La constitution d’une bonne gouvernance coopérative

Votre coopérative adhère aux valeurs et aux principes reconnus par les coopératives à travers le monde. Ceux-ci devraient se refléter et s’incarner dans l’ensemble des décisions prises par la coopérative, ainsi que dans chacune des actions qu’elle entreprend.

Les administrateurs, les dirigeants, les employés ainsi que les membres des différents comités de la coopérative adhèrent de plus à des normes d’intégrité, de transparence et d’impartialité. Cela signifie qu’ils s’engagent, notamment, à :

• Agir dans le seul intérêt de la coopérative et faire abstraction de leur intérêt personnel propre ou de celui d’un tiers;
• Exercer leurs fonctions avec bonne foi, honnêteté, loyauté et équité;
• Prendre des décisions avec indépendance, impartialité et objectivité, indépendamment de toute pression ou influence externe;
• Respecter le caractère confidentiel de l’information reçue dans l’exercice de leurs fonctions.

Une gouvernance démocratique

Un des traits distinctifs de la formule coopérative découle du caractère démocratique de sa gouvernance. La démocratie coopérative suppose que chaque membre dispose d’un pouvoir égal, sans égard au nombre de parts qu’il détient, à son statut social, à son ancienneté dans la coopérative ou à tout autre critère discriminant (genre, âge, origine ethnique, croyance religieuse, etc.). Ce principe est matérialisé par l’adage « un membre, un vote ». Une gouvernance démocratique repose également sur le fait que l’ensemble des membres dispose de l’information nécessaire à une prise de décision éclairée. Enfin, les administrateurs et les membres de comités doivent faire preuve de transparence dans la gestion de la coopérative et rendre compte aux membres de leur gestion.

Une structure de gestion adaptée

Sauf en ce qui concerne l’assemblée des membres et le conseil d’administration, il n’existe pas de modèle unique de structure convenant à toutes les coopératives d’habitation. Votre coopérative devrait se doter d’une structure de gestion qui correspond à sa réalité (nombre de logements, clientèles desservies, services offerts, etc.) et qui répond aux besoins des membres. Ainsi, la mise sur pied de comités devrait servir à alléger le travail du conseil d’administration en déléguant certaines responsabilités et tâches à un groupe de membres, et non pas à alourdir le processus de décision et de gestion. De même, un comité exécutif n’est généralement d’aucune utilité, sauf, exceptionnellement, dans le cas de certaines coopératives de très grande taille.

La cohésion entre les instances

Pour être efficaces, les différents organes de décision et de gestion doivent agir de concert, selon une structure connue de tous. Leurs décisions et leurs actions doivent se compléter au lieu d’entrer en concurrence les unes avec les autres. Les instances de la coopérative doivent de plus établir entre elles des canaux de communication efficaces.

Des rôles et des pouvoirs bien définis

Chaque composante de la structure doit connaître exactement son rôle, les limites de ses pouvoirs, de ses responsabilités et de ses tâches. Dans le cas de l’assemblée des membres et du conseil d’administration, la Loi sur les coopératives détermine en partie la répartition des pouvoirs. Par exemple, c’est l’assemblée qui nomme l’auditeur (ou vérificateur) (L.c., art. 76), mais c’est le conseil d’administration qui, seul, a le pouvoir d’approuver les états financiers (L.c., art. 133). Les règlements et les politiques de la coopérative complètent cette répartition. Les mandats, responsabilités et tâches des différents comités de la coopérative sont, quant à eux, définis principalement dans les politiques de la coopérative.

Une communication efficace entre les intervenants

La communication est un élément clé d’une saine gouvernance. Chacun des intervenants doit être en mesure d’exprimer clairement ses attentes, ses objectifs, ses contraintes, etc. De même, chacun devrait savoir ce que les autres font. On évite ainsi, par exemple, que deux intervenants entreprennent la même tâche!

Une gestion responsable

Le rôle de chaque intervenant au sein de votre coopérative est important et doit être accompli avec soin et diligence. Pour qu’il en soit ainsi, la coopérative doit :

• S’assurer que ses membres, administrateurs, dirigeants et employés possèdent les compétences et les outils nécessaires à l’accomplissement de leurs fonctions respectives (voir le chapitre 7);
• Reconnaître ses limites, en faisant appel, au besoin, à des ressources détenant l’expertise pertinente;
• Évaluer régulièrement la qualité du fonctionnement de toutes les instances et des intervenants.

Le respect des obligations légales et des engagements

Lorsqu’elle se trouve en défaut de respecter ses obligations et ses engagements, votre coopérative se place dans une position de vulnérabilité qui pourrait même, dans certains cas, menacer sa survie. Également, il faut habituellement beaucoup plus de temps pour régulariser la situation que pour se conformer aux règles dès le départ. C’est pourquoi votre coopérative devrait toujours :

• Se conformer à l’ensemble des lois adoptées par les autorités publiques (ex. : Loi sur les coopératives, Code civil du Québec, etc.);
• Transmettre à temps les documents et informations exigés par les ministères ou agences gouvernementales (ex. : transmission du rapport annuel à la Direction de l’entrepreneuriat du ministère de l’Économie et de l’Innovation, mise à jour du dossier de la coopérative auprès du Registraire des entreprises, etc.);
• Agir en conformité avec ses propres règlements et politiques (ex. : convocation des assemblées générales dans le délai prévu au Règlement de régie interne, attribution des logements vacants en suivant le processus de sélection prévu dans ses politiques, etc.);
• Respecter les obligations qu’elle a contractées auprès des tiers (ex. : convention d’exploitation, emprunt hypothécaire, etc.).

Des règles de fonctionnement clairement définies

Afin que la structure de décision et de gestion de la coopérative soit efficace, il importe que cette dernière adopte des règles claires et qu’elle les communique à l’ensemble des intervenants (membres, administrateurs, etc.). Les règlements et les politiques doivent être régulièrement revus afin de refléter l’évolution des besoins et de la réalité quotidienne de la coopérative et de ses membres, tout en demeurant conformes à la Loi.

Une évaluation périodique

Pour être en mesure de corriger ses lacunes, d’améliorer son fonctionnement et de se développer, votre coopérative doit connaître l’état de situation concernant, entre autres :

• La satisfaction des membres;
• La participation et l’implication des membres;
• La qualité du fonctionnement du conseil d’administration et des comités;
• Les immeubles qu’elle possède;
• Sa gestion financière.

Même si toute démarche d’évaluation suscite naturellement une certaine crainte, elle est le plus souvent porteuse de changements positifs pour la coopérative et ses membres.