Chapitre 7
Information et formation

Section 7.3

Informer les membres

7.3.1 - Lors du processus de sélection, d'accueil et d'intégration

L’information des membres devrait débuter avant même qu’ils ne se joignent à la coopérative. Vous devriez, en effet, exiger des personnes qui souhaitent présenter une demande de logement qu’elles participent au préalable à une séance d’information sur les coopératives d’habitation, lorsque ce service est offert par votre fédération. Cette pratique permettra à tous les candidats, avant même de présenter une demande de logement, d’acquérir des connaissances de base sur ce qu’est une coopérative d’habitation et sur les engagements qu’implique le fait d’y adhérer.

Cette démarche initiale d’information se poursuit lors de l’entrevue de sélection. Les candidats devraient alors recevoir une information additionnelle sur le fonctionnement spécifique adopté par votre coopérative.

Enfin, au moment d’accueillir un nouveau membre, vous devriez lui fournir par écrit et verbalement une information plus concrète et plus précise Pour en savoir plus sur ces activités informatives initiales, consultez ''Apprivoiser la coopérative'' .

 

7.3.2 - Lors des assemblées

Les assemblées de membres constituent des occasions privilégiées de communiquer diverses informations aux membres concernant, entre autres, la situation financière de la coopérative (présentation des états financiers et du rapport de l’auditeur) et les réalisations accomplies par la coopérative au cours de la dernière année (rapport d’activités). La Loi exige également de prévoir une période de questions pour les membres lors de l’assemblée annuelle.

La section  »l’assemblée des annuelle »Voir section 12.3 décrit plus en détail les sujets qui doivent obligatoirement être traités lors de l’assemblée annuelle. En plus de ces sujets « statutaires » inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée, la coopérative devrait prévoir un point d’information pouvant porter sur divers sujets d’intérêt commun. Entre autres, ces sujets pourraient être :

• Adoption et modification des politiques de la coopérative;
• Activités à venir au sein de la coopérative et du Mouvement;
• Entrée en vigueur de nouvelles lois ou modifications aux lois existantes;
• Information provenant de la SCHL ou de la SHQ, de votre fédération ou de la CQCH.

7.3.3 - À la suite des réunions du conseil d'administration

Les réunions du conseil d’administration se tenant à huis clos, elles ne représentent pas, en elles-mêmes, des occasions d’informer les membres. Mentionnons de plus que les procès-verbaux et les délibérations du conseil d’administration sont confidentiels.

Toutefois, le conseil d’administration devrait communiquer à l’ensemble des membres l’information pertinente sur les sujets d’intérêt commun discutés lors de ses réunions. Cette pratique favorise la transparence et une circulation efficace de l’informationPour en savoir plus sur les réunions du conseil d’administration, consultez la section ''Réunions du conseil d'administration'' (13.7.) .

7.3.4 - Des outils pour communiquer

Le conseil d’administration doit identifier un ou plusieurs moyens afin de diffuser efficacement l’information aux membres. Les outils choisis varient d’une coopérative à l’autre, en tenant compte de la taille de la coopérative et des ressources dont elle dispose. Dans tous les cas, il faut s’assurer que tous les membres aient accès à l’information.

Voici quelques moyens et outils usuels pour la communication de l’information aux membres :

• Communications écrites glissées dans les boîtes aux lettres;
• Affichage sur un babillard situé bien en vue dans les espaces communs;
• Envoie par courriel;
• Publication d’un bulletin de liaison;
• Mise en ligne d’un site Internet;
• Médias sociaux.

Évitez le bouche-à-oreille!

La coopérative devrait s’abstenir de communiquer verbalement et individuellement l’information aux membres. Cela évitera les mauvaises interprétations et le bouche-à-oreille qui peuvent à la longue déformer l’information et devenir ainsi une source potentielle de mésentente.

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