Gestion documentaire

Section 22.1

Définition et objectifs

---

Section 22.2

Obligations légales

22.2.1. - En vertu de la Loi sur les coopératives

La Loi sur les coopératives oblige la coopérative à tenir à son siège social un registre contenant (L.c., art. 124) :

• Ses statuts constitutifs, ses règlements, s’il y a lieu, la convention d’administration par l’assemblée des membres, ainsi que le dernier avis de l’adresse de son siège;
• La liste de ses administrateurs et dirigeants indiquant leurs nom et domicile, ainsi que la date du début de leur mandat et sa durée;
• Les procès-verbaux et les résolutions de ses assemblées générales ;
• Les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d’administration  et du comité exécutif;
• Une liste des membres, des membres auxiliaires et d’autres titulaires de parts indiquant leurs nom et dernière adresse connue;
• Le nombre de parts sociales et de parts privilégiées dont ces personnes sont titulaires;
• Les dates de souscription, de rachat, de remboursement ou de transfert de chaque part, ainsi que le montant dû sur ces parts, le cas échéant.

Le registre peut être tenu sur tout support d’information – papier ou électronique – permettant d’avoir accès à des données accessibles dans une transcription intelligible (L.c., art. 124.1).

De plus, l’article 131 de la Loi oblige les coopératives à tenir et à conserver les livres de comptes nécessaires pour permettre la préparation des états financiers.Pour en savoir plus sur la tenue de livres, consulter la section ''La tenue de livres'' (Chapitre 20).

22.2.2. - En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Rappelons d’abord que toute personne a droit au respect de sa vie privée. Nulle atteinte ne peut être portée à la vie privée d’une personne sans que celle-ci y consente ou sans que la loi l’autorise (C.c.Q., art. 35; voir également l’article 5 de la Charte des droits et libertés de la personne).

Modifications à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Ce projet de Cette loi, qui modifie, notamment, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aura des conséquences sur les obligations des coopératives d’habitation en lien avec la protection des renseignements personnels.

Les nouvelles dispositions touchant les coopératives d’habitation entreront progressivement en vigueur à compter de septembre 2022, puis en septembre 2023. Parmi les principaux changements qui seront en vigueur dès septembre 2022 figurent :

• L’obligation de nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de la coopérative;
• L’obligation de prévoir des mesures en cas d’incident de confidentialité.

Votre fédération et la CQCH informeront les coopératives d’habitation des impacts concrets découlant de ces changements à la Loi.

 

Voici les principales règles découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, en lien avec les coopératives d’habitation :

Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel »?  Est un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Par exemple, le nom, le numéro de téléphone, l’adresse postale, le numéro d’assurance sociale sont des renseignements personnels (article 2).

Est-ce qu’une coopérative d’habitation est visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé?  Oui, une coopérative d’habitation est une entreprise. Or, toute entreprise exploitée au Québec doit se conformer à cette loi dès l’instant où elle recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels (article 1).

Une coopérative d’habitation a-t-elle le droit de recueillir auprès de ses locataires et membres des renseignements personnels? (articles 4 à 9) Oui, la coopérative peut recueillir de tels renseignements personnels afin de constituer un dossier sur ses membres et sur ses locataires. Mais elle ne doit recueillir que les renseignements nécessaires pour pouvoir s’acquitter de sa tâche (enquête prélocation, conclusion de bail, dossier de membre, gestion des logements à loyer modique, etc.). Ainsi, bien qu’elle puisse demander une pièce d’identité au moment de conclure un bail, elle n’est pas en droit d’exiger le numéro d’assurance sociale des membres/locataires.

La coopérative d’habitation peut-elle recueillir des renseignements personnels auprès de tiers (ex. : agence d’évaluation du crédit) ?  Sauf exception prévue à la Loi, une entreprise qui recueille des renseignements personnels au sujet d’une personne physique doit le faire auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci ne consente à la cueillette auprès de tiers (article 6). C’est pourquoi vous devez faire signer par un candidat membre/locataire un formulaire de consentement pour procéder à une enquête de crédit.Voir la sous-section ''Attribution à l'externe (Chapitre 6).

