Chapitre 19
Gestion du parc immobilier

Section 19.2

Comité de gestion de l’entretien

19.2.1 - Conduite des membres du comité

Les membres du comité agissent avec justesse, équité et bonne foi. Le Code d’éthique et de déontologie des administrateurs et dirigeantsVoir la documentation pour un modèle s’applique aux membres du comité.

Respect de la vie privée : Les membres et les collaborateurs du comité sont appelés à pénétrer dans les logements des locataires. La discrétion et le respect sont de mise. Que ce soit ou non en présence du locataire, vous ne devriez jamais commenter le style ou les habitudes de vie des résidents à moins que cela n’affecte la salubrité ou l’entretien du logement. Par exemple, le fait que le locataire n’ait pas lavé la vaisselle de la journée est un choix de nature privée; en revanche, une vaisselle qui n’aurait pas été lavée depuis plusieurs semaines peut éventuellement avoir des impacts sur la salubrité du logement. Autre exemple, quelques lacunes en ce qui a trait au rangement ne regardent que le locataire et les autres membres du ménage; cependant, un trouble d’accumulation compulsive (TAC) engendre divers risques pour la sécurité et la salubrité du logement. La coopérative pourrait alors être amenée à intervenir Pour en savoir davantage sur les logements impropres à l’habitation, consulter la sous-section ''Obligations en matière de salubrité et de sécurité du logement''(Sous-section 18.6.5).

Rappel

Le Code civil du Québec prévoit certaines règles concernant l’accès et la visite du logement par la coopérative, notamment :

• La nécessité d’un préavis de 24 heures, sauf en cas d’urgence ou pour la visite d’un éventuel locataire;
• Le droit du locataire de refuser l’accès à son logement pour la visite d’un éventuel locataire ou pour une inspection si la visite doit avoir lieu avant 9 heures et après 21 heures, ou encore, dans le cas de travaux non urgents, avant 7 heures et après 19 heuresPour en savoir plus à ce sujet, consulter la section ''Accès et visite du logement par le locateur''(Section 18.9)

Conflits d’intérêts : Les membres du comité de gestion de l’entretien, tout comme les administrateurs, ne doivent pas privilégier leurs intérêts personnels (ex. : prioriser indûment les réparations à leur logement) ou même se trouver dans une situation laissant croire qu’il pourrait en être ainsi. Ils devraient par conséquent s’abstenir de participer à toute discussion ou décision touchant leur logement et ne pas tenter d’influencer les autres membres du comité.

19.2.2 - Mandat du comité

Sous la supervision du conseil d’administration et en collaboration avec ce dernier, le comité a pour mandat de voir au maintien en bon état des bâtiments et des terrains appartenant à la coopérative.

19.2.3 - Responsabilités du comité

Le comité a les responsabilités suivantes :

Concernant l’entretien continu des immeubles :

• Voir au maintien en bon état et à la propreté des espaces communs intérieurs et extérieurs;
• Mettre en place un programme de vérification cyclique des composantesLes composantes comprennent, entre autres : les fondations, la charpente, les murs, la toiture, les portes et fenêtres, la plomberie, l’électricité, la ventilation, les systèmes d’avertisseur d’incendie et de gicleurs, les lumières d’urgence, les clôtures, etc.de chaque immeuble, incluant la fréquence de vérification et la procédure à suivre pour apporter les correctifs nécessaires;
• Voir à la planification des inspections des logements, des espaces communs et d’autres composantes des immeubles;
• Planifier les réparations courantes sur les bâtiments et voir à leur réalisation;
• Coordonner la préparation des corvées saisonnières;
• Gérer les demandes de réparation des logements;
• Préparer un budget annuel d’entretien.

Concernant la préservation et le remplacement des principales composantes des immeubles :

• Faire inspecter les immeubles par un expert tous les 5 ans (c., art. 221.2.3);
• S’il y a lieu, faire inspecter aux 5 ans les façades des bâtiments comptant 5 étages ou plus et les stationnements intérieurs (Code de sécurité adopté en vertu de la Loi sur le bâtiment);
• Établir un plan quinquennal d’entretien et de préservation des bâtiments;
• Faire des recommandations au conseil sur les travaux à effectuer et leur priorisation;
• En collaboration avec le comité des finances, faire des recommandations au conseil concernant le provisionnement de la réserve de remplacement immobilière.

