Impartition à des fournisseurs externes

Plusieurs coopératives d’habitation ont désormais recours à des fournisseurs externes – principalement les fédérations de coopératives d’habitation et des GRT – pour réaliser certaines tâches en lien avec la gestion financière (ex. : tenue de livres, préparation des états financiers pour la vérification, gestion des subventions, etc.), la gestion locative (ex. : location des logements, enquête de crédit et vérification des antécédents, collecte des loyers, renouvellement des baux, gestion des plaintes et des demandes de réparation, recours devant le Tribunal administratif du logement, etc.) et la gestion des immeubles (ex. : inspections, entretien, planification du remplacement des composantes, etc.).

Dépenses additionnelles

Le principal inconvénient causé par l’impartition de certaines tâches à un fournisseur découle des dépenses supplémentaires que ce choix impose à la coopérative. Une coopérative qui choisit de confier à des ressources externes certaines tâches doit s’en donner les moyens financiers.

Dégager les membres et le conseil d’administration

En impartissant certaines tâches de gestion à un ou à plusieurs fournisseurs externes, la coopérative permet aux membres et au conseil d’administration de se consacrer à leurs rôles d’entrepreneurs et de décideurs. Ainsi, les membres pourront s’investir davantage à définir le projet coopératif afin d’améliorer leurs conditions de logement et leur milieu de vie. Quant aux administrateurs, ils seront plus à même de jouer leur rôle de leader pour l’amélioration de la gestion et le développement de la coopérative.

Professionnalisme de la gestion

Le fait de confier certaines tâches à des ressources externes garantit dans une large mesure à la coopérative que le travail sera conforme aux normes applicables. Cette façon de faire permet d’éviter les tracas, les coûts et les tensions dus à un travail mal exécuté. C’est une façon d’assurer une certaine tranquillité d’esprit.

Amélioration de la vie associative

En confiant à un tiers externe certaines tâches, parfois ennuyeuses, répétitives ou génératrices de tension, la coopérative permet d’accroître la valeur ajoutée par la participation des membres et évite la « contamination » du climat associatif.

Risque de déresponsabilisation

L’impartition de plusieurs tâches à l’externe pourrait, à long terme, entraîner une forme de détachement des membres et du conseil d’administration. Plus ou moins consciemment, on se dira alors, par exemple : « Plus besoin de s’occuper de la coopérative, la fédération s’en charge. » Rien n’est plus faux. Quel que soit le mode de gestion choisi par votre coopérative, le développement de la participation et de l’implication des membres doit demeurer une priorité.

Bien choisir le fournisseur

Lorsque la coopérative décide d’impartir à l’externe certaines fonctions, il est primordial de choisir le bon fournisseur de services. Le prix facturé n’est pas le seul critère à considérer. Assurez-vous que le fournisseur choisi a :

• Les compétences, l’expérience et le droit de rendre les services pour lesquels vous l’embauchez. Faites des recherches, exigez des références;
• Une connaissance du fonctionnement des coopératives d’habitation. Il s’agit d’un atout considérable, puisque l’ignorance de certaines règles spécifiques à la formule coopérative pourrait causer des problèmes majeurs. Qui plus est, des lacunes dans la compréhension du fonctionnement coopératif peuvent amener le fournisseur à ne pas respecter le pouvoir décisionnel des membres et du conseil d’administration de la coopérative;
• Prévu dans sa soumission un temps suffisant pour accompagner la coopérative. Vérifiez la description précise des services offerts afin d’éviter de mauvaises surprises.

Pour connaître les services offerts par votre fédération régionale, consultez la liste des fédérations ou allez sur : www.cooperativehabitation.coop.