La coopérative doit également informer la personne sur qui elle détient des informations personnelles des éléments suivants :

• L’objet du dossier;
• L’utilisation qui sera faite des renseignements;
• Les catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise;
• L’endroit où sera détenu le dossier;
• Les droits d’accès ou de rectification.

La coopérative peut-elle communiquer à des tiers les renseignements personnels qu’elle détient sur ses membres et locataires? La règle générale est que la coopérative ne peut communiquer ces renseignements qu’avec le consentement de la personne concernée (article 13). Par exemple, lorsque la coopérative recueille des renseignements personnels aux fins de la gestion de subventions d’aide au loyer (ex. : PSL ou IFLC), elle ne peut les communiquer qu’avec le consentement du locataire. Le formulaire pour la cueillette des renseignements devrait comporter le consentement écrit du locataire.

Quelles autres mesures une coopérative d’habitation doit-elle prendre dans la gestion des renseignements personnels? Concernant la gestion comme telle des renseignements personnels que la coopérative détient sur ses membres et locataires, l’article 10 de la Loi dispose que toute personne qui exploite une entreprise doit prendre des mesures raisonnables de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Les mesures à prendre varient en fonction de la nature des renseignements, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Vous devrez notamment vous assurer que les documents contenant ces renseignements personnels ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées et qui ont signé un engagement à la confidentialité.

Envoi par courriel

Si vous transférez des documents contenant des renseignements personnels par courrier électronique, assurez-vous de détruire le courriel. L’envoi par texto de renseignements personnels est fortement déconseillé.

22.2.3. - En vertu des lois fiscales

La très grande majorité des coopératives d’habitation sont exemptées de payer l’impôt sur le revenu en raison du statut d’organisme sans but lucratif qu’il leur est reconnu par les autorités fiscalesVoir la sous-section ''Contenu des statuts'' (Chapitre 4). . Elles demeurent néanmoins assujetties aux autres obligations en matière fiscale (ex. : production annuelle de déclarations de revenus).

Elles doivent ainsi produire chaque année des déclarations de revenus et elles doivent conserver les informations comptables ainsi que les pièces justificatives pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition.

Exemple

L’exercice financier de votre coopérative se termine le 31 décembre. En faisant le ménage des dossiers de la coopérative en septembre 2021, vous vous demandez pour quelles années vous devez conserver les documents comptables et fiscaux. Suivant la règle énoncée précédemment, on constate que, par rapport au mois de septembre 2021, la dernière année d’imposition est 2020. Par conséquent, si l’on compte à rebours à partir de 2020, les six années pour lesquelles doivent être conservés les dossiers comptables et fiscaux sont 2020, 2019, 2018, 2017, 2016 et 2015.

22.2.4. - En vertu des conventions d’exploitation

La ou les conventions d’exploitation que votre coopérative a conclues avec la SCHL et/ou la SHQ peuvent contenir des obligations en ce qui a trait à la constitution, au maintien et à la conservation de dossiers et de registres concernant les locataires. Consultez votre convention ou encore communiquez avec la SHQ ou la SCHL, selon le cas, afin de connaître vos obligations en matière de gestion documentaire.

