Chapitre 19
Gestion du parc immobilier

Section 19.5

Planification des travaux et du financement

19.5.1 - Entretien continu

En tant que locateur, la coopérative a l’obligation d’entretenir les logements et les espaces communs Voir la sous-section ''Obligation d’entretenir le logement'' (Sous-section 18.5.2). L’entretien continu des immeubles permet :

• D’accroître le niveau de satisfaction des membres;
• De rendre plus attrayants les logements et donc d’en faciliter la location;
• De prolonger la durée de vie des différents équipements et composantes.

L’entretien continu comprend :

• L’entretien ménager et les réparations mineures dans les espaces communs;
• Le nettoyage et les réparations mineures dans les logements lors de l’emménagement et du déménagement des locataires ou à la suite d’un bris en cours de bail;
• L’entretien régulier du bâtiment;
• L’entretien paysager incluant la tonte de la pelouse;
• Le déneigement.

Planification des travaux

La planification de l’entretien continu repose sur :

• Un programme d’entretien des aires communes et du terrainVoir la documentation pour un modèle : Vous devrez d’abord répertorier chacun des éléments qui composent les aires communes et le terrain (ex. : corridors, salle de lavage, salle communautaire, cour arrière, etc.). Déterminez par la suite les différentes vérifications et tâches récurrentes à effectuer pour chacun des éléments répertoriés (ex. : laver le plancher des corridors, nettoyer et vérifier le bon état des appareils situés dans la salle de lavage, épousseter les meubles situés dans la salle communautaire, tondre la pelouse régulièrement). Enfin, inscrivez au besoin les suivis et interventions à faire. Vous pouvez vous inspirer du modèle fourni, en l’adaptant à votre situation.
• Le résultat des inspections et de la vérification : Les différentes inspections et vérifications que la coopérative a réalisées ou fait faire ont permis de déterminer des réparations mineures à effectuer sur les composantes de l’immeuble et dans les logements.
• Les demandes de travaux : Certaines demandes de réparations non urgentes provenant des locataires pourront être intégrées à la planification annuelle des travaux d’entretienPour en savoir plus sur la gestion des demandes de travaux, consulter la sous-section ''Gestion des demandes de travaux'' (Sous-section 19.6.1).

Chauffe-eau

Bien que la durée de vie d’un chauffe-eau puisse varier en fonction de plusieurs facteurs (qualité de fabrication et des matériaux utilisés, qualité de l’installation, qualité de l’eau, entretien, etc.), vous devriez planifier le remplacement de vos chauffe-eau au plus tard 10 ans après leur installation. La tenue d’un registre des chauffe-eau facilite la planification de leur remplacement.

Les tâches d’entretien et les réparations non urgentes sont intégrées au plan de travail annuel du comité d’entretien.

Budget annuel d’entretien

Les sommes nécessaires pour permettre à la coopérative d’effectuer l’entretien régulier des immeubles et certaines activités de prévention doivent être prévues en entier au budget de la coopérative. N’oubliez pas qu’investir suffisamment dans le budget d’entretien annuel de votre coopérative s’avère payant à long terme.

Votre budget annuel d’entretien devrait inclure :

• Les coûts de main-d’œuvre (ex. : salaire d’un concierge, temps facturé par des professionnels tels plombiers, électriciens et menuisiers);
• Le coût des matériaux (ex. : bois, robinetterie, peinture, etc.) et des fournitures (ex. : ampoules intérieures et extérieures);
• Les coûts d’acquisition d’outils (ex. : outils électriques, tondeuse).

Prévoyez aussi un montant pour les imprévus et les urgences (ex. : demandes de travaux en cours d’année, sinistre non couvert ou non réclamé aux assurances).

Pour établir le budget annuel d’entretien, le comité de gestion de l’entretien peut se baser sur :

• Les dépenses d’entretien des années antérieures;
• Le coût prévu des travaux déjà planifiés.

