Chapitre 22
Gestion documentaire

Section 22.2

Obligations légales

22.2.1 - En vertu de la Loi sur les coopératives

La Loi sur les coopératives oblige la coopérative à tenir à son siège social un registre contenant (L.c., art. 124) :

• Ses statuts constitutifs, ses règlements, s’il y a lieu, la convention d’administration par l’assemblée des membres, ainsi que le dernier avis de l’adresse de son siège;
• La liste de ses administrateurs et dirigeants indiquant leurs nom et domicile, ainsi que la date du début de leur mandat et sa durée;
• Les procès-verbaux et les résolutions de ses assemblées générales ;
• Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration  et du comité exécutif;
• Une liste des membres, des membres auxiliaires et d’autres titulaires de parts indiquant leurs nom et dernière adresse connue;
• Le nombre de parts sociales et de parts privilégiées dont ces personnes sont titulaires;
• Les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part, ainsi que le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

Le registre peut être tenu sur tout support d’information – papier ou électronique – permettant d’avoir accès à des données accessibles dans une transcription intelligible (L.c., art. 124.1).

De plus, l’article 131 de la Loi oblige les coopératives à tenir et à conserver les livres de comptes nécessaires pour permettre la préparation des états financiers.Pour en savoir plus sur la tenue de livres, consulter la section ''La tenue de livres'' (Chapitre 20).

22.2.2 - En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Rappelons d’abord que toute personne a droit au respect de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d’une personne sans que celle-ci y consente ou sans que la loi l’autorise (C.c.Q., art. 35; voir également l’article 5 de la Charte des droits et libertés de la personne).

Modifications à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Ce projet de Cette loi, qui modifie, notamment, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aura des conséquences sur les obligations des coopératives d’habitation en lien avec la protection des renseignements personnels.

Les nouvelles dispositions touchant les coopératives d’habitation entreront progressivement en vigueur à compter de septembre 2022, puis en septembre 2023. Parmi les principaux changements qui seront en vigueur dès septembre 2022 figurent :

• L’obligation de nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la coopérative;
• L’obligation de prévoir des mesures en cas d’incident de confidentialité.

Votre fédération et la CQCH informeront les coopératives d’habitation des impacts concrets découlant de ces changements à la Loi.

 

Voici les principales règles découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, en lien avec les coopératives d’habitation :

Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel »?  Est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Par exemple, le nom, le numéro de téléphone, l’adresse postale, le numéro d’assurance sociale sont des renseignements personnels (article 2).

Est-ce qu’une coopérative d’habitation est visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé?  Oui, une coopérative d’habitation est une entreprise. Or, toute entreprise exploitée au Québec doit se conformer à cette loi dès l’instant où elle recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels (article 1).

Une coopérative d’habitation a-t-elle le droit de recueillir auprès de ses locataires et membres des renseignements personnels? (articles 4 à 9) Oui, la coopérative peut recueillir de tels renseignements personnels afin de constituer un dossier sur ses membres et sur ses locataires. Mais elle ne doit recueillir que les renseignements nécessaires pour pouvoir s’acquitter de sa tâche (enquête prélocation, conclusion de bail, dossier de membre, gestion des logements à loyer modique, etc.). Ainsi, bien qu’elle puisse demander une pièce d’identité au moment de conclure un bail, elle n’est pas en droit d’exiger le numéro d’assurance sociale des membres/locataires.

La coopérative d’habitation peut-elle recueillir des renseignements personnels auprès de tiers (ex. : agence d’évaluation du crédit) ?  Sauf exception prévue à la Loi, une entreprise qui recueille des renseignements personnels au sujet d’une personne physique doit le faire auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers (article 6). C’est pourquoi vous devez faire signer par un candidat membre/locataire un formulaire de consentement pour procéder à une enquête de crédit.Voir la sous-section ''Attribution à l'externe (Chapitre 6).

La coopérative doit également informer la personne sur qui elle détient des informations personnelles des éléments suivants :

• L’objet du dossier;
• L’utilisation qui sera faite des renseignements;
• Les catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise;
• L’endroit où sera détenu le dossier;
• Les droits d’accès ou de rectification.

La coopérative peut-elle communiquer à des tiers les renseignements personnels qu’elle détient sur ses membres et locataires? La règle générale est que la coopérative ne peut communiquer ces renseignements qu’avec le consentement de la personne concernée (article 13). Par exemple, lorsque la coopérative recueille des renseignements personnels aux fins de la gestion de subventions d’aide au loyer (ex. : PSL ou IFLC), elle ne peut les communiquer qu’avec le consentement du locataire. Le formulaire pour la cueillette des renseignements devrait comporter le consentement écrit du locataire.

Quelles autres mesures une coopérative d’habitation doit-elle prendre dans la gestion des renseignements personnels? Concernant la gestion comme telle des renseignements personnels que la coopérative détient sur ses membres et locataires, l’article 10 de la Loi dispose que toute personne qui exploite une entreprise doit prendre des mesures raisonnables de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Les mesures à prendre varient en fonction de la nature des renseignements, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Vous devrez notamment vous assurer que les documents contenant ces renseignements personnels ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées et qui ont signé un engagement à la confidentialité.

Envoi par courriel

Si vous transférez des documents contenant des renseignements personnels par courrier électronique, assurez-vous de détruire le courriel. L’envoi par texto de renseignements personnels est fortement déconseillé.

22.2.3 - En vertu des lois fiscales

La très grande majorité des coopératives d’habitation sont exemptées de payer l’impôt sur le revenu en raison du statut d’organisme sans but lucratif qu’il leur est reconnu par les autorités fiscalesVoir la sous-section ''Contenu des statuts'' (Chapitre 4). . Elles demeurent néanmoins assujetties aux autres obligations en matière fiscale (ex. : production annuelle de déclarations de revenus).

Elles doivent ainsi produire chaque année des déclarations de revenus et elles doivent conserver les informations comptables ainsi que les pièces justificatives pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition.

Exemple

L’exercice financier de votre coopérative se termine le 31 décembre. En faisant le ménage des dossiers de la coopérative en septembre 2021, vous vous demandez pour quelles années vous devez conserver les documents comptables et fiscaux. Suivant la règle énoncée précédemment, on constate que, par rapport au mois de septembre 2021, la dernière année d’imposition est 2020. Par conséquent, si l’on compte à rebours à partir de 2020, les six années pour lesquelles doivent être conservés les dossiers comptables et fiscaux sont 2020, 2019, 2018, 2017, 2016 et 2015.

22.2.4 - En vertu des conventions d’exploitation

La ou les conventions d’exploitation que votre coopérative a conclues avec la SCHL et/ou la SHQ peuvent contenir des obligations en ce qui a trait à la constitution, au maintien et à la conservation de dossiers et de registres concernant les locataires. Consultez votre convention ou encore communiquez avec la SHQ ou la SCHL, selon le cas, afin de connaître vos obligations en matière de gestion documentaire.

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