Chapitre 15
Les comités
Les comités jouent un rôle de premier plan dans la gestion de la très grande majorité des coopératives d’habitation. Ils permettent, en effet, au conseil d’administration de répartir une partie des responsabilités et des tâches sur un plus grand nombre de personnes. Le nombre et les mandats des comités varient d’une coopérative à l’autre en fonction très souvent de la taille de la coopérative, mais aussi du mode de gestion choisi par les membres.
Avant de mettre sur pied un comité, vous devez répondre à certaines questions :
- Ce comité répond-il à un besoin réel?
- Va-t-il apporter une valeur ajoutée dans la gestion de la coopérative?
- Une fois créé, ce comité va-t-il faciliter le travail du conseil ou au contraire générer une bureaucratie et une structure additionnelle à gérer?
La coopérative ne doit surtout pas créer des comités uniquement dans le but d’avoir des tâches à donner aux membres.
Section 15.1
Constitution, composition et mandat
Le conseil d’administration a la responsabilité de mettre sur pied les comités utiles au bon fonctionnement de la coopérative, de prévoir leur composition et de définir leur mandatVoir la documentation pour un aide-mémoire pour la constitution des comités. L’assemblée des membres peut également prendre l’initiative pour la mise sur pied comités de gestion et mandater le conseil d’administration de procéder formellement à la constitution de tels comités.
Dans plusieurs coopératives, le conseil d’administration a la responsabilité de répartir les membres dans les différents comités. Cette responsabilité pourrait aussi être déléguée au comité de gestion du contrat de membre.
Il est important que la gestion des comités ne soit pas un fardeau pour le conseil, mais au contraire des outils aidant au bon fonctionnement. C’est pourquoi il est essentiel que les membres des comités aient la confiance du conseil d’administration. Une pratique courante consiste à consulter les membres sur leurs préférences :
- Les membres sont invités à indiquer les comités auxquels ils préfèrent se joindre;
- Ils donnent un premier et un deuxième choix au conseil d’administration;
- Le conseil prend la décision en essayant de respecter le plus possible les intérêts des membres, tout en répondant aux besoins de la coopérative.
Le conseil d’administration, ou le comité de gestion du contrat de membre le cas échéant, peut aussi utiliser les formulaires remplis par tous les membres à leur arrivée et mis à jour régulièrement, concernant leurs intérêts, leurs compétences et leur disponibilité. Il peut ainsi répartir les membres dans les comités et les affecter aux responsabilités qui leur conviennent le mieux.
Les comités comptent en général au moins trois membres, nommés par le conseil d’administration. Sauf exception, celui-ci nomme également un responsable pour chaque comité, de même que des membres substituts pour certains comités Pour les coopératives d’habitation qui reçoivent une aide financière dans le cadre du Programme sans but lucratif – privé (PSBL-P), les membres du comité de sélection doivent obligatoirement être désignés par l’assemblée. Voir la section 6.3.3. .
Section 15.2
Conditions de réussite
Certaines conditions doivent être réunies pour que les comités d’une coopérative d’habitation soient efficaces.
15.2.1. - Des mandats clairs
Les mandats et les responsabilités des comités sont parfois définis dans des politiques de la coopérative. Ce sera très souvent le cas, par exemple, du comité de gestion de la sélection des membres, dont les principaux éléments constitutifs sont définis dans la Politique de gestion de la sélection. Cependant, les mandats et les responsabilités du comité de secrétariat ne sont habituellement pas consignés dans une politique. Dans un tel cas, le conseil devrait, au moment de constituer le comité, inclure dans la résolution une description de ses mandats et de ses responsabilités. Une liste de tâche devrait également être élaborée et mise à jour, afin de répartir le travail entre les membres.
Pour en savoir plus sur les principaux comités, leur description et les listes de tâches, consulter le chapitre 15.
