responsabilité ou une tâche, il doit éviter de se substituer aux instances ou aux personnes qu’il a mandatées. Il doit plutôt prendre les mesures nécessaires pour que le travail soit fait, bien fait et dans les temps prévus. Pour atteindre cet objectif, le conseil doit :

• S’assurer que les personnes mandatées ont les compétences nécessaires;
• Donner des instructions claires;
• Exiger des rapports réguliers afin de vérifier l’avancement du travail;
• Vérifier que les tâches ont été réalisées convenablement.

 

Coordonner ou gérer le travail d’équipe

Souvent, la réalisation d’une tâche, d’une activité ou d’un projet nécessite la collaboration de plusieurs intervenants. Le conseil est parfois amené à jouer un rôle de coordonnateur, c’est-à-dire qu’il devra :

• Définir et communiquer l’objectif commun à tous les intervenants;
• Faire en sorte que les intervenants concernés connaissent et comprennent le travail qu’ils ont à accomplir, tout en ayant un bon aperçu de ce que les autres font;
• S’assurer que les intervenants communiquent entre eux et travaillent en équipe;
• Établir un climat de travail serein et motivant;
• Prévenir et gérer les conflits potentiels.

13.5.3 - Évaluer

L’évaluation est une composante essentielle d’une saine gouvernance d’entreprise. Elle permet de jeter un regard sur la façon dont les décisions ont été prises et sur la manière d’exercer la gestion des activités de la coopérative, et ce, dans une perspective d’amélioration continue. L’évaluation de la performance constitue le moyen privilégié pour accroître l’efficacité du conseil, de ses comités et de l’ensemble des collaborateurs.

Questionnaire

Il est sain de se questionner de temps à autre sur notre façon de fonctionner. Cela permet la réflexion et l’échange entre les administrateurs. Très souvent, une évaluation du fonctionnement du groupe permet d’apporter des changements bénéfiques. L’évaluation dont il est question ici est celle du fonctionnement du conseil d’administration et non du fonctionnement de la coopérative en général.

Bien que la formule d’une évaluation individuelle des administrateurs par les pairs soit utilisée dans certaines entreprises, une telle pratique comporte des risques, notamment en ce qui a trait au climat au conseil. L’auto-évaluation individuelle et collective représente une approche plus constructive.

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