Une politique de gestion documentaire

Afin d’encadrer la gestion des documents que possède la coopérative ainsi que les renseignements personnels qu’elle détient, votre coopérative devrait adopter une politique de gestion documentaireVoir la documentation pour un modèle de politique.. Cette politique définit des règles concernant :

• Les responsabilités des administrateurs, dirigeants et autres intervenants;
• La cueillette, la conservation et la communication de renseignements personnels;
• La classification des dossiers;
• La conservation des dossiers;
• Les supports sur lesquels sont conservés des documents;
• La destruction des documents.

Normalement, c’est le secrétaire de la coopérative qui est responsable de la tenue et de la garde du registre et des archives de la coopérativeVoir la sous-section '' Secrétaire'' (Chapitre 14).. Il sera notamment chargé de mettre en œuvre la Politique de gestion documentaire et de voir au classement, à la conservation et à la destruction adéquats des dossiers et documents. Le secrétaire peut déléguer en tout ou en partie à un comité (ex. : comité secrétariat) ou, le cas échéant, à la direction générale certaines responsabilités et tâches en lien avec la gestion documentaire.