15.2.2. - Bien choisir les responsables
Les responsables des comités jouent un rôle clé dans leur bon fonctionnement. Ils ont, en effet, certaines responsabilités :
- Animer le travail du comité, c’est-à-dire assurer non seulement son fonctionnement, mais aussi son dynamisme et son efficacité;
- Faire en sorte que les membres du comité travaillent en équipe;
- Assurer la liaison avec le conseil et rendre compte à ce dernier du travail accompli par le comité.
Le conseil doit choisir des responsables de comités ayant :
- Une certaine expérience au sein de la coopérative ou en matière de gestion : Un membre qui vit en coopérative depuis trois mois et qui n’a pas d’expérience pertinente particulière pourrait vite se sentir dépassé et requerrait sans doute une trop grande supervision;
- Un bon sens de l’organisation : Il doit être en mesure de planifier adéquatement le travail et de répartir efficacement les tâches, à défaut de quoi le comité risque de tourner en rond;
- Une capacité à rassembler : Le responsable doit être en mesure de maintenir un climat de travail sain et de faire en sorte que les membres du comité travaillent tous dans un même but;
- Un bon jugement : Le responsable doit, dans certaines circonstances, faire preuve d’initiative, tout en s’assurant que le comité demeure dans les limites des responsabilités qui lui ont été confiées.
Plusieurs coopératives désignent des administrateurs comme responsables des comités. Il n’existe pas de règle stricte dans ce domaine. Une telle pratique peut s’avérer pertinente, voire nécessaire, par exemple dans le cas d’un comité ayant un rôle stratégique dans la coopérative ou encore d’un comité intervenant dans un domaine où des changements majeurs s’imposent. Ainsi, le conseil serait sans doute bien avisé de désigner un administrateur aguerri comme responsable du comité d’entretien si la préservation des immeubles constitue un enjeu critique pour la coopérative et que d’importantes rénovations sont à prévoir. En revanche, nommer un administrateur comme responsable du comité chargé d’organiser les activités sociales s’avérerait sans doute moins pertinent.
Les fonctions du responsable de comité
Le responsable du comité occupe un poste stratégique pour le bon fonctionnement et l’intégration des activités du comité à la gestion générale de la coopérative. Il a les principales responsabilités suivantes :
- Convoquer les réunions et préparer les ordres du jour;
- Animer les réunions;
- Se référer aux règlements et aux politiques de la coopérative pour la conduite des affaires du comité;
- Voir au fonctionnement efficace du comité et au maintien d’une saine collaboration entre ses membres ;
- Transmettre les rapports et les recommandations du comité au conseil;
- Régler les problèmes qui surviennent dans la gestion des affaires du comité;
- Soumettre les problèmes au conseil quand il ne peut pas les régler lui-même;
- Apporter son appui aux membres et aux collaborateurs du comité;
- S’assurer d’une répartition équitable des tâches et des responsabilités entre les membres et collaborateurs de son comité.
15.2.3. - Bien outiller les comités
Pour bien accomplir leur mandat, les comités doivent disposer des ressources et des moyens nécessaires. Ils devront, entre autres :
- Compter sur des outils adéquats, par exemple dans les domaines de la bureautique, de l’informatique et des télécommunications;
- Recevoir la formation nécessaire à l’accomplissement de leur mandat;
- Avoir accès à certains dossiers ou documents appartenant à la coopérative ou encore des documents de référence appropriés;
- Au besoin, recourir aux services de ressources externes spécialisées tels la fédération, des consultants ou autres fournisseurs.
15.2.4. - Une délégation efficace
En créant un comité, le conseil d’administration choisit de déléguer une partie de ses responsabilités et de ses tâches. Le conseil se dégage ainsi de tâches courantes pour consacrer davantage son temps à des enjeux plus stratégiques. Cela lui permet aussi d’avoir une meilleure vue d’ensemble.
