Définition et objectifs

La gestion documentaire consiste en un ensemble de compétences, d’activités, de règles ou de procédures qui permettent de classer, de conserver et de détruire les documents et dossiers appartenant à la coopérative.

Une bonne gestion documentaire permet de :

• Faciliter le repérage de vos documents;
• Renforcer la sécurité des documents et la protection des renseignements personnels;
• Déterminer les documents à conserver et ceux qui doivent être détruits;
• Favoriser la continuité de la gestion de la coopérative;
• Faciliter la préparation de la relève.

Gestion documentaire et technologies numériques

Les technologies numériques jouent un rôle grandissant dans la gestion documentaire des entreprises et des organisations. Le papier tend à disparaître – ou du moins à perdre du terrain – au profit des supports électroniques. Les coopératives d’habitation, quelle que soit leur taille, ne peuvent rester en marge par rapport à ce phénomène. Le recours aux technologies numériques ne devrait pas être perçu comme une charge additionnelle pour la coopérative, mais plutôt comme un moyen de gagner en efficacité. Au besoin, le développement des compétences des membres et administrateurs, par l’entremise, par exemple, de la formation, s’avère à la fois nécessaire et rentable.

Le présent chapitre aborde la gestion documentaire en faisant cohabiter le papier et le numérique. Prenez soin de vérifier les exigences des organismes avec qui la coopérative entretient des relations d’affaires ou des partenariats (ex. : SCHL et SHQ).