---

Section 22.3

Une politique de gestion documentaire

---

Section 22.4

Organisation du classement

22.4.1. - Les compétences et les outils requis

Les personnes responsables de la gestion documentaire au sein de la coopérative, à commencer par celle qui occupe le poste de secrétaire, doivent posséder ou développer certaines compétences générales :

• Une bonne connaissance du fonctionnement de la coopérative : Pour classer correctement un document, encore faut-il savoir de quoi il traite. Par exemple, comprendre la distinction entre le statut de membre et le statut de locataire permettra de classer un bail signé dans le bon dossier – c’est-à-dire le dossier des locataires!
• Sens de l’organisation : Être organisé signifie d’abord avoir une bonne vue d’ensemble de la tâche et comprendre le pourquoi et le comment classer les documents. Il faut également adopter des méthodes de travail adéquates et avoir en main les bons outils.
• La rigueur : La gestion documentaire requiert d’être méticuleux et attentif. Il faut également suivre les procédures établies. Ainsi, la personne chargée du classement doit s’assurer que chaque document comporte une date ou un autre moyen de déterminer aisément à quel moment il a été créé ou reçu. Sinon, comment fixer le moment où on devra le détruire ou l’archiver?
• La discipline : Il faut classer les documents de façon régulière, généralement tous les mois. Après deux ou trois ans de laisser-aller, la tâche risque d’apparaître comme impossible.

Une bonne gestion documentaire requiert également quelques compétences spécifiques :

• Des connaissances de base en informatique : Sans être un ou une pro en informatique, vous devrez être en mesure d’utiliser couramment un ordinateur ainsi que des logiciels et applications courants (traitement de texte (ex. : Word), tableur (ex. : Excel) et application de messagerie électronique (ex. : Outlook)).
• Des connaissances en gestion documentaire : Il est relativement facile d’acquérir de telles connaissances, par exemple à l’aide du présent chapitre ou en faisant de simples recherches sur Internet. Au besoin, communiquez avec votre fédération. Elle pourra vous conseiller ou même vous offrir une formation.

Vous aurez également besoin de certaines ressources matérielles :

• De l’espace physique : Idéalement, la coopérative devrait disposer d’un espace adéquat pour classer les documents en version papier (ex. : dans une salle communautaire). Si l’accès au local peut être contrôlé (ex. : un bureau fermé à clef), c’est encore mieux. Si la coopérative ne possède pas un tel espace, vous devrez :
  • Recourir le plus souvent possible au classement sur un support électronique (ex. : ordinateur, Cloud, etc.) afin de réduire au minimum la quantité de documents en version papier;
  • En dernier recours, acquérir un dispositif de classement (ex. : classeur mobile et compact) qui peut aisément être transporté et rangé dans un logement;
  • Envisager de déposer les originaux de certains documents importants (ex. : statuts constitutifs, actes d’achat d’immeuble, acte de prêt, etc.) dans un coffret de sûreté auprès de l’institution financière avec laquelle la coopérative fait affaire.
• Un ou des classeurs fermant à clef : Votre coopérative gère des documents comportant de l’information sensible, par exemple des renseignements personnels sur ses locataires ou les dossiers des membres. Seules les personnes autorisées doivent avoir accès aux dossiers de la coopérative.
• Certaines fournitures de bureau : Vous devez avoir une quantité suffisante de chemises permettant d’y classer des documents en format légal (8 ½ x 14) de différentes couleurs (4 ou 5 couleurs différentes), de dossiers suspendus de mêmes format et couleur, dans lesquels sont insérées les chemises, ainsi que des étiquettes, des onglets permettant de séparer les dossiers selon leur classe, des boîtes de rangement, etc.
• Un ordinateur : La coopérative devrait avoir un ordinateur qui lui appartient. Vous n’avez pas nécessairement besoin du modèle le plus performant ou le plus récent. Il devra néanmoins permettre une utilisation efficace des suites de logiciels bureautiques standards ainsi que d’Internet pour la recherche et la navigation. L’ordinateur doit également fournir un espace mémoire suffisant pour classer l’ensemble des dossiers et documents numérisés appartenant à la coopérative. Il est essentiel que les dossiers et documents soient protégés par un mot de passe et que l’accès en soit contrôlé. Évidemment, un ordinateur portable s’impose!

