Chapitre 7
Information et formation
Section 7.1
L'importance d'informer et de former les membres
La formule coopérative se distingue par le fait qu’elle donne à des individus et à un groupe le pouvoir d’agir sur leurs conditions de vie, et ce, sur les plans social, économique, environnemental, etc. L’information et la formation constituent des instruments essentiels afin de procurer aux membres de coopératives la capacité d’exercer ce pouvoir.
L’information et la formation ont de plus des impacts sur l’ensemble du fonctionnement de la coopérative. Ainsi, une proportion importante des difficultés, petites et grandes, rencontrées par les coopératives d’habitation ont pour origine des lacunes dans ces deux fonctions.
L’information et la formation :
- Favorisent et facilitent la participation des membres;
- Consolident la démocratie coopérative;
- Enrichissent les compétences des membres en tant qu’administrateurs et gestionnaires de la coopérative;
- Procurent aux membres une expérience et des habiletés qui leur serviront dans d’autres aspects de leur vie (professionnelle, sociale, communautaire, etc.);
- Accroissent l’efficacité des instances;
- Diminuent le risque de conflits;
- Permettent aux membres d’être des citoyens plus vigilants.
Section 7.2
Fondement
Le 5ème principe coopératif énonce que les coopératives fournissent à leurs membres, représentants élus, dirigeants et employés la formation requise pour pouvoir contribuer efficacement au développement de la coopérative. Le même principe est repris par l’article 4 de la Loi.
Par ailleurs, le contrat de membre devrait inclure des dispositions obligeant la coopérative à offrir à ses membres, en collaboration avec la fédération concernée, les formations dont ceux-ci ont besoin pour assumer les responsabilités et les tâches qu’on leur confie. Il devrait également comporter, en contrepartie, un engagement du membre à participer à certaines activités de formation.
Section 7.3
Informer les membres
Les membres de la coopérative doivent être bien informés afin d’être en mesure de contribuer pleinement à la gestion de la coopérative et à son développement.
7.3.1. - Lors du processus de sélection, d'accueil et d'intégration
L’information des membres devrait débuter avant même qu’ils ne se joignent à la coopérative. Vous devriez, en effet, exiger des personnes qui souhaitent présenter une demande de logement qu’elles participent au préalable à une séance d’information sur les coopératives d’habitation, lorsque ce service est offert par votre fédération. Cette pratique permettra à tous les candidats, avant même de présenter une demande de logement, d’acquérir des connaissances de base sur ce qu’est une coopérative d’habitation et sur les engagements qu’implique le fait d’y adhérer.
Cette démarche initiale d’information se poursuit lors de l’entrevue de sélection. Les candidats devraient alors recevoir une information additionnelle sur le fonctionnement spécifique adopté par votre coopérative.
Enfin, au moment d’accueillir un nouveau membre, vous devriez lui fournir par écrit et verbalement une information plus concrète et plus précise Pour en savoir plus sur ces activités informatives initiales, consultez ''Apprivoiser la coopérative'' .
7.3.2. - Lors des assemblées
Les assemblées de membres constituent des occasions privilégiées de communiquer diverses informations aux membres concernant, entre autres, la situation financière de la coopérative (présentation des états financiers et du rapport de l’auditeur) et les réalisations accomplies par la coopérative au cours de la dernière année (rapport d’activités). La Loi exige également de prévoir une période de questions pour les membres lors de l’assemblée annuelle.
La section »l’assemblée des annuelle »Voir section 12.3 décrit plus en détail les sujets qui doivent obligatoirement être traités lors de l’assemblée annuelle. En plus de ces sujets « statutaires » inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée, la coopérative devrait prévoir un point d’information pouvant porter sur divers sujets d’intérêt commun. Entre autres, ces sujets pourraient être :
- Adoption et modification des politiques de la coopérative;
- Activités à venir au sein de la coopérative et du Mouvement;
- Entrée en vigueur de nouvelles lois ou modifications aux lois existantes;
- Information provenant de la SCHL ou de la SHQ, de votre fédération ou de la CQCH.
7.3.3. - À la suite des réunions du conseil d'administration
Les réunions du conseil d’administration se tenant à huis clos, elles ne représentent pas, en elles-mêmes, des occasions d’informer les membres. Mentionnons de plus que les procès-verbaux et les délibérations du conseil d’administration sont confidentiels.
Toutefois, le conseil d’administration devrait communiquer à l’ensemble des membres l’information pertinente sur les sujets d’intérêt commun discutés lors de ses réunions. Cette pratique favorise la transparence et une circulation efficace de l’informationPour en savoir plus sur les réunions du conseil d’administration, consultez la section ''Réunions du conseil d'administration'' (13.7.) .
7.3.4. - Des outils pour communiquer
Le conseil d’administration doit identifier un ou plusieurs moyens afin de diffuser efficacement l’information aux membres. Les outils choisis varient d’une coopérative à l’autre, en tenant compte de la taille de la coopérative et des ressources dont elle dispose. Dans tous les cas, il faut s’assurer que tous les membres aient accès à l’information.