Concernant la collaboration avec le conseil et les autres intervenants

• Coordonner les relations avec les fournisseurs de produits et services;
• Faire rapport à chaque réunion du conseil d’administration;
• Faire des recommandations au conseil sur le choix des fournisseurs (soumissions) et des équipements en vue des travaux à réaliser;
• Préparer et présenter le rapport annuel du comité pour l’assemblée annuelle;
• Rédiger les notes à communiquer aux locataires (membres ou non-membres);
• Soumettre au conseil tout cas à résoudre qui dépasse ses pouvoirs et responsabilités;
• Considérer avec sérieux les recommandations de la SCHL ou de la SHQ. La coopérative doit s’assurer de bien comprendre la nature et la portée de telles recommandations. Le cas échéant, elle doit également adopter et mettre en œuvre un plan d’action afin d’en assurer le suivi.

Concernant la Politique de gestion de l’entretien

• Voir à l’application de la Politique de gestion de l’entretien;
• Faire des recommandations au conseil concernant toute amélioration à apporter à la Politique.

19.2.4 - Planification du travail et répartition de tâches

Le comité de gestion de l’entretien devrait, en début d’année, adopter un plan de travail, afin de planifier les tâches à accomplir.

La coopérative devrait de plus déterminer et mettre à jour une répartition des tâches établie selon différentes fonctions.

Tâches du comité de gestion de l’entretien

Responsable du comité

• Préparer les ordres du jour, convoquer et diriger les réunions ;
• Encadrer le travail des membres ;
• Voir au bon fonctionnement du comité et proposer des mécanismes de résolution de conflits, le cas échéant ;
• Assurer une répartition équitable des tâches et responsabilités en tenant compte des intérêts et compétences ;
• Assurer le respect et la mise à jour des politiques, procédures et règlements touchant l’entretien ;
• Voir à ce que le plan d’action du comité soit établi et respecté ;
• Produire et mettre à jour le plan quinquennal ;
• Transmettre les rapports et recommandations au conseil d’administration ;
• Soumettre au conseil les situations que le comité n’est pas en mesure de régler lui-même.

Secrétaire du comité

• Prendre les notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et y joindre les annexes pertinentes ;
• Recevoir, rédiger et expédier la correspondance du comité d’entretien, la présenter au comité, en conserver une photocopie et remettre les originaux au secrétaire de la coopérative ;
• Recevoir et prioriser les demandes de travaux ;
• Mettre à jour le registre permanent des interventions ;
• Recevoir et classer les rapports d’inspection ;
• Coordonner l’organisation des corvées. 

Finances

• Autoriser les dépenses et les achats en accord avec le budget ;
• Ouvrir les comptes chez les fournisseurs ;
• Valider et transmettre au comité des finances les factures à payer ;
• Préparer et soumettre au comité un rapport de suivi budgétaire ;

Information / formation

• Conserver et mettre à jour les manuels d’entretien ;
• Rencontrer les nouveaux membres pour expliquer la Politique de gestion de l’entretien ;
• Remettre et expliquer le manuel d’entretien (aux nouveaux membres) ;
• Diffuser toutes les informations utiles pour l’entretien des logements au moyen de communiqués ou rapports aux assemblées générales ;
• En collaboration avec la personne ou le comité responsable de la formation, organiser au moins un atelier de formation par année ;
• Coordonner les travaux d’entretien préventif.

Ressources matérielles

• Acheter le matériel, après avoir obtenu l’autorisation du responsable des finances ;
• Tenir un inventaire des outils et du matériel nécessaires à l’exécution des tâches d’entretien et de réparation.

Travaux

• Recevoir les demandes de travaux des locataires et en coordonner l’exécution par les membres ou par des professionnels ;
• Recruter des collaborateurs pour le comité, les assister et superviser leur travail ;
• Garder le double des clefs des logements et des espaces communautaires ;
• Gérer les interventions urgentes.

Inspection

 Coordonner les inspections.

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