Chapitre 7
Information et formation

Section 7.4

Former les membres

7.4.1 - Une politique concernant la formation

Comme c’est le cas pour l’ensemble de l’organisation et du fonctionnement de votre coopérative, il importe d’avoir une approche structurée et un suivi régulier en matière de formation. À cette fin, la coopérative devrait adopter une politique afin d’encadrer de façon formelle la formation au sein de la coopérativeVoir la documentation pour un modèle politique concernant la formation.

Cette politique, adoptée par le conseil d’administration, porte principalement sur les sujets suivants :

• Responsabilités en matière de formation;
• Identification des besoins en matière de formation;
• Parcours adaptés de formation pour les membres, administrateurs, dirigeants, membres de comités et, s’il y a lieu, employés;
• Plan annuel de formation;
• Budget annuel de formation.

La responsabilité d’appliquer la Politique en matière de formation peut incomber soit à un comité, par exemple le comité de développement de la participation, soit au conseil d’administration. Dans les deux cas, un responsable de la formation devrait être désigné. Le responsable de la formation est chargé de planifier et d’organiser les activités de formation. Il devrait également produire un rapport sur les activités tenues et sur l’évaluation des formations par les participants.

7.4.2 - Parcours adoptés de formation

La coopérative devrait développer et mettre à jour périodiquement différents parcours de formationVoir la documentation pour un modèle de parcours adaptés de formation, c’est-à-dire une liste de formations adaptées à différentes clientèles, à savoir :

• Tous les membres (incluant les administrateurs);
• Les administrateurs (incluant les dirigeants) ainsi que les personnes désireuses de le devenir;
• Les dirigeants;
• Les employés (ex. : direction générale) et gestionnaires;
• Les membres de comités ainsi que les personnes désireuses de le devenir.

Chaque parcours de formation devrait préciser les formations obligatoires et celles qui sont simplement pertinentes ou optionnelles.

7.4.3 - Plan annuel de formation

Annuellement, le conseil d’administration ou le comité de développement de la participation devrait vérifier les besoins en matière de formation auprès des responsables des différents comités de la coopérative.

En fonction des besoins identifiés, des formations disponibles et des ressources de la coopérative, le conseil d’administration ou le comité de développement de la participation élabore un plan de formation annuel. Afin de vous aider, votre fédération met à votre disposition un calendrier des formations qu’elle offre. La coopérative peut également communiquer avec le responsable de la formation de sa fédération afin de développer un plan de formation adapté aux besoins de la coopérative.

Dans le cas de coopératives qui comptent un grand nombre de logements, le fait d’inscrire systématiquement certaines formations de base (ex. : fonctionnement d’une coopérative ou rôles et responsabilités des administrateurs) au plan annuel constituerait une bonne pratique.

Le plan annuel et le calendrier des activités devraient être communiqués à tous les membres de la coopérative.

7.4.4 - Budget de formation

Trop souvent, les coopératives d’habitation considèrent la formation comme une dépense que l’on peut facilement réduire, voire faire disparaître. Il s’agit d’une erreur qui, à moyen et à long terme, pourrait entraîner des coûts bien plus élevés, en plus de contribuer à la détérioration de la qualité de vie dans la coopérative. Chaque dollar consacré à la formation des membres représente un investissement parmi les plus rentables que la coopérative puisse faire.

Au lieu de vous demander si votre coopérative a les moyens d’offrir de la formation à ses membres, demandez-vous plutôt si elle a les moyens de s’en passer!

Le conseil d’administration doit donc prévoir un budget conséquent avec les besoins de formation identifiés.

Suggestion

Votre coopérative devrait s’engager, par résolution ou dans sa politique de formation, à consacrer un pourcentage minimal de ses revenus (ex. : 2 %) à la formation des membres.

7.4.5 - Évaluation des formations

Chaque activité de formation devrait faire l’objet d’une évaluation par les participantsVoir la documentation pour un modèle de formulaire d'évaluation des formation.. Cette façon de faire permet à la coopérative de s’assurer de la pertinence et de la qualité des formations reçues. La coopérative pourra ainsi, s’il y a lieu, demander à la fédération (ou à un autre fournisseur) d’apporter les ajustements qui s’imposent.

Une bonne pratique consisterait, un certain temps après la formation, à vérifier auprès des responsables des comités de la coopérative si les formations reçues ont effectivement permis de faciliter ou d’améliorer le travail du comité.

7.4.6 - Rapport au conseil d'administration

Annuellement, le comité ou le responsable de la formation fait rapport au conseil d’administration. Le rapport porte, entre autres, sur les activités tenues, le nombre de participants et l’évaluation des formations.

Le rapport peut également contenir des recommandations afin d’améliorer la formation au sein de la coopérative.

7.4.7 - Rafraîchir et actualiser les connaissances

La gestion d’une coopérative d’habitation évolue avec le temps et tend, en général, à se complexifier. La formation doit donc être perçue comme un processus continu. Après 5, 10 ou 15 ans dans la coopérative, un membre devrait songer à rafraîchir ses connaissances. C’est pourquoi la coopérative doit encourager la participation de tous les membres aux activités de formation, incluant ceux qui ont déjà reçu les formations prévues dans le plan annuel de formation.

---