Communication auprès des membres

Pour qu’un programme d’entretien fonctionne, pour qu’une politique d’entretien soit respectée, il faut des membres informés et concernés. La clé du succès consiste à écouter ce que les membres ont à dire, à répondre à leurs demandes, à les informer des procédures et à les renseigner afin d’améliorer les rapports entre les membres et le conseil. Ne minimisez pas l’importance d’une communication régulière avec les membres.

Un peu de temps consacré à la rédaction de notes d’information peut être un atout dans la gestion de l’entretien et du maintien en bon état de la propriété.

Les trois éléments suivants devraient faire partie de votre plan de communication avec les membres :

• Préparer et mettre à jour régulièrement la section du cahier de membre portant sur l’entretien. La section devrait entre autres inclure la Politique de gestion de l’entretien, la procédure de demandes de travaux, les noms et adresses courriel des personnes responsables du comité d’entretien et de la personne responsable des mesures d’urgence;
• Transmettre régulièrement aux membres et locataires des notes d’information sur tout sujet touchant l’entretien. Il peut s’agir, par exemple, des priorités de l’année, des travaux en cours, des corvées à venir, de nouveaux équipements, de conseils pour accroître leur confort ou pour économiser l’énergie, de leurs responsabilités comme locataires, etc. Utilisez ces notes écrites pour faire des rappels sur l’application des différentes procédures lorsque nécessaire. Consignez l’ensemble de ces notes dans un registre pour une utilisation future ou pour justifier l’application de décisions concernant la politique d’entretien;
• Toujours prévoir un point d’information sur l’entretien lors des assemblées annuelles. Profitez de ces occasions pour renseigner les membres et pour les écouter. Demeurez toutefois conscients qu’une assemblée générale ne constitue pas l’occasion appropriée de traiter des plaintes des membres portant sur l’entretien de leur logement.

Une bonne communication suppose également qu’on donne suite rapidement aux demandes des locataires en lien avec leur logement. Il se peut parfois que la réponse ne soit pas entièrement satisfaisante pour le locataire. Il faut alors s’assurer que celui-ci comprenne bien les motifs de la décision. Par exemple, on expliquera au membre que la réparation qu’il demande est justifiée, mais que d’autres demandes plus urgentes doivent être priorisées. À tout le moins, on évitera ainsi qu’un membre impute des motifs illégitimes (préférence indue ou conflit d’intérêts) aux membres du comité de gestion de l’entretien.