Pour déléguer efficacement, il faut :
- Définir les priorités : Au-delà des mandats et des responsabilités du comité apparaissant dans une politique ou dans un autre document, le conseil doit être en mesure de faire connaître les priorités au responsable du comité;
- Responsabiliser : Responsabiliser les comités ne veut pas dire leur faire un chèque en blanc. Mais les membres des comités ne doivent pas avoir l’impression non plus d’être de simples exécutants de tâches décidées par le conseil. Celui-ci doit définir un cadre de travail. Il doit aussi surtout insister sur les résultats à atteindre, tout en laissant une part d’initiative aux comités;
- Soutenir le travail des comités : Déléguer une responsabilité ou une tâche ne veut pas dire non plus abandonner à leur sort les personnes à qui on délègue. Le conseil doit apporter un soutien aux comités, par exemple en répondant avec diligence aux demandes qu’ils formulent, en assurant une bonne communication, en fournissant l’information, la formation et les outils nécessaires à la réalisation des mandats;
- Apprendre à faire confiance : Le conseil a nommé les bonnes personnes sur un comité, il leur a donné un mandat et des objectifs clairs et leur a fourni les outils, l’information et la formation pertinente. Il est temps de lâcher prise et de laisser travailler le comité!
- Assurer un suivi et une rétroaction : Le conseil prend connaissance des rapports produits par les responsables des comités et fait un suivi auprès de ces derniers concernant les éléments du rapport qui soulèvent des questionnements ou des problématiques. En fin d’année, il est important que le conseil d’administration prenne le temps de faire un bilan, conjointement avec les responsables de comités. Cette démarche va permettre de souligner les bons coups, d’identifier les aspects qui doivent être améliorés et les moyens d’y parvenir.
Section 15.3
Décider à partir de recommandations
Il arrive fréquemment qu’un comité à qui le conseil a donné un mandat fasse des recommandations, parfois sur des sujets importants (ex. : sélection des nouveaux membres). Le conseil peut avoir l’impression d’avoir les mains liées par les recommandations du comité. Cela peut s’avérer un aspect de la délégation difficile à gérer pour les administrateurs. Ils assument l’entière responsabilité d’une décision, tout en devant se fier au jugement des membres du comité. Avant de prendre sa décision, le conseil devrait s’assurer que :
- Le processus qui a mené à la recommandation est conforme à la Loi, aux règlements et aux politiques de la coopérative;
- Le comité a rempli son mandat selon les règles de l’art et en adoptant de bonnes pratiques;
- La recommandation est justifiée adéquatement et n’est pas entachée par des motifs illicites (ex. : discrimination, conflit d’intérêts, etc.).
À partir du moment où le conseil est convaincu que le comité a bien fait son travail et qu’il n’a pas de motif sérieux de remettre en question la recommandation du comité, il devrait éviter de se substituer à celui-ci.
Section 15.4
Fonctionnement des comités
Pour être efficace, le fonctionnement des comités doit être suffisamment structuré et organisé. Cependant, il n’a pas à être encadré de façon aussi formelle que celui de l’assemblée des membres ou du conseil d’administration. D’une part, le fonctionnement des comités n’est aucunement encadré par la Loi et, habituellement, très peu par le Règlement de régie interne. D’autre part, les comités ne prennent généralement pas de décisions formelles ayant des impacts juridiques ou économiques importants.
L’organisation du fonctionnement des comités devrait donc être assez souple et orientée vers l’efficacité et les résultats.
15.4.1. - Planification
Les comités doivent savoir quoi faire et quand le faire. La planification des travaux du comité représente une des tâches importantes du responsable, en collaboration avec le conseil d’administration. En début d’année, le comité devrait se doter d’un plan de travail ou plan d’action, en tenant compte des tâches récurrentes qui font partie du cycle de gestion normale de la coopérative, mais aussi des mandats particuliers ou ad hoc pour lequel le conseil a mandaté le comité.
Le plan de travail ou plan d’action annuel comprend habituellement les six points suivantsVoir la documentation pour un modèle de plan d'action annuel du comité secrétariat :
- Les objectifs ou priorités pour l’année;
- Les activités et mesures à entreprendre;
- Les responsables;
- Le calendrier de réalisation ou échéancier;
- La prévision des coûts de réalisation;
- L’avancement des travaux.