Les tâches d’entretien et les réparations non urgentes sont intégrées au plan de travail annuel du comité d’entretien.

Budget annuel d’entretien

Les sommes nécessaires pour permettre à la coopérative d’effectuer l’entretien régulier des immeubles et certaines activités de prévention doivent être prévues en entier au budget de la coopérative. N’oubliez pas qu’investir suffisamment dans le budget d’entretien annuel de votre coopérative s’avère payant à long terme.

Votre budget annuel d’entretien devrait inclure :

• Les coûts de main-d’œuvre (ex. : salaire d’un concierge, temps facturé par des professionnels tels plombiers, électriciens et menuisiers);
• Le coût des matériaux (ex. : bois, robinetterie, peinture, etc.) et des fournitures (ex. : ampoules intérieures et extérieures);
• Les coûts d’acquisition, de location et de réparation d’outils (ex. : outils électriques, tondeuse).

Prévoyez aussi un montant pour les imprévus et les urgences (ex. : demandes de travaux en cours d’année, sinistre non couvert ou non réclamé aux assurances).

Pour établir le budget annuel d’entretien, le comité de gestion de l’entretien peut se baser sur :

• Les dépenses d’entretien des années antérieures;
• Le coût prévu des travaux déjà planifiés.

Normes budgétaires AccèsLogis

À titre indicatif, les normes budgétaires du programme AccèsLogis 2020 prévoient un montant minimal de 240 $ par logement par année comme budget d’entretien. Donc, pour un immeuble comptant 20 logements, un budget d’entretien de 4 800 $ représente un montant minimal.

Pour en savoir plus sur la préparation du budget d’une coopérative d’habitation, consulter le chapitre 20 Section 20.3.

19.5.2 - Planification à long terme des immobilisations

La planification à long terme du remplacement ou de la rénovation des composantes de vos immeubles représente un exercice relativement complexe. Les éléments présentés ci-dessous visent principalement à faire en sorte que la coopérative comprenne la nature de la démarche. Il est toutefois fortement recommandé de faire appel à votre fédération avant d’entreprendre cette démarche.

Planification quinquennale obligatoire

Une coopérative d’habitation dont un immeuble a été construit, acquis, restauré ou rénové dans le cadre d’un programme d’aide à l’habitation a l’obligation d’établir une planification quinquennale des travaux d’entretien et de préservation de l’immeuble ainsi que des budgets y afférents (L.c., art. 221.2.3).

Cette planification a pour objectif de prévoir le moment et l’ampleur des rénovations et du remplacement des principales composantes de l’immeuble, ainsi que les montants qui devront être versés à la réserve de remplacement.

La planification quinquennale repose en grande partie sur les résultats de l’inspection obligatoire aux cinq ans, mais peut également être actualisée à la suite d’autres inspections et vérifications ou même de demandes de travaux. Elle comporte les étapes suivantes :

• Inventaire des principales composantes de l’immeuble : Vous devez établir une liste complète des composantes, des appareils et des équipements qui auront besoin d’être rénovés ou remplacés à plus ou moins long terme.
• Détermination de la durée de vie restante et de la durée de vie utile normale de chacune des composantes : Vous devez connaître les informations suivantes : l’âge de chacune des composantes, leur état (l’état réel d’une composante va raccourcir ou rallonger sa durée de vie restante), ainsi que leur durée de vie utile normale. Le rapport de l’expert suite à l’inspection obligatoire aux cinq ans contient normalement des informations vous permettant de préciser la durée de vie restante de plusieurs composantes.

Comment prolonger la durée de vie utile des composantes

Le meilleur moyen de rallonger la durée de vie utile des différentes composantes de vos immeubles est d’en faire un entretien continu rigoureux. En prenant soin de vos immeubles, vous contribuez à les garder jeunes et à retarder les travaux de remplacement ou de rénovation. En fin de compte, cela pourrait contribuer à minimiser les augmentations de loyer.