Des ordinateurs à prix abordable

Le Programme des ordinateurs pour les écoles (OPE) est un programme national pan canadien qui remet à neuf les ordinateurs donnés par les gouvernements, les entreprises privées et les particuliers afin de les offrir à un prix abordable dans les écoles, les bibliothèques, les organismes sans but lucratif enregistrés et les communautés autochtones, ainsi qu’aux personnes à faible revenu. Au Québec, la plupart des coopératives d’habitation sont admissibles à ce programme géré par l’organisme Ordinateurs pour les écoles du Québec (OPEQ), un OSBL présent à la grandeur de la province.

Les résidents à faible revenu de la coopérative peuvent également avoir accès à des ordinateurs à prix abordable par l’entremise du programme CLIC OPEQ.

• Un appareil permettant de numériser les documents papier : Il est possible de numériser un document avec un numériseur (ou scanner). Certaines imprimantes multifonctions permettent de numériser des documents. Enfin, certains téléphones intelligents peuvent également numériser des documents, si vous téléchargez une application à cet effet.
• Des logiciels et applications bureautiques : Il s’agit minimalement d’un logiciel de traitement de texte, d’un tableur, d’une application pour le courrier électronique et d’un antivirus.

Enfin, votre coopérative d’habitation devrait songer à se tourner progressivement vers divers services tels :

• Un espace infonuagique pour le classement de vos dossiers et documents : Ces espaces virtuels offrent plusieurs avantages : sécurité des documents, protection en cas de sinistre (incendie, dégât d’eau, vol), gratuité pour les besoins normaux d’une coopérative d’habitation, possibilité de donner des accès ciblés aux différents dossiers, partage de documents avec les membres, etc.
• Une adresse courriel permanente pour la coopérative : Cela permet d’assurer une continuité dans la communication par courriel entre la coopérative et les organisations ou entreprises avec lesquelles elle interagit. Il est possible et facile de créer gratuitement une adresse auprès de différents fournisseurs (ex. : Google, Hotmail, Outlook, etc.). Si votre coopérative préfère soutenir le mouvement coopératif, il est possible de réserver un nom de coop auprès de l’Alliance coopérative internationale (ACI). Dans tous les cas, assurez-vous de limiter l’accès à ces comptes aux seules personnes autorisées. N’oubliez pas de modifier l’accès en cas de changement de responsable!

Adresse de correspondance (ou postale)

La coopérative doit avoir accès au courrier qui lui est destiné. La transmission du courrier à l’adresse personnelle de la personne occupant le poste de secrétaire ou d’un autre membre entraîne des risques de perte du courrier et une gestion inutile lorsque vient la fin de son mandat ou en cas de déménagement. Afin d’éviter les changements d’adresse de correspondance, la coopérative peut, par exemple, louer une case postale ou installer une boîte aux lettres destinée uniquement au courrier qu’elle reçoit.

Sinon, assurez-vous d’aviser vos partenaires (ex. : fédération, CQCH, SCHL, SHQ, Direction de l’entrepreneuriat collectif du MEI, Registraire des entreprises, institution financière, assureur, fournisseurs, etc.) du changement d’adresse postale.

22.4.2. - Méthode de classement

L’organisation du classement repose principalement sur un plan de classification et un calendrier de conservation adéquats.

Modèles

Il existe plusieurs modèles de plan de classification et de calendrier de conservation. L’important, c’est que le ou les outils utilisés par la coopérative soient adaptés à vos besoins. Nous vous proposons un outil de gestion documentaire qui cumule dans un même tableau les fonctions du plan de classification et celles du calendrier de conservation. La coopérative peut évidemment adapter cet outil selon ses besoins, en s’assurant toutefois de respecter les règles de base et les obligations légales de la coopérative.

Plan de classification 

Le plan de classification permet d’identifier et de classer les dossiers et les documents selon un ordre logique et hiérarchique. Il doit être conçu de manière que toute personne autorisée à consulter les dossiers de la coopérative puisse s’y retrouver rapidement.

