Chapitre 15
Les comités
Section 15.4
Fonctionnement des comités
Pour être efficace, le fonctionnement des comités doit être suffisamment structuré et organisé. Cependant, il n’a pas à être encadré de façon aussi formelle que celui de l’assemblée des membres ou du conseil d’administration. D’une part, le fonctionnement des comités n’est aucunement encadré par la Loi et, habituellement, très peu par le Règlement de régie interne. D’autre part, les comités ne prennent généralement pas de décisions formelles ayant des impacts juridiques ou économiques importants.
L’organisation du fonctionnement des comités devrait donc être assez souple et orientée vers l’efficacité et les résultats.
15.4.1 - Planification
Les comités doivent savoir quoi faire et quand le faire. La planification des travaux du comité représente une des tâches importantes du responsable, en collaboration avec le conseil d’administration. En début d’année, le comité devrait se doter d’un plan de travail ou plan d’action, en tenant compte des tâches récurrentes qui font partie du cycle de gestion normale de la coopérative, mais aussi des mandats particuliers ou ad hoc pour lequel le conseil a mandaté le comité.
Le plan de travail ou plan d’action annuel comprend habituellement les six points suivantsVoir la documentation pour un modèle de plan d'action annuel du comité secrétariat :
- Les objectifs ou priorités pour l’année;
- Les activités et mesures à entreprendre;
- Les responsables;
- Le calendrier de réalisation ou échéancier;
- La prévision des coûts de réalisation;
- L’avancement des travaux.
Le conseil devra approuver le plan d’action annuel afin de s’assurer que tous les comités travaillent sur les objectifs définis par les membres et sur les priorités identifiées par les administrateurs.
Bien planifier, c’est aussi répartir le travail entre les membres du comité et s’assurer que le travail de tous est bien coordonné. On devrait donc joindre au plan de travail une liste de tâches pour chaque membre du comité. Des exemples de liste de tâches sont fournis à au chapitre 15.
Enfin, bien planifier, c’est se donner le temps qu’il faut pour faire un travail de qualité. Les comités doivent pouvoir travailler sereinement. Les membres des comités sont soumis à différentes responsabilités dans leur vie personnelle, que ce soit au travail, avec les enfants, etc. Ils n’ont pas besoin d’être mis sous pression lorsqu’ils participent à la gestion de la coopérative. Le conseil et les responsables de comités doivent donc déterminer des échéanciers réalistes.
15.4.2 - Les réunions
Convocation et ordre du jour
Les membres de comités doivent savoir quand aura lieu la prochaine réunion et quels seront les sujets traités, afin de bien se préparer. Le plus simple est souvent de prévoir un point à l’ordre du jour afin de convenir de la date et de l’heure de la prochaine réunion. Les membres peuvent également convenir à ce moment de certains sujets à traiter lors de la prochaine réunion. Cela constituera l’ébauche de l’ordre du jourVoir la documentation pour un modèle d'avis de convocation à une réunion de comité.
Afin toutefois d’éviter toute confusion ou tout oubli, le responsable du comité devrait préparer un avis de convocation et un projet d’ordre du jour qui seront transmis aux membres avant la prochaine réunionVoir la documentation pour un modèle d'ordre du jour d'une réunion de comité.
La coopérative devrait prévoir dans ses politiques ou dans les fiches descriptives des comités un délai à respecter pour l’envoi de l’avis de convocation et de l’ordre du jour.
Animation des réunions et prise de notes
Les responsables de comités animent les réunions.
Les secrétaires de comités sont chargés de prendre des notes lors des réunions. Ils produiront par la suite un compte rendu.
Rapports au conseil
Utilisez les comptes rendus de vos réunions pour informer le conseil de vos activités ou lorsque vous avez besoin d’une décision de leur part.
À la fin de l’année, fournissez au conseil le bilan des activités du comitéVoir la documentation pour un modèle de bilan annuel des activités du comité. Celui-ci servira entre autres à la préparation du rapport d’activités présenté aux membres de la coopérative par le conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle.
Conservation des documents
Autant que possible, la coopérative doit conserver les documents et autres matériels de travail des comités et leurs rapports de réunions afin de pouvoir s’y référer au besoin. Pour en savoir plus sur la gestion documentaire, consulter le chapitre 22.
Évaluation du comité
À la fin de chaque année, les comités ont aussi intérêt à évaluer leur fonctionnementVoir la documentation pour un modèle de grille d'évaluation du fonctionnement de votre comité. Cela permet de régler les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop importants et favorise une amélioration continue de la gestion de la coopérative.
Souligner le travail accompli
Et pourquoi, à la fin de la dernière réunion de l’année, ne pas organiser une activité informelle (un repas en groupe ou une sortie) afin de se féliciter du travail réalisé? On peut profiter de l’occasion pour souligner l’implication d’un membre du comité qui termine son mandat après plusieurs années au sein du comité. Une telle activité permet également de tisser des liens entre les membres.