• Estimation du coût de remplacement des composantes : Habituellement, l’inspection réalisée par un expert aux cinq ans fournit une estimation des coûts de remplacement des composantes. Au besoin, ces informations peuvent être complétées en demandant des estimations, par exemple à des entrepreneurs.
• Élaboration d’un calendrier de remplacement : Ce calendrier montre les remplacements à effectuer chaque année, ainsi que les coûts estimatifs qui s’y rattachent. Le calendrier tient compte de la priorité de remplacement des composantes établies par les résultats de l’inspection et leur durée de vie restante. Le calendrier de remplacement sert également à prévoir les retraits à la réserve de remplacement pendant chaque année du plan.
• Prévision des mouvements de trésorerie : Les prévisions des mouvements de trésorerie montrent les entrées et les sorties de fonds de votre réserve de remplacement au cours des prochaines années. Elles comprennent des prévisions des retraits futurs selon le calendrier de remplacement, ainsi que des prévisions d’apports futurs d’après les hypothèses concernant vos contributions à la réserve de remplacement et le rendement anticipé de vos placements.

Réserve de remplacement immobilière

Chaque coopérative d’habitation doit constituer une réserve pour le remplacement des principales composantes de chacun de ses immeubles. Cette réserve de remplacement immobilière permet à la coopérative de disposer de fonds suffisants pour financer en totalité ou en partie le remplacement de ces composantes. La réserve de remplacement est alimentée chaque année au moyen d’une contribution prévue dans le budget de la coopérative. Les fonds accumulés dans la réserve de remplacement sont placés dans un compte de banque séparé, et les revenus de placement ou d’intérêts générés par ces fonds s’ajoutent aux contributions annuelles à la réserve.

Calcul de la contribution à la réserve de remplacement immobilière

À partir des prévisions de mouvement de trésorerie, il est possible de simuler différentes hypothèses concernant le niveau de contribution annuelle à la réserve de remplacement immobilière.

Quel montant doit-on verser à la réserve de remplacement?

Minimalement, la coopérative doit contribuer annuellement à la réserve de remplacement immobilière pour les sommes prévues à la convention d’exploitation. Cependant, les contributions minimales exigées par les agences (SCHL et SHQ) s’avèrent souvent dans, les faits, insuffisantes pour répondre aux besoins des coopératives une fois le temps venu d’effectuer des travaux majeurs

Par exemple, le Guide des réserves – Gestion et utilisation de la SHQ prévoit une contribution annuelle minimale à la réserve de remplacement qui varie selon la typologie des logements : 150 $ pour une chambre; 175 $ pour un studio; 300 $ pour tout autre logement. En suivant ces barèmes, une coopérative d’habitation qui compterait 14 logements de 4 pièces et demie, 6 logements de 3 pièces et demie et 4 studios devrait contribuer annuellement pour 6 700 $ à la réserve de remplacement ((14 x 300 $) + (6 x 300 $) + (4 x 175 $)).

Par ailleurs, la Loi sur les coopératives prévoit qu’une coopérative d’habitation dont un immeuble a été construit, acquis, restauré ou rénové dans le cadre d’un programme d’aide à l’habitation doit constituer une réserve suffisante pour assurer la gestion saine et prudente, l’entretien et la préservation de l’immeuble (L.c., art. 221.2.3). Cette disposition n’implique cependant pas que la coopérative ait l’obligation de contribuer à la réserve de remplacement pour un montant permettant de couvrir entièrement le coût de remplacement des composantes des immeubles qui lui appartiennent. Elle signifie plutôt que la réserve doit permettre à la coopérative de financer les travaux nécessaires à la préservation des immeubles, tout en maintenant les loyers abordables et en tenant compte des autres ressources financières dont dispose la coopérative. Dans le cadre de la planification quinquennale, la coopérative devra donc ajuster le montant de la contribution annuelle à la réserve, afin de maintenir des fonds suffisants pendant toute la période couverte par la planification et même au-delà.