Voici quelques moyens et outils usuels pour la communication de l’information aux membres :
- Communications écrites glissées dans les boîtes aux lettres;
- Affichage sur un babillard situé bien en vue dans les espaces communs;
- Envoie par courriel;
- Publication d’un bulletin de liaison;
- Mise en ligne d’un site Internet;
- Médias sociaux.
Évitez le bouche-à-oreille!
La coopérative devrait s’abstenir de communiquer verbalement et individuellement l’information aux membres. Cela évitera les mauvaises interprétations et le bouche-à-oreille qui peuvent à la longue déformer l’information et devenir ainsi une source potentielle de mésentente.
Section 7.4
Former les membres
Bien informer les membres ne suffit pas pour que ceux-ci acquièrent l’ensemble des compétences dont ils ont besoin afin de jouer pleinement leur rôle au sein de la coopérative. Tous les membres de la coopérative devraient recevoir une formation pertinente. La Loi impose d’ailleurs au conseil d’administration d’une coopérative le devoir d’encourager la formation en matière de coopération des membres, des administrateurs, des dirigeants et des employés de la coopérative (L.c., art. 90). Contactez votre fédération (ou la CQCH pour les territoires non fédérés) afin qu’elle puisse identifier avec vous les besoins de la coopérative en matière de formation.
7.4.1. - Une politique concernant la formation
Comme c’est le cas pour l’ensemble de l’organisation et du fonctionnement de votre coopérative, il importe d’avoir une approche structurée et un suivi régulier en matière de formation. À cette fin, la coopérative devrait adopter une politique afin d’encadrer de façon formelle la formation au sein de la coopérativeVoir la documentation pour un modèle politique concernant la formation.
Cette politique, adoptée par le conseil d’administration, porte principalement sur les sujets suivants :
- Responsabilités en matière de formation;
- Identification des besoins en matière de formation;
- Parcours adaptés de formation pour les membres, administrateurs, dirigeants, membres de comités et, s’il y a lieu, employés;
- Plan annuel de formation;
- Budget annuel de formation.
La responsabilité d’appliquer la Politique en matière de formation peut incomber soit à un comité, par exemple le comité de développement de la participation, soit au conseil d’administration. Dans les deux cas, un responsable de la formation devrait être désigné. Le responsable de la formation est chargé de planifier et d’organiser les activités de formation. Il devrait également produire un rapport sur les activités tenues et sur l’évaluation des formations par les participants.
7.4.2. - Parcours adoptés de formation
La coopérative devrait développer et mettre à jour périodiquement différents parcours de formationVoir la documentation pour un modèle de parcours adaptés de formation, c’est-à-dire une liste de formations adaptées à différentes clientèles, à savoir :
- Tous les membres (incluant les administrateurs);
- Les administrateurs (incluant les dirigeants) ainsi que les personnes désireuses de le devenir;
- Les dirigeants;
- Les employés (ex. : direction générale) et gestionnaires;
- Les membres de comités ainsi que les personnes désireuses de le devenir.
Chaque parcours de formation devrait préciser les formations obligatoires et celles qui sont simplement pertinentes ou optionnelles.
7.4.3. - Plan annuel de formation
Annuellement, le conseil d’administration ou le comité de développement de la participation devrait vérifier les besoins en matière de formation auprès des responsables des différents comités de la coopérative.
En fonction des besoins identifiés, des formations disponibles et des ressources de la coopérative, le conseil d’administration ou le comité de développement de la participation élabore un plan de formation annuel. Afin de vous aider, votre fédération met à votre disposition un calendrier des formations qu’elle offre. La coopérative peut également communiquer avec le responsable de la formation de sa fédération afin de développer un plan de formation adapté aux besoins de la coopérative.
Dans le cas de coopératives qui comptent un grand nombre de logements, le fait d’inscrire systématiquement certaines formations de base (ex. : fonctionnement d’une coopérative ou rôles et responsabilités des administrateurs) au plan annuel constituerait une bonne pratique.
Le plan annuel et le calendrier des activités devraient être communiqués à tous les membres de la coopérative.
7.4.4. - Budget de formation
Trop souvent, les coopératives d’habitation considèrent la formation comme une dépense que l’on peut facilement réduire, voire faire disparaître. Il s’agit d’une erreur qui, à moyen et à long terme, pourrait entraîner des coûts bien plus élevés, en plus de contribuer à la détérioration de la qualité de vie dans la coopérative. Chaque dollar consacré à la formation des membres représente un investissement parmi les plus rentables que la coopérative puisse faire.
Au lieu de vous demander si votre coopérative a les moyens d’offrir de la formation à ses membres, demandez-vous plutôt si elle a les moyens de s’en passer!
Le conseil d’administration doit donc prévoir un budget conséquent avec les besoins de formation identifiés.
Suggestion
Votre coopérative devrait s’engager, par résolution ou dans sa politique de formation, à consacrer un pourcentage minimal de ses revenus (ex. : 2 %) à la formation des membres.
7.4.5. - Évaluation des formations
Chaque activité de formation devrait faire l’objet d’une évaluation par les participantsVoir la documentation pour un modèle de formulaire d'évaluation des formation.. Cette façon de faire permet à la coopérative de s’assurer de la pertinence et de la qualité des formations reçues. La coopérative pourra ainsi, s’il y a lieu, demander à la fédération (ou à un autre fournisseur) d’apporter les ajustements qui s’imposent.