Le conseil devra approuver le plan d’action annuel afin de s’assurer que tous les comités travaillent sur les objectifs définis par les membres et sur les priorités identifiées par les administrateurs.
Bien planifier, c’est aussi répartir le travail entre les membres du comité et s’assurer que le travail de tous est bien coordonné. On devrait donc joindre au plan de travail une liste de tâches pour chaque membre du comité. Des exemples de liste de tâches sont fournis à au chapitre 15.
Enfin, bien planifier, c’est se donner le temps qu’il faut pour faire un travail de qualité. Les comités doivent pouvoir travailler sereinement. Les membres des comités sont soumis à différentes responsabilités dans leur vie personnelle, que ce soit au travail, avec les enfants, etc. Ils n’ont pas besoin d’être mis sous pression lorsqu’ils participent à la gestion de la coopérative. Le conseil et les responsables de comités doivent donc déterminer des échéanciers réalistes.
15.4.2. - Les réunions
Convocation et ordre du jour
Les membres de comités doivent savoir quand aura lieu la prochaine réunion et quels seront les sujets traités, afin de bien se préparer. Le plus simple est souvent de prévoir un point à l’ordre du jour afin de convenir de la date et de l’heure de la prochaine réunion. Les membres peuvent également convenir à ce moment de certains sujets à traiter lors de la prochaine réunion. Cela constituera l’ébauche de l’ordre du jourVoir la documentation pour un modèle d'avis de convocation à une réunion de comité.
Afin toutefois d’éviter toute confusion ou tout oubli, le responsable du comité devrait préparer un avis de convocation et un projet d’ordre du jour qui seront transmis aux membres avant la prochaine réunionVoir la documentation pour un modèle d'ordre du jour d'une réunion de comité.
La coopérative devrait prévoir dans ses politiques ou dans les fiches descriptives des comités un délai à respecter pour l’envoi de l’avis de convocation et de l’ordre du jour.
Animation des réunions et prise de notes
Les responsables de comités animent les réunions.
Les secrétaires de comités sont chargés de prendre des notes lors des réunions. Ils produiront par la suite un compte rendu.
Rapports au conseil
Utilisez les comptes rendus de vos réunions pour informer le conseil de vos activités ou lorsque vous avez besoin d’une décision de leur part.
À la fin de l’année, fournissez au conseil le bilan des activités du comitéVoir la documentation pour un modèle de bilan annuel des activités du comité. Celui-ci servira entre autres à la préparation du rapport d’activités présenté aux membres de la coopérative par le conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle.
Conservation des documents
Autant que possible, la coopérative doit conserver les documents et autres matériels de travail des comités et leurs rapports de réunions afin de pouvoir s’y référer au besoin. Pour en savoir plus sur la gestion documentaire, consulter le chapitre 22.
Évaluation du comité
À la fin de chaque année, les comités ont aussi intérêt à évaluer leur fonctionnementVoir la documentation pour un modèle de grille d'évaluation du fonctionnement de votre comité. Cela permet de régler les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop importants et favorise une amélioration continue de la gestion de la coopérative.
Souligner le travail accompli
Et pourquoi, à la fin de la dernière réunion de l’année, ne pas organiser une activité informelle (un repas en groupe ou une sortie) afin de se féliciter du travail réalisé? On peut profiter de l’occasion pour souligner l’implication d’un membre du comité qui termine son mandat après plusieurs années au sein du comité. Une telle activité permet également de tisser des liens entre les membres.
Section 15.5
Les principaux comités
Chaque coopérative forme les comités dont elle a besoin. On retrouve habituellement un certain nombre de comités permanents et, au besoin, des comités ponctuels ou ad hoc. Voici les comités les plus souvent mis sur pied dans les coopératives d’habitation
Comité de gestion de la sélection Voir la section ''Le comité de gestion de la sélection'' (Section 6.3)
Ce comité a la responsabilité de procéder au recrutement et à la sélection des nouveaux membres, ainsi qu’à l’accueil et à l’intégration de ces personnes. Il voit à l’application des politiques reliées à la sélection et à l’attribution des logements. La Politique de gestion de la sélection détermine la composition, le mandat, les responsabilités et les tâches du comité.