Le plan de classification est d’abord divisé en classes principales, par exemple :

• 1000 – Administration et gouvernance
• 2000 – Vie coopérative
• 3000 – Ressources humaines
• 4000 – RESSOURCES FINANCIÈRES
• 5000 – Ressources immobilières et matérielles
• 6000 – SERVICES
• 7000 – Documentation

Celles-ci sont elles-mêmes subdivisées en sous-classes, par exemple :

Administration et gouvernance :

• 1100 – Administration générale
• 1200 – Assemblée des membres
• 1300 – Conseil d’administration
• 1400 – Comités

Enfin, on trouve à l’intérieur de chaque classe des divisions, par exemple :

1100 – Administration générale :

• 1101 – Constitution et historique
• 1102 – Structure administrative et organigramme
• 1103 – Règlements
• 1104 – Politiques
• 1105 – Codes de conduite
• 1106 – Conventions d’exploitation
• 1107 – Autorisations de signature
• 1108 – Planification
• 1109 – Rapports annuels et rapports d’activité

Dans le plan de classification, les dossiers sont identifiés par un code et par un titre ou une description. Nous suggérons l’utilisation d’un code comportant 4 chiffres. Le premier chiffre identifie la classe, et le second, la sous-classe. Les troisième et quatrième chiffres identifient, quant à eux, la division dans laquelle un dossier se trouve.

Dans l’exemple ci-dessus, les différents règlements de la coopérative se trouvent dans la classe ADMINISTRATION, dans la sous-classe ADMINISTRATION GÉNÉRALE et dans la division Règlements. Si vous souhaitez identifier avec plus de précision la chemise contenant le Règlement de régie interne, ajoutez une extension au code, ce qui donnera : 1103.1 Règlement de régie interne.

Un seul plan de classification!

Afin de vous y retrouver, utilisez le même plan de classification pour les documents en version papier (classeur) et les documents en version électronique (ordinateur ou espace infonuagique).

Calendrier de conservation

Pourquoi un calendrier de conservation?

La plupart des coopératives d’habitation possèdent un espace limité pour classer les dossiers de façon sécuritaire. Après 15, 25 ou 40 ans d’existence, votre coopérative a ou aura accumulé un grand nombre de documents. La conservation de cette masse de documents peut s’avérer un véritable casse-tête et risque de faire obstacle à une bonne gestion documentaire.

Évidemment, la numérisation de documents permet d’économiser de l’espace. Il n’en demeure pas moins qu’un document, quel que soit son support, ne devrait pas être conservé s’il n’a plus aucune utilité ou aucun intérêt pour la coopérative. Avez-vous vraiment besoin de conserver les six versions précédentes de votre Règlement de régie interne? Autre exemple, la convention d’exploitation qui liait votre coopérative à la SCHL est terminée depuis 10 ans. Est-il nécessaire de conserver chaque correspondance reçue de la SCHL pendant les 35 ans qu’a duré la convention?

Le calendrier de conservation indique la durée de temps pendant lequel la coopérative conservera un dossier ou un document. Il détermine également la manière d’en disposer une fois son cycle de vie achevé.

Comment fonctionne un calendrier de conservation?

Le calendrier de conservation utilise les mêmes codes et descriptions des dossiers que le plan de classification. C’est pourquoi le modèle d’outil que nous vous suggérons comprend ces deux outils dans un même tableau. En plus du code et de la description, on y trouve une colonne où est inscrite la règle de conservation, c’est-à-dire l’information permettant de déterminer la durée de vie active des documents. La colonne Disposition permet quant à elle de connaître la manière de disposer des documents une fois leur vie utile terminée.

Comment déterminer la durée de conservation de vos documents?