Des ressources supplémentaires à la fin de la convention

L’expiration de la convention d’exploitation coïncide normalement avec la fin du remboursement de l’emprunt hypothécaire initialement contracté par la coopérative. Vous devriez envisager d’utiliser une partie de la marge de manœuvre budgétaire ainsi dégagée pour accroître le montant de votre contribution annuelle à la réserve de remplacement immobilière.

Quand la réserve de remplacement ne suffit pas

Idéalement, votre coopérative possède une réserve de remplacement suffisante pour financer une grande partie des coûts de remplacement prévus. Dans la plupart des cas, toutefois, il faudra trouver d’autres sources de financement advenant des travaux d’envergure. Les sources de financement suivantes devraient être envisagées :

• Les programmes de subventions à la rénovationVoir la documentation pour le répertoire des programmes d'aides financières  : Il existe plusieurs programmes d’aide financière permettant d’obtenir une contribution externe au financement des rénovations majeures ou du remplacement des composantes de vos immeubles. Ces programmes sont financés et administrés par les gouvernement fédéral et provincial, par votre municipalité ou par d’autres organismes. Informez-vous auprès de votre fédération.
• La réserve générale de la coopérative : La réserve générale est distincte de la réserve de remplacement. Essentiellement, elle est constituée de l’ensemble des trop-perçus ou excédents qui y sont versés annuellement, après déduction des déficits le cas échéant (c., art. 145)Pour en savoir plus sur la réserve générale, consulter la sous-section ''La capitalisation'' (Sous-section 20.2.1)
• L’emprunt bancaire : Au fil des années, votre coopérative a remboursé en partie ou en totalité les emprunts hypothécaires qu’elle avait contractés lors de l’acquisition des immeubles. Les institutions financières sont généralement disposées à prêter un montant correspondant à 75 % de la valeur nette ou de l’équité sur vos immeubles. La valeur nette ou l’équité représente la différence entre la valeur marchande estimée de l’immeuble et le montant en capital qui reste à rembourser sur le ou les emprunts hypothécaires existants.

Guide

Exemple de la valeur nette

La valeur de votre immeuble est estimée à 1 M$ et le solde de votre emprunt hypothécaire initial est de 300 000 $. La valeur nette ou l’équité de cet immeuble est de 700 000 $ (1 M$ – 300 000 $). Votre institution financière pourrait vous prêter jusqu’à 525 000 $ (700 000 $ x 75 %).

La possibilité pour la coopérative de contracter un emprunt peut cependant comporter certaines exigences, notamment :

• Les conventions d’exploitation restreignent la possibilité d’emprunt. Il est nécessaire d’obtenir au préalable l’approbation de la SCHL ou de la SHQ selon le cas;
• Un scénario financier doit être élaboré de façon à démontrer la capacité de la coopérative à rembourser les nouveaux versements. Ce scénario prendra en compte, notamment, les résultats de la planification quinquennale, la rentabilité de la coopérativeVoir à ce sujet la sous-section ''Interpréter et utiliser les états financiers'' (Sous-section 20.6.3), notamment en ce qui a trait au calcul du ratio de couverture de la dette), etc.
• La décision du conseil d’administration d’emprunter une somme et de consentir une hypothèque doit être approuvée par l’assemblée générale; le scénario financier devra être présenté aux membres afin qu’ils puissent prendre une décision éclairée à ce sujet.

Rappel

Le conseil d’administration ne peut emprunter, ni hypothéquer ou autrement donner en garantie les biens de la coopérative sans y être autorisé par un règlement d’emprunt et d’attribution de garantie adopté aux 2/3 des voix exprimées par les membres ou représentants présents à une assemblée générale (L.c., art. 89). Le règlement peut donner au conseil une autorisation générale d’emprunter et de donner des garanties, ou sa portée peut limiter, par exemple, à un emprunt spécifique.

• Les délais pour une réponse de l’institution prêteuse et/ou de l’agence gouvernementale peuvent s’étendre au-delà de l’urgence à réaliser les travaux.

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