Tâches du comitéComité des finances Voir la section ''Organisation de la gestion financière'' (Section 20.1)
Il seconde le trésorier dans les tâches concernant la comptabilité et les opérations financières. Il voit à l’application des politiques reliées à la gestion des finances. Il peut aussi être mandaté par le conseil d’administration pour assister l’auditeur dans son travail de production et de vérification des états financiers en fin d’exerciceVoir la documentation pour un modèle .
Comité de gestion de l’entretien Voir la section ''Comité de gestion de l’entretien'' (Section 9.2)
Il veille à l’entretien des immeubles, de leurs composantes et du terrain. Il voit à l’application des politiques reliées à la préservation des bâtiments de la coopérative. La Politique de gestion de l’entretien détermine la composition, le mandat et les responsabilités du comité d’entretien.
Tâches du comitéComité de secrétariat Voir la section ''Une politique de gestion documentaire'' (Section 22.3)
Ce comité seconde le secrétaire et voit à l’application des politiques reliées à la gestion des documents de la coopérativeVoir la documentation pour un modèle.
Comité de gestion du bon voisinage Voir la sous-section ''Comité de bon voisinage'' (Sous-section 9.3.2)
Il voit à l’application des politiques reliées au maintien d’un bon climat entre les membres. Il s’implique au nom de la coopérative afin d’aider à régler certains problèmes ou différends. Le conseil peut également lui donner le mandat d’organiser des activités sociales ou culturelles dans le but de rehausser la qualité des relations entre les membres ailleurs que dans les réunions formelles. La Politique de gestion du comité de bon voisinage détermine la composition, le mandat, les responsabilités et les tâches du comité.
Comité de développement de la participation Voir la sous-section ''Comité de développement de la participation'' (Sous-section 8.5.2)
Il élabore et met en œuvre, en collaboration avec le conseil d’administration, un plan d’action et différentes stratégies afin de développer la participation des membres et de susciter leur implication dans la réalisation de la mission de la coopérative. Il voit à l’application de la Politique de développement de la participation. Il peut également être chargé de l’application de la Politique concernant la formation.
Tâches du comitéComité de gestion du contrat de membre Voir la section ''Le comité de gestion du contrat de membre'' (Section 5.7)
Ce comité a la responsabilité d’assurer un suivi des engagements et de la participation de chaque membre. Il voit également à ce que chacun d’eux assume ses responsabilités et accomplisse ses tâches conformément au contrat de membre. Ce comité est responsable d’appliquer la Politique de gestion du contrat de membre, conjointement avec le conseil d’administration.
Tâches du comitéComité ad hoc
Un comité ad hoc est formé en vue d’un mandat particulier dans un temps donné. L’organisation des célébrations du vingtième anniversaire de la coopérative nécessiterait sans doute, par exemple, la mise sur pied d’un comité ad hoc.
Section 15.6
Comité exécutif
La Loi sur les coopératives prévoit la possibilité pour les coopératives dont le conseil d’administration compte au moins six membres de constituer un comité exécutif. Les membres du comité exécutif sont obligatoirement des administrateurs et sont nommés par le conseil. Le nombre de membres du comité exécutif ne peut excéder la moitié du nombre d’administrateurs et ne peut être inférieur à trois (L.c., art. 107).
Bien que le pouvoir formel de constituer un comité exécutif appartienne au conseil d’administration, il doit y être autorisé par règlement (ex. : le Règlement de régie interne). Dans les faits, le Règlement de régie interne prévoit aussi, le plus souvent, les règles de fonctionnement du comité exécutif et le type de mandat que le conseil peut lui déléguer (L.c., art. 108).
Sauf dans le cas de coopératives de très grande taille ou qui compteraient un grand nombre d’administrateurs (ex. : plus de 10), la constitution d’un comité exécutif n’est guère pertinente pour une coopérative d’habitation. D’ailleurs, très peu d’entre elles ont effectivement constitué un tel comité.