Le modèle d’outil de gestion documentaire que nous vous suggérons propose des durées de vie et des modes de disposition usuels pour la plupart des documents que possède votre coopérative. Voici néanmoins quelques règles de conservation importantes :

• Certains documents devraient être conservés de façon permanente soit en raison de leur importance (ex. : les statuts de constitution) ou de leur intérêt pour la coopérative (ex. : les photographies du chantier de construction de votre immeuble).
• La durée de conservation de certains documents est déterminée par la loi (ex. : vous devez conserver tous vos registres comptables et toutes les pièces justificatives pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ces documents se rapportent).
• Les documents ou dossiers qui contiennent des renseignements personnels doivent être détruits lorsqu’ils ne sont plus utilisés (ex. : vous devez détruire les dossiers de membres et de locataires après leur départ de la coopérative).
• La durée de vie active de certains documents n’est pas quantifiée en années, mais dépend de leur remplacement (ex. : votre Règlement de régie interne sera un document actif jusqu’à son remplacement par une nouvelle version adoptée par l’assemblée des membres). Une fois remplacée, l’ancienne version devrait être détruite.
• Les documents ayant une importante valeur juridique ou opérationnelle seront conservés au-delà de l’année courante (ex. : on recommande de conserver comme documents actifs pendant deux ans les procès-verbaux du conseil d’administration).Par la suite, ils seront conservés de façon permanente.

Comment disposer des documents?

Le calendrier de conservation détermine également le mode de disposition des dossiers et documents dont la durée de conservation est achevée.

• Archivage : Les documents en version papier que vous décidez d’archiver devraient, lorsque cela est possible, être transférés sur un support électroniqueVoir la section ''Transfert de documents en version électronique''(Chapitre 22).. Vous économiserez ainsi de l’espace et éviterez de fastidieuses « fouilles archéologiques » pour récupérer un document. Sinon, ils doivent être classés dans une boîte de rangement portant une étiquette d’identification (ex. : Comptabilité – 2015 à 2020).
• Destruction : La destruction des documents doit se faire conformément à la loi et à la Politique de gestion documentaire. (voir la section ''Destruction des documents'' (Chapitre 22).
• Tri : Dans certains cas, vous aurez à prendre une décision quant à la pertinence de conserver un document une fois son cycle de vie achevé. Par exemple, une correspondance datant de trois ans aura normalement terminé sa vie utile. Cependant, vous pouvez faire le choix de conserver ce document en raison de son importance ou de son intérêt pour la coopérative. C’est une question de jugement et qui comporte une part de subjectivité. Dans le doute, faites appel à un membre expérimenté ou encore, au moment de faire approuver la destruction des documents, attirez l’attention du conseil d’administration sur ce genre de document.

22.4.3. - Accès aux dossiers et documents

L’accès aux dossiers de la coopérative doit être contrôlé, à la fois pour des raisons légales et pour des motifs liés à leur bonne conservation.

• Les dossiers papier sont conservés dans des classeurs dont les tiroirs peuvent être fermés à clef ou dans des boîtes de rangement disposées dans un local également fermé à clef. Seules quelques personnes, par exemple celles occupant les postes de secrétaire et de président de la coopérative, devraient avoir accès (ou pourraient autoriser une autre personne à avoir accès) à ces classeurs ou espaces de rangement.
• Les dossiers et documents en version électronique sont classés dans un ordinateur ou un espace infonuagique protégé par un code d’accès ou un mot de passe.
• L’accès à certains documents (ex. : procès-verbaux du conseil d’administration) est strictement réservé à des personnes bien définies (dans l’exemple précédent, les administrateurs).
• La coopérative devrait déterminer pour chaque sous-classe ou division les catégories d’intervenants ayant droit d’accès aux documents.

L’outil de gestion documentaire que nous vous proposons contient une colonne permettant de préciser les personnes ayant accès aux dossiers et documents de la coopérative.

---

Section 22.5

Transfert de documents en version électronique

---

Section 22.6

Destruction des documents

---