Une bonne pratique consisterait, un certain temps après la formation, à vérifier auprès des responsables des comités de la coopérative si les formations reçues ont effectivement permis de faciliter ou d’améliorer le travail du comité.
7.4.6. - Rapport au conseil d'administration
Annuellement, le comité ou le responsable de la formation fait rapport au conseil d’administration. Le rapport porte, entre autres, sur les activités tenues, le nombre de participants et l’évaluation des formations.
Le rapport peut également contenir des recommandations afin d’améliorer la formation au sein de la coopérative.
7.4.7. - Rafraîchir et actualiser les connaissances
La gestion d’une coopérative d’habitation évolue avec le temps et tend, en général, à se complexifier. La formation doit donc être perçue comme un processus continu. Après 5, 10 ou 15 ans dans la coopérative, un membre devrait songer à rafraîchir ses connaissances. C’est pourquoi la coopérative doit encourager la participation de tous les membres aux activités de formation, incluant ceux qui ont déjà reçu les formations prévues dans le plan annuel de formation.
Section 7.5
Transférer les connaissances
Les membres souhaitant s’impliquer dans l’administration et la gestion de la coopérative devraient pouvoir profiter des connaissances et des compétences acquises au fil des ans par les membres plus expérimentés. En partageant leurs connaissances, ces derniers favorisent une relève plus compétente, au bénéfice de la coopérative. Ce transfert constitue un complément essentiel à la formation.
La coopérative devrait mettre en place des mesures afin de s’assurer d’un transfert efficace des connaissances. En voici quelques exemples :
- Le mentorat : un jumelage est fait entre un membre expérimenté et un autre, moins aguerri, mais souhaitant s’impliquer davantage dans la coopérative;
- L’immersion : par exemple, un membre souhaitant s’impliquer dans un comité est d’abord invité à participer aux réunions ou aux autres activités de ce comité à titre de membre substitut ou d’observateur. Le moment venu de prendre la relève, ce membre aura une connaissance pratique des responsabilités et du travail qui l’attend et sera ainsi mieux préparé;
- La documentation des procédures : le fait de transcrire par écrit les façons de procéder dans les différentes fonctions et tâches au sein de la coopérative va faciliter le travail de ceux qui seront appelés à prendre la relève. Cela permettra aussi d’assurer la continuité et l’uniformité de la gestion. Ce travail de documentation n’a pas à être lourd. Souvent, un simple aide-mémoire suffit;
- Un bon classement : qu’ils soient numérisés ou en version papier, les documents de la coopérative doivent être classés adéquatement, de manière qu’on puisse les retracer aisément (voir le chapitre 22 traitant de la gestion documentaire).
Section 7.6
Informer et former au-delà de la gestion de la coopérative
Au-delà de la réponse aux besoins en matière de logement, une coopérative d’habitation peut contribuer de manière plus générale à l’amélioration de la qualité de vie de ses membres et à leur développement personnel. Pour atteindre cet objectif, certaines coopératives offrent, avec l’aide d’intervenants compétents, des séances d’information, des formations ou des cours touchant différents champs d’intérêt. Les possibilités sont infinies dans ce domaine, selon les clientèles desservies par la coopérative et les intérêts partagés par les membres.
Ainsi, une coopérative pour personnes aînées pourrait offrir une séance d’information sur les moyens de faciliter le maintien à domicile ou encore sur leurs droits; une autre, qui regroupe davantage des familles, pourrait opter pour une activité visant à développer de saines habitudes de vie, etc.
Section 7.7
Ressources disponibles
Qu’il s’agisse de besoins en matière de formation ou d’activités éducatives plus informelles, diverses ressources existent.
Les fédérations de coopératives d’habitation et la CQCH ont été mises sur pied par et pour les coopératives d’habitation. Leur offre de services (formation sur mesure à distance ou en présentiel, colloques, séminaires ou autres formes d’accompagnement) repose sur la connaissance des coopératives d’habitation et de leur fonctionnement. Les formations qu’elles proposent sont donc parfaitement adaptées à votre réalité et à vos besoins.
De plus, votre fédération est amenée à tisser des liens et à collaborer avec différents organismes ou entreprises du milieu, susceptibles de vous venir en aide. N’hésitez pas à communiquer avec elle afin d’obtenir des références ou des informations sur les organismes qui offrent des services de formation et d’information.
POUR EN SAVOIR UN PEU PLUS …
Marie Bouchard, Marc Gagnon, 2000, L’habilitation (empowerment) dans les organisations coopératives – Cinq cas de gestion de coopératives d’habitation, Chaire de coopération Guy-Bernier, 54 pages.
Marshall Rosenberg, Jouvence Éditions, Les mots sont des fenêtres (ou des murs) : Introduction à la communication non violente, 2013.
Romain Thibaud, « Importance de bien communiquer dans une coopérative d’habitation », article paru dans le numéro de mars 2018 de la revue Les COOPs d’habitation (CQCH).
