Transfert de documents en version électronique

La coopérative peut souhaiter transférer les documents en version papier sur un support électronique (ex. : ordinateur, clé USB, espace infonuagique, etc.) pour différentes raisons, dont :

• Réduire l’espace de classement requis;
• Assurer une plus grande sécurité des documents en cas d’incendie ou d’inondation;
• Protéger l’intégrité des informations apparaissant sur les documents (ex. : avec le temps, les factures réalisées avec l’impression thermique deviennent illisibles).
• Faciliter le travail à distance;
• Économiser des frais de photocopie.

Voici quelques principes à respecter concernant le transfert numérique :

• Qu’il s’agisse de documents en version papier ou électronique, ils doivent être conservés dans un lieu ou sur un support qui en assure la protection, par exemple en cas d’incendie ou de dégât d’eau, et dont l’accès est contrôlé et réservé aux seules personnes autorisées;
• Une fois devenus inactifs, les documents contenant des renseignements personnels doivent être détruits, quel que soit leur format;
• Assurez-vous que le texte du document numérisé soit lisible, que les signatures soient présentes si elles sont requises et que toutes les pages apparaissent;
• Chaque document doit être numérisé dans un fichier distinct. Le regroupement de plusieurs documents sur un même fichier est déconseillé;
• La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information a pour effet de rendre utilisables à des fins légales et juridiques les documents en version électronique, sous réserve de certaines conditions quant à l’intégrité du document (garantie quant au fait qu’il n’a pas été modifié ou altéré). Pour les documents importants ou ayant une valeur juridique, il est fortement recommandé de conserver les originaux en version papier;
• Le conseil d’administration peut désigner un membre du comité de secrétariat ou faire appel à un sous-traitant spécialisé pour numériser les documents. Dans tous les cas, il est de bonne pratique d’obtenir la signature d’un engagement à la confidentialité;
• Afin de protéger la coopérative en cas de bris, de perte ou de vol d’équipement, faites régulièrement une copie de sécurité de vos dossiers électroniques, par exemple dans un espace infonuagique.