Destruction des documents

Lorsqu’un document ou un dossier n’a plus d’utilité ou encore lorsque la coopérative a l’obligation de le détruire (ex. : dossiers contenant des renseignements personnels), on ne peut procéder n’importe comment. Disposer en vrac les dossiers d’anciens locataires dans un sac à poubelle qu’on jette dans un conteneur à déchets ne constitue pas une pratique acceptable. En fait, une coopérative qui agirait de la sorte contreviendrait à la loi. Elle serait alors exposée à des poursuites, et ses anciens locataires seraient, quant à eux, exposés à un risque de vol d’identité.

Détruire veut dire « détruire » et non pas simplement « jeter »!

Une fois par année, la coopérative devrait procéder à la destruction des documents et dossiers qui doivent l’être. Le calendrier de conservation permet de déterminer les documents à détruire. Avant de procéder, le comité de secrétariat devrait faire approuver par le conseil la liste des dossiers et documents destinés à la destruction.

Méthodes de destruction

La méthode de destruction doit être adaptée au support et au niveau de confidentialité des documents et assurer la destruction définitive de son contenu. Plusieurs techniques permettent une destruction définitive :

• Documents en version papier (original et toutes les copies) : Utilisez une déchiqueteuse, de préférence à découpe transversale;
• Médias numériques que l’on souhaite réutiliser ou recycler (ex. : clés USB, disques durs d’ordinateur, etc.) : Effacez les dossiers et les fichiers et, idéalement, reformatez ou procédez à un déchiquetage numérique (logiciel effectuant une suppression sécuritaire qui écrira de l’information aléatoire à l’endroit où se trouvait le fichier supprimé);
• Médias numériques non réutilisables (ex. : certains CD, DVD, cartes de mémoire flash, clés USB et disques durs qui ne seront plus utilisés) : Procédez à la destruction physique (déchiquetage, broyage, meulage de surface, désintégration, trouage, incinération, etc.) ou utilisez un démagnétiseur pour les disques durs.

Destruction à l’interne ou par une firme externe

Vous pouvez détruire vous-même les documents ou conclure un contrat avec un prestataire externe si votre équipement ne vous permet pas de les détruire de manière sécuritaire. Plusieurs firmes offrent ces services et il est même parfois possible, selon la région, de faire détruire sécuritairement et gratuitement vos